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COLLEGA Software GmbH

Collega-Kanzlei


Gliederung der Beschreibung der Kanzleilösung


Grundkonzepte / Grundidee der Kanzleilösung

Der Anwender entscheidet:

Das Programm bietet an vielen Stellen Möglichkeiten, nützliche Daten der Mandanten einzugeben. Wenn diese bei einigen oder allen Mandanten nicht benötigt werden, kann man sie weglassen. Das Programm läuft auch fehlerfrei, wenn nur die Mandantennummer und der Name des Mandanten eingetragen wurden.

Mit diesen paar Grunddaten wird sehr viel ermöglicht:

Leistungserfassung und Honorarwesen stehen voll zu Verfügung sowie alle hieraus errechneten betriebswirtschaftlichen Kennziffern. Und wenn sie benötigt wird, kann auch die Auftragsverwaltung nur mit diesen Daten benutzt werden.

Die bestehende Kanzleiorganisation entscheidet:

Das Programm passt sich an. Alle Stammdatentabellen beinhalten Vorschläge, die in kürzester Zeit an die bestehende Organisation angepasst werden.

Alle Layouts und die Corporate Identity (CI) der Kanzlei bleiben erhalten.

Niemand muss es erkennen, dass eine neue Kanzleisoftware eingesetzt wird. Alle Vorlagen werden einfach und rasch übernommen. Der Briefkopf- und Rechnungsdesigner hilft in allen Fällen.

Dynamische Anpassung.

Der volle Nutzen des Programms – sei es die Serienbrieflogik, die Struktur für gezielte Mandantenrundschreiben, der Überblick über Termine und Fristen, eine Geburtstags-, Telefon- oder Adressliste und vieles mehr – wird erreicht, wenn die Stammdaten vervollständigt sind. Das kann nebenbei und jeweils bei Bedarf – eben dynamisch – geschehen.

Umfangreicher Nutzen:

Der Programminhalt lässt es an nichts fehlen, was man für eine vollständige Kanzleiverwaltung braucht:

Adress-Stamm, Mandantenstamm, Mitarbeiterstamm, Finanzamtstamm, Bankenstamm, Gerichtsstamm, Behördenstamm und einfach zu verstehende logische Zusammenhänge.

Viele nützliche Details, wie Historie für Familienstand, Güterstand, Religion, Staatsangehörigkeit und Rechtsform, Geburtstag und Sterbetag, Gründungs- und Liquidationstag, beliebig viele Finanzämter bei jedem Mandanten, Honorareinzug, wiederkehrende Rechnung, wiederkehrende Aufträge, Vorschussrechnungslogik und vieles mehr – aus der Praxis für die Praxis.

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Der Weg ins papierarme Büro – statt Akten schleppen die gesamte Mandantenakte am Bildschirm. Selbsterzeugte Dokumente – im wesentlichen Word und Excel – werden sofort integriert, Einganspost wird eingescannt, alle anderen Dateien – PDF, Bilder, Sprache, PowerPoint, Grafiken – werden übernommen. Alles wird mit Hilfe des Programms so verschlagwortet, dass es jederzeit sehr rasch wieder gefunden wird.

Posteingangs- und Postausgangsbuch werden automatisch erzeugt.

Mehr Kanzleien fähig:

Das Programm ist mehr Kanzleien fähig. Es kann überörtlich mit laufendem Datenabgleich – jede Niederlassung hat alle Daten aller Niederlassungen – eingesetzt werden.

Notebookversion:

Für die Bearbeitung der Daten außer Haus werden diese auf ein Notebook gezogen. Der Kanzleibetrieb geht – auch mit den auf das Notebook kopierten Daten – unverändert weiter. Nach der Rückkehr in die Kanzlei werden die Daten des Notebooks mit den Daten auf dem Kanzleiserver abgeglichen. Damit sind alle Daten einschließlich der Daten des Notebooks auf dem Server aktualisiert und für alle – berechtigten – Arbeitsplätze verfügbar. Das Programm achtet darauf, dass keine Kollisionen entstehen.

Daneben werden selbstverständlich alle modernen Fernanschlussmöglichkeiten unterstützt.

Frei skalierbar:

Von einem bis zu mehr als 200 Mitarbeitern ist das Programm stufenlos erweiterbar.

Das gilt auch für unsere Programm-Module: Man kann mit der Zentralen Adress-Verwaltung beginnen und ein Modul nach dem anderen nachrüsten.

Demo-Version:

Eine kostenlose Vollversion stellen wir für eine Testzeit von 40 Tagen gerne zur Verfügung. Bei einer Lizenzierung vor Ablauf der Testzeit können die Testdaten voll übernommen werden.

Betriebswirtschaft und Controlling der Kanzlei

Die Vergangenheitsbetrachtung:

ABC Liste der Kanzlei nach Umsatz und/oder Deckungsbeitrag der Mandanten, der Mitarbeiter, von Leistungsgruppen und nach Zeiträumen zeigen Erfolge und Misserfolge an. Jeder Kanzleiinhaber, der einmal im Monat diese Listen durchsieht, weiß, wo er steht. Das ist höchstmöglicher Überblick mit geringstem Aufwand.

