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Rechnungsaustausch: Statt Kraxeln mit der Seilbahn zum Datengipfel

Editorial des Email-Newsletters 04-2009 vom 30.04.2009

29.04.2009

Gerhard Schmidt 
Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt ist Chefredakteur des "IT-Forum Steuerberater-Mittelstand".

Fakturadaten wandern per Mausklick automatisch in die Buchführung, Bankdaten ebenso. Manchmal auch die Kassendaten, wenn der Mandant ein elektronisches Kassenbuch hat. Bei Eingangsrechnungen funktioniert das nicht so bequem. Hier muss der Datengipfel zu Fuß erklommen werden. Der Grund: Eine Eingangsrechnung liefert keine elektronisch verarbeitbaren Daten, sondern bildhaft auf Papier oder "elektronischem Papier" (PDF) dargestellte Daten. Dabei waren diese Daten kurz zuvor noch elektronisch verarbeitbar. Im Fakturasystem des Rechnungsaustellers. Dieser Medienbruch beim Rechnungsaustausch hat aufwändige manuelle - um im Bild zu bleiben peduelle - Konsequenzen. Für eine Buchung müssen alle Rechnungsdaten aus dem Beleg erst zusammengesucht und dann eingetippt werden. Das dauert. Und Personalkosten sind hoch.

Um den Rechnungsbearbeitungsprozess zu optimieren, gibt es zwei Ansatzpunkte: den Medienbruch beseitigen, so dass statt Papier elektronisch verarbeitbare Daten ausgetauscht werden, oder mit dem Medienbruch immer besser leben. Auf Ersteres hat der einzelne Rechnungsempfänger keinen Einfluss. Er muss die Rechnungen so nehmen, wie sie kommen. Bleibt also, möglichst viele Daten automatisiert aus dem Rechnungspapier zu extrahieren. Das bedeutet zunächst einmal Scannen, dann möglichst viele Zeichenketten erkennen (OCR), dann diese richtig interpretieren. Dazu bedarf es eines (Daten)Modells von Rechnungen. Nun stehen auf einem Rechnungspapier aber auch Dinge, die mit der Rechnung selbst nichts zu tun haben. Der Claim des Unternehmens etwa oder der Hinweis auf Betriebsferien. Werden Textbrocken vom Papier gefischt, die im Rechnungsmodell nicht interpretiert werden können, bedeutet dies entweder, dass diese wirklich nicht zur Rechnung gehören, oder dass es bei der Zuordnung hakt, oder dass das Rechnungsmodell Mängel hat. Möglich ist auch, dass Rechnungselemente falsch interpretiert werden, weil beispielsweise das Rechnungslayout ziemlich unkonventionell ist. Der Automatisierung sind also Grenzen gesetzt. An einer Kontrolle führt kein Weg vorbei. Oder bildlich: Der Weg zum Datengipfel kann durch Sessellifte ein gutes Stück bequemer und kürzer gemacht werden. Der letzte Anstieg muss aber immer zu Fuß bewältigt werden.

Dabei wäre eine Seilbahn bis ganz auf die Spitze doch möglich. Wenn die Rechnungsdaten elektronisch ausgetauscht werden. Das funktioniert aber nur mit einem Standard für Rechnungsdaten. Und den haben wir nicht. Dabei müssten sich nur die Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller (genauer: deren Softwarehersteller) einmal zusammensetzen und sich auf einen Rechnungsdatenstandard verständigen. Wie so etwas erfolgreich funktioniert, zeigt der Jahresabschlussstandard XBRL. Kann bei 5 Milliarden Rechnungen, die heute zwischen Unternehmen auf Papier verschickt werden, durch (medienbruchfreien) elektronischen Rechnungsaustausch nur ein Euro pro Rechnung an Bearbeitungskosten gespart werden, dann ist das ein stattliches Konjunkturprogramm.

Der medienbruchfreie elektronische Rechnungsaustausch wird in den nächsten Jahren in Schwung kommen. Das wird die Buchführungsprozesse in der Steuerberaterkanzlei verändern. Ich werde Sie mit diesem Forum dabei begleiten. Damit Sie sich frühzeitig darauf einstellen können.

Ihr Gerhard Schmidt

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