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Notfallplan für die Steuerkanzlei und für andere Unternehmen

23.09.2013

Pfingsthochwasser 1999, Jahrhundertflut 2002, Jahrhundertflut 2013 und die Meteorologen meinen, derartige Katastrophen würden in nächster Zeit zu- und nicht abnehmen. Manche Existenz ist im wahrsten Sinn des Wortes untergegangen. COLLEGA e.V. als Verband für EDV und Organisation der steuerberatenden und wirtschaftsprüfen Berufe stellte am 27.09.2013 anlässlich des 128. COLLEGA-TAGES ein Muster eines Notfallplanes vor. Er ergänzt den COLLEGA-Organisations-Ordner mit zahlreichen weiteren Anleitungen und Kopiervorlagen für die Kanzleiorganisation.

Das Ziel des Notfallplans ist es, alles so vorzubereiten, dass die Kanzlei wenige Tage nach einer solchen Katastrophe wieder arbeiten kann. Durch eine derartige Planung können vor allem die immateriellen Schäden gering gehalten werden. Außerdem wird geprüft, ob für die materiellen Verluste ein ausreichender Versicherungsschutz besteht.

In dem von den Steuerberatern bei COLLEGA erstellten Arbeitspapier wird von einem sogenannten GAU - dem Größten Anzunehmenden Unfall - ausgegangen. Vielfältige Ursachen hierfür sind denkbar wie Brand, Diebstahl der EDV-Anlage oder eben ein Unwetter mit den in unseren Breitengraden bisher nicht vorstellbaren Auswirkungen.

Da Menschen - und Steuerberater sind auch nur Menschen - dazu neigen, unangenehme Dinge nicht an sich heran zu lassen, also immer wieder zu verdrängen und zu verschieben, regen die Autoren des Maßnahme-Papiers folgende Aktion an: Jeder Kanzleiinhaber solle sich in seiner Kanzlei seine Einrichtungsgegenstände anschauen, sie vielleicht berühren und sich vorstellen, dass alles was er sieht, zerstört sei. Jeder Schrank, jeder Tisch, jede Akte, jeder Computer und vor allem die Datensicherung -  alles ist zerstört.

Spätestens jetzt muss er sich fragen, ob er nach einem solchen Inferno die Kanzlei überhaupt wieder zum Laufen bringen kann und wenn ja, wie lange das dauert. Kein Steuerberater kann es sich leisten, dass Wochen und Monate vergehen, bis die Kanzlei wieder arbeiten kann.

Die Beschäftigung mit dem Notfallplan zeigte aber auch, dass in jeder Kanzlei und in jedem Betrieb irgendwelche fragmentarischen Sicherheitsvorkehrungen vorhanden sind, die meist zufällig und nicht nach einem Sicherungskonzept erstellt wurden. Sehr oft sollen sie der Verhinderung von weniger existenzgefährdenden Schäden dienen, zum Beispiel als Einbruchschutz. Alles Maßnahmen, die bei einem GAU gänzlich unwichtig sind.

Zwei Hauptprobleme zeigen, worauf es ankommt: Das eine ist die Datensicherung. Sie wird korrekt jeden Tag ausgeführt, die Sicherungsmedien werden in einem verschlossenen Schrank - seltener Tresor - in der Kanzlei aufbewahrt. Rücksicherungen werden zu Testzwecken regelmäßig vorgenommen. Der Schrank oder Tresor, in dem die Sicherungsmedien verwahrt werden, befindet sich allerdings im selben Gebäude wie der oder die Server. Und da liegt das Hauptrisiko. Selbst wenn die Sicherungsmedien in einem Tresor aufbewahrt werden und dieser Feuer und Wasser standhält: Was hilft das, wenn man erst nach Tagen oder Wochen an ihn herankommt?

Das zweite Risiko liegt darin, dass man sich zu sicher führt. So werden existenziell wichtige Unterlagen, wie Verträge, Versicherungspolicen und dergleichen in Papierform in Ordnern - durchaus in korrekt verschlossenen Schränken -  aufbewahrt. Manche Dokumente braucht man aber als Beweis im Original und nicht in der Form einer Kopie oder eines Ausdrucks aus dem elektronischen Archiv. Hier liegt ein weiteres Risiko.

Die meisten Kanzleien pflegen ihren Datenschutz. Teilweise geschieht das mustergültig. Teilweise sind die Kanzleien zertifiziert. Die Kanzleiinhaber sind hierauf zu Recht stolz.

Die wichtigste Frage ist also, ob trotz alledem die bisherigen Sicherheitsvorkehrungen bei einem GAU ausreichend sind.

Die Antwort hierauf erhält man, wenn jeden Gegenstand daraufhin untersucht, ob und wie sehr der totale Verlust dieses Gegenstands den Fortbestand der Kanzlei stört, gefährdet oder sogar ausschließt.

Um das festzustellen, empfehlen die Steuerberater von COLLEGA, im Rahmen eines kompletten Inventars der Kanzlei bei jedem Gegenstand zu vermerken, welche Folgen sein Verlust auf den Fortbestand der Kanzlei hat. "Jeder Gegenstand" ist im weitesten Sinn zu verstehen. Es geht hierbei eben auch um Dokumente, deren Bedeutung man erst bei der Bearbeitung des Inventars erkennt. Gut, wenn das dazu führt, dass sie an einen anderen sicheren Ort, zum Beispiel in ein Bankschließfach, verbracht werden.

