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Rätsel "Verfahrensdokumentation"

Editorial des Email-Newsletters 10-2011 vom 31.10.2011

28.10.2011

Gerhard Schmidt 
Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt ist Chefredakteur des "IT-Forum Steuerberater-Mittelstand".


Spätestens seit 1995 müssten alle Unternehmen eine haben, eine Verfahrensdokumentation. Gefordert wird diese durch die damals veröffentlichten GoBS. Über eineinhalb Jahrzehnte sind inzwischen ins Land gegangen. Doch, Hand aufs Herz: Haben Sie in Ihrem Unternehmen eine Verfahrensdokumentation? Haben Ihre Mandanten eine Verfahrensdokumentation? Die wenigsten werden wohl mit einem überzeugten "Ja" antworten können. Dabei ist die mit der Verfahrensdokumentation verfolgte Intention simpel und einleuchtend: Heute die Informationen festhalten, die Jahre später benötigt, doch dann nicht mehr erinnert werden können. So klar der Zweck, so unklar und rätselhaft die Umsetzung. Welche Informationen aus dem Wust verfahrensbezogener Informationen im Unternehmen sind die relevanten? Welches Informationsinteresse hat Jahre später beispielsweise ein Betriebsprüfer? Das kann Ihnen die Finanzverwaltung heute auch nicht sagen. Der Fiskus belässt es hier daher vorsichtshalber bei rudimentären Aussagen. Für einen Fragen-und-Antworten-Katalog mit praktischen Hinweisen für die Wirtschaft steht auch er noch vor zu vielen Rätseln. Was zweifellos klar ist: Hat ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation, kann dies als formaler Buchführungsmangel angesehen werden. Ein mit "Verfahrensdokumentation" überschriebenes Dokument - elektronisch oder auf Papier - sollte daher schon vorzeigbar sein. Ob das, was darin steht, relevant ist, wird vielfach ein Rätsel bleiben.

Ihr Gerhard Schmidt

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