Aus den Zahlen kann man lernen und die Zukunft besser gestalten.

Die Gegenwart und Zukunft:

Viel wichtiger ist es aber, Schieflagen von vorneherein zu vermeiden. Deshalb zeigt COLLEGA-Kanzlei bei jeder Rechnung die Selbstkosten und das kalkulatorische Honorar für die abzurechnenden Leistungen an. Nach dem Motto: Keine Rechnung, die zu unentdeckten Verlusten führt, verlässt das Haus.

Diese beiden Unterstützungen erfordern keinen zusätzlichen Aufwand, sie ergeben sich ohne weiteres aus den vorhandenen Daten und unserer praxisnahen Programmlogik.

Durch Planung Verluste vermeiden:

Die Auftragsplanung von COLLEGA-Kanzlei erfordert, wenn auch in geringem Umfang, zusätzlichen Aufwand. Durch sie werden drohende Verluste und ihre Ursachen frühzeitig entdeckt. Da kann man rechtzeitig gegensteuern und die Kanzlei immer profitabler gestalten.


Rechnungswesen

Bei der Fakturierung von Rechnungen werden die Buchungssätze an Fibu-Programme (DATEV, FibuNet, VOKS und viele andere) abgegeben. Der Wert jeder Rechnungszeile kann auf ein eigenes Erlöskonto gebucht werden, der Rechnungsbetrag kann an eine Kostenstelle abgegeben werden, das Belegfeld 2 der DATEV kann mit Daten gespeist werden. In jeder Rechnung können mehrere Umsatzsteuersätze verwaltet werden (notwendig, wenn z.B. neben Honoraren nicht steuerbare Auslagenerstattungen berechnet werden). COLLEGA-Kanzlei steuert die richtige Übergabe aller Werte an die Fibu.


Lohn und Gehalt

Anbindung an Fremdprogramme.


Steuern

Anbindung an Steuerprogramme von VOKS und Steuersoft, eine Erweiterung auf andere Programme ist möglich. COLLEGA-Kanzlei übergibt die Adressdaten und bekommt die Bemessungsgrundlagen für die Gebührenrechnungen.


Unternehmensplanung / Controlling / Rating / Risikomanagement

Betriebswirtschaft und Controlling der Kanzlei als Ausgangsbasis für ein Rating. Unsere Auswertungen sind sehr breit und besonders tief. Die Erstellung auch sehr umfangreicher Auswertungen geschieht sehr rasch.

Alle Werte können an Excel übertragen und dort beliebig weiter verarbeitet werden.

Und wenn wirklich etwas fehlt: Unser Berichtsgenerator arbeitet nach Standard SQL-Abfrage-Logik. Da lässt sich jede Auswertung der Datenbank rasch erstellen.

Die Übersicht über die große Anzahl von Auswertungen schaffen wir durch die Möglichkeit, die individuell wichtigsten Berichte in einem Favoritenordner zu sammeln.


Kanzleiorganisation

Das Programm versteht sich als Herzstück der Kanzlei. Dort sind alle wichtigen Daten der Kanzlei, der Mitarbeiter und der Mandanten gespeichert. Dort beginnt und endet die Betreuung der Mandanten für alle Bereiche, wie Fibu, Lohn, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Beratungen. Dort werden die Daten für das Kanzleirechnungswesen angelegt, verwaltet und ausgewertet. Dort befinden sich die Daten des Auftragsbestands und der Terminplanung.

Durch Schnittstellen zu Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Fibu, Lohn, Steuererklärungen, Jahresabschluss, Textbibliothek, elektronische Mandantenakten, Telekommunikation und periphere Programme ist der Bildschirmarbeitsplatz (je nach Zugangsberechtigung) immer mehr die zentrale Schaltstelle der Kanzlei.

Und genau das unterstützt COLLEGA-Kanzlei in wirkungsvoller Weise.


Online-Angebote - ASP - Cloud

ASP-Anbindung von jedem Platz der Welt unter Anwendung aller gängigen Sicherheitsvorkehrungen.

Ein Beispiel von vielen Möglichkeiten: Ferndiktat, im Büro geschrieben, zurück zum fernen ASP- Arbeitplatz, dort korrigiert und ggf. mit elektronischer Unterschrift versendet. Alle modernen Techniken werden unterstützt.


Service

Vollversion für 40 Tage zum kostenlosen Test – siehe oben.

Vorführung und ausführliche Erläuterung an jedem Ort.

Installationshilfe und Schulung zu fairen Preisen.

Wartungsvertrag und laufende Updates (etwa zwei jährlich)

Hotline.

Das Programm wurde von Kollegen mit Kollegen für Kollegen geschaffen. Weiterentwicklungen und Verbesserungen entsprechen der Praxis, da sie sich nach den Anforderungen der Anwender richten.


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