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Wohin mit den Emails?

Editorial des Email-Newsletters 05-2012 vom 31.05.2012

31.05.2012

Gerhard Schmidt 
Dipl.-Informatiker Gerhard Schmidt ist Chefredakteur des "IT-Forum Steuerberater-Mittelstand".


Zig- bis hundertfach landen täglich bei vielen von uns Emails im Postfach. So schnell, so schwierig. Schwierig, wenn es um die Frage der Bewertung und Aufbewahrung dieser Emails geht. Da stehen wir vor einer Fülle von Fragen und Problemen.

Wo genau kommen die Emails überhaupt an? In den Postfächer einzelner Mitarbeitern oder in zentralen Postfächern beispielsweise einer Abteilung oder eines Projektteams?
Dürfen die Mitarbeiter am Arbeitsplatz auch private Emails empfangen? Dann gibt es weitgehende Restriktionen beim Zugriff auf die Postfächer dieser Mitarbeiter durch das Unternehmen. Oft haben wir ein kompliziertes Geflecht aufeinander bezogener Emails (samt oft umfassender Anlagen) mit mehreren/vielen direkten, CC- und BCC-Empfängern. Alles aufbewahren (identische Anlagen dann ggf. vielfach) oder nur den roten Faden durch diesen Wust? Manches, was früher in einem Telefonat geklärt (und nicht weiter schriftlich dokumentiert) wurde, geschieht heute in einem Email-Ping-Pong. Sollen/müssen diese oft nur aus wenigen Worten bestehenden Informationsschnipsel aufbewahrt werden? Wer entscheidet, welche Emails aufbewahrt und welche wann gelöscht werden? Oder werden alle Emails bevor sie im Unternehmen in einem Postfach landen komplett archiviert - inklusive Spam? Ist es sinnvoll eine Archivierungslösung nur für Emails einzusetzen oder gleich eine Lösung für alle elektronischen Dokumente im Unternehmen? Und schließlich gibt es noch eine ganze Reihe von gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen für Emails. Kennen wir diese alle überhaupt?

Wo anfangen angesichts dieses Wustes von Fragezeichen? Beim Wiederfinden relevanter Emails. Hier gilt es mit einer Wirtschaftlichkeits- und Risikoanalyse anzusetzen: Welche Kosten entstehen durch das Suchen im Verhältnis zu den Kosten einer Archivierungslösung? Wie hoch ist das Risiko, eine Email nicht mehr wiederzufinden - zivilrechtlich, steuerrechtlich, handelsrechtlich? Lassen Sie sich einfach vom Nutzen für Ihr Unternehmen leiten.

Ihr Gerhard Schmidt

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