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Emails - einfach verschickt, schwierig zu managen

Editorial des Email-Newsletters 11-2009 vom 20.11.2009

17.11.2009

Gerhard Schmidt 
Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt ist Chefredakteur des "IT-Forum Steuerberater-Mittelstand".

Emails sind aus dem Büroalltag in Kanzlei und Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Mit einem Mausklick sind sie an beliebig viele Empfänger verschickt, zuhauf landen sie täglich in unseren Postfächern. Ganz einfach. Ganz einfach? Im Gegenteil! Email-Management ist eine enorme Herausforderung an das Unternehmen. Wie viele der folgenden Fragen können Sie für Ihr Arbeitsumfeld beantworten?

Filtern Sie Spam heraus? Falls ja, an welcher Stelle? Schon beim Provider oder erst kurz vor dem Postfach? Kann es passieren, dass erwünschte Emails als Spam mit aussortiert werden? Sind private Emails erlaubt? Falls ja (das Unternehmen ist dann Teledienstanbieter und unterliegt weitreichenden Datenschutzanforderungen), sind diese Anforderungen alle erfüllt? Gibt es eine unternehmensweit eindeutig definierte Ablagestruktur für Emails, beispielsweise nach Personen, Projekten, Aufträgen oder Mandanten? Wie bewahren Sie Emails langfristig auf (manche sind Handelsbriefe mit entsprechend langen Aufbewahrungsfristen)? Werden Emails zentral auf einem Server gehalten, lokal an den Mitarbeiterarbeitsplätzen oder beides? Haben Sie sich mit der Frage nach einem speziellen Email-Archivsystem schon einmal systematisch auseinandergesetzt? Wie finden Sie Emails wieder - auch nach Jahren? Wie gehen Sie mit intern an viele Personen mit CC verschickte Emails um? Werden diese für jeden Empfänger aufbewahrt, einschließlich aller ggf. umfänglichen Anhänge? Wie verwalten Sie Emails, deren Anhänge in verschiedenen Versionen vorliegen (beispielsweise weil ein Vertragsentwurf mehrfach hin- und hergeschickt und jeweils modifiziert wurde)? Wer entscheidet, welche Emails aufzubewahren sind und welche gelöscht werden können? Nach welchen Kriterien wird bewertet, welchen Stellenwert eine Email hat? Wurde sie an Stelle eines Briefes geschrieben oder ersetzt sie einen Telefonanruf? Wie halten Sie es mit dem Signieren von Emails? Signieren Sie selbst, damit der Empfänger auch sicher sein kann, dass die Email von Ihnen stammt? Verifizieren Sie die Signatur, wenn Sie eine signierte Email bekommen?

Wenn Sie die meisten dieser Fragen beantworten können, herzlichen Glückwunsch! Dann haben Sie ein schlüssiges Email-Management-Konzept. Melden Sie sich bitte bei mir! Ich werde ihr Unternehmen an dieser Stelle in einem Praxisbericht würdigen.

Wenn bei Ihnen aber doch noch die eine oder andere Antwort offen blieb, dann gibt Ihnen der unten vorgestellte Online-Ratgeber zum E-Mail-Management vielleicht erste Lösungsansätze.

Ihr Gerhard Schmidt

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