Mindestens vier Kategorien sollte man zu Grunde legen, um festzulegen, welche Bedeutung der Totalverlust eines Gegenstandes für den Fortbestand der Kanzlei hat. Diese sind 1. Existenzgefahr, 2. großer Schaden, 3. hinnehmbarer Schaden, 4. Totalverlust vermeidbar.

Eine Existenzgefahr (Kategorie 1) besteht zum Beispiel, wenn die Server und die Datensicherung gleichzeitig zerstört werden. Dieses Risiko ist gegeben, wenn die Datensicherungsmedien in den Kanzleiräumen aufbewahrt werden und beide bei einem GAU untergehen.

Ein großer Schaden (Kategorie 2) entsteht zum Beispiel, wenn die Datensicherung nur die Sicherung der Daten umfasst und nicht der gesamten Installation. Letzteres erreicht man zum Beispiel durch eine Virtualisierung. Der große Schaden ergibt sich daraus, dass neben der in jedem Fall notwendigen Anschaffung einer neuen Hardware die von der Kanzlei eingesetzten Programme installiert (und unter Umständen neu beschafft) werden müssen. Der sich hieraus ergebende Zeitverlust kann zu einem relativ großen vermeidbaren Schaden führen.

Einen hinnehmbarer Schaden (Kategorie 3) kann zum Beispiel der Untergang von nicht wieder beschaffbaren Gegenständen mit einem hohen ideellen Wert (Kunstgegenstände, Bilder, Fotos) auslösen. Man kann im Zusammenhang mit der Inventarisierung überlegen, diese Sachen an einem anderen Ort (Kategorie 4) aufzubewahren.

Die empfohlene Inventarisierung aller in der Kanzlei befindlichen Gegenstände muss zu Maßnahmen führen, wenn die Erstellung des Notfallplans nicht nur als Arbeitsbeschaffungsmaßnahme enden soll.

Eine nicht unwichtige Folge mag eine gewisse Entrümpelung sein. Gegenstände, die sich in fremdem Eigentum befinden (zum Beispiel Originaldokumente der Mandanten), sind sofort zurück zu geben. Es genügt, wenn in der Kanzlei Kopien aufbewahrt werden. Alte Akten sind zu vernichten oder wenn man sie aus bestimmten Gründen aufbewahren muss oder möchte, an einen anderen Ort zu verbringen.

Jeder in der Kanzlei verbleibende Gegenstand sollte im Rahmen eines Maßnahmenkatalogs einer für ihn geeignete Behandlung zugeführt werden, zum Beispiel:

(1) Existenzgefahr erkannt und abgewendet; (2) Existenzgefahr erkannt, Abwendung eingeleitet; (3) Existenzgefahr erkannt, Abwendung derzeit nicht oder nur teilweise möglich; (4) Existenzgefahr erkannt, Abwendung komplett aufgeschoben, weil zu kostenintensiv, (5) Verlust führt zu keiner Existenzgefahr.

Diese Inventarisierung hat - gegebenenfalls ergänzt durch Fotos der Gegenstände - den hohen Zusatznutzen, dass man der Versicherung den entstandenen Schaden rasch nachweisen kann. Für diesen Zweck werden dem Inventar (neben den bereits erwähnten Fotos) Kopien der Anschaffungs-Rechnungen beigefügt. Eine schnelle Schadensregulierung erleichtert die Finanzierung der notwendigen Ersatzbeschaffungen.

Nachdem der erste Entwurf des Inventars erstellt ist, muss er mit Fachleuten, wie zum Beispiel dem EDV-Betreuer, besprochen werden, denn nun gilt es folgende Fragen zu klären:

  • Kann die Kanzlei mit ihren derzeitigen Sicherheitsvorkehrungen bei einem Totaluntergang überhaupt wieder hergestellt werden?
  • Wie lange dauert es, bis wieder gearbeitet werden kann?
  • Mit welchen Kosten muss für die Wiederherstellung der Kanzlei gerechnet werden?


Und wenn man sich bis hier durchgearbeitet hat, kann man die Abläufe der Wiederherstellung der Kanzlei im Fall eines GAU vorsorglich planen und optimieren.

Die große Frage lautet: Soll man sich diese ganze Arbeit überhaupt machen? Immerhin besteht für einen GAU die geringe Wahrscheinlichkeit von 1 zu? Million.

Alle, deren Kanzlei durch eine der Katastrophen zerstört wurde, werden dies bejahen.

Wenn man "zu? Million" mit dem Untergang der Kanzlei gleichsetzt, wird man wohl zu dem Ergebnis kommen, dass die Arbeit sich lohnt.

Es ergibt sich aber ein weiterer nicht zu unterschätzender Vorteil: Durch die Beschäftigung mit der Problematik erkennt man viele Kleinigkeiten, durch deren Verbesserung der tägliche Ablauf der Arbeit erleichtert und die Sicherheit der Kanzlei erhöht werden können.

Neben den geschilderten Maßnahmen wird man zusätzlich erkennen, wie nützlich es sein kann, festzulegen, was zu geschehen hat, wenn dem Kanzleiinhaber das Missgeschick einer plötzlichen Verhinderung widerfährt. Klare Regelungen und Anweisungen verhindern ungeschickte und teilweise schädliche Schnellschüsse der auf eine derartige Situation nicht vorbereiteten Mitarbeiter. Dieses Thema haben sich die Steuerberater von COLLEGA - neben vielen anderen als weitere Aufgabe zur Ergänzung des COLLEGA-Organisations-Ordners vorgenommen.

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