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COLLEGA Software GmbH

COLLEGA unterstützt seine Kunden bei der Einführung der Vollmachtsdatenbank (VDB)

Von Günter Hässel, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtbeistand (RAK), Vorsitzender des Anwenderbeirats von COLLEGA Software GmbH

19.12.2013

In mühsamer Kleinarbeit ist es den Vertretern des steuerberatenden Berufs gelungen, in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung eine Lösung zu entwickeln, die es ermöglicht, dass Steuerberater als Vertreter ihrer Mandanten auf die "Datentöpfe" der Finanzverwaltung zugreifen können, um die Daten ihrer Mandanten in die EDV-Umgebung ihrer Kanzlei zu übertragen und dort zu bearbeiten. Im COLLEGA-Verbund-Programm werden entsprechende Schnittstellen zur Verfügung gestellt.

Einleitung

Eine Mammutaufgabe wurde gelöst. Die Steuerberaterkammern und die Finanzverwaltung in Bayern waren die Vorreiter. Das Projekt startet Anfang 2014 in der ganzen Republik. Die Finanzverwaltung will und muss rationalisieren und möchte zu diesem Zweck alle möglichen EDV-Lösungen nutzen. Mit der sogenannten "Vorausgefüllten Steuererklärung (VaSt)" soll es künftig jedem Bürger ermöglicht werden, sich zu informieren, welche Daten das Finanzamt von ihm schon gespeichert hat. Erste Ergebnisse zeigen, dass hier mehrere Fehlerquellen lauern. Daher ist es gut, dass die Steuerberater künftig die VaSt überprüfen können, um die offenbar doch recht zahlreichen Fehler im Interesse ihrer Mandanten zu bereinigen.

Jeder Bürger kann über ELSTER die für oder besser gesagt über ihn gespeicherten Daten abrufen. Steuerliche Laien können mit den Daten recht wenig anfangen, vor allem können sie nicht erkennen, ob die Daten richtig und vollständig sind. Steuerberater berichten über teilweise eklatante Fehler.

Die Vollmachtsdatenbank (VDB)

In mühsamer Kleinarbeit ist es den Vertretern des steuerberatenden Berufs gelungen, in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung eine Lösung zu entwickeln, die es ermöglicht, dass Steuerberater als Vertreter ihrer Mandanten auf die "Datentöpfe" der Finanzverwaltung zugreifen können, um die Daten ihrer Mandanten in die EDV-Umgebung ihrer Kanzlei zu übertragen und dort zu bearbeiten.

Es musste sicher gestellt werden, dass nur Steuerberater und aus diesem Kreis nur der bevollmächtigte Steuerberater auf die Daten zugreifen. Immerhin hat die Finanzverwaltung das Steuergeheimnis zu wahren. Wie weit dieses reicht und wann es nicht beachtet werden muss, bestimmt jeweils der Steuerbürger. Mit anderen Worten: Wenn der Steuerbürger den oder die Steuerberater(in) seines Vertrauens mit der Wahrung seiner Interessen beauftragt, muss die Finanzverwaltung das Steuergeheimnis gegenüber dem jeweils mandatierten steuerlichen Berater nicht mehr beachten. Dieses in Zeiten der "Papiervollmacht" bewährte Verfahren musste in einen elektronischen Ablauf eingebracht werden.

Bei jeder der sechzehn regionalen Steuerberaterkammern wird ein sogenanntes Berufsregister geführt. Dort werden tagesaktuell Zugang oder Abgang jeder Steuerberaterin und jedes Steuerberaters eingepflegt. Diese Berufsregister werden seit Jahren elektronisch geführt. Die Programme wurden von dem EDV-Unternehmen DATEV erstellt und werden dort auch gehostet. Die Berufsregister unterliegen dem Datenschutz. Daher musste vermieden werden, dass die Finanzverwaltung dorthin Zugriff bekommt.

Die Anforderungen der Finanzverwaltung, das Steuergeheimnis zu schützen und des Berufsstands auf Datenschutz seiner Mitglieder hat man durch die Schaffung der Vollmachtsdatenbank (VDB) gelöst. Dieses EDV Programm wurde im Auftrag der Steuerberaterkammern ebenfalls von dem EDV-Unternehmen DATEV entwickelt. Die Nutzung der VDB ist jeder Steuerberaterin und jedem Steuerberater überlassen.

Eine Eintragung erfolgt nur, wenn eine elektronische Anfrage an das Berufsregister ergibt, dass Steuerberater(in) im Berufsregister der jeweiligen Steuerberaterammer registriert ist.

Wer sich für eine Teilnahme entscheidet, muss in eine Rechtsbeziehung zur DATEV treten. Eine Nutzung der übrigen von dort angebotenen EDV-Programme ist nicht Voraussetzung für die Beteiligung an der VDB.

Nach erfolgreicher Anmeldung bei der Vollmachtsdatenbank kann der Berufsangehörige die Vollmachten seiner Mandanten, die ihm nach amtlichem Muster erteilt werden müssen, einpflegen. Die Vollmachten müssen der Finanzverwaltung nur in Einzelfällen und nur auf Anforderung vorgelegt werden. Allerdings weisen die Steuerberaterkammern und die Finanzverwaltung darauf hin, dass eine nicht durch schriftliche Vollmacht unterlegte Eintragung von Mandantendaten in die VDB als Verstoß gegen Berufsrecht und Datenschutzbestimmungen geahndet werden kann.

Die vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)

Die Finanzverwaltung bekommt von verschiedenen Stellen (Arbeitgeber, Rentenversicherung, private Versicherungen, Banken - der Kreis der Datenlieferanten wird laufend erweitert) Angaben zu steuerlichen Daten der Steuerbürger. Alles wird unter der jeweiligen Steuer-ID Nummer verwaltet. Diese Datensammlung stellt die VaSt dar.

Der / die bevollmächtigte Steuerberater(in) kann diese Daten als Teilnehmer an der VDB abrufen, wenn die Vollmacht des Mandanten eingepflegt wurde.

Jeder Ehegatte oder Lebenspartner hat seine eigene Steuer-ID Nummer. Für die Bearbeitung einer Einkommensteuererklärung eines Ehepaares oder einer Lebensgemeinschaft müssen also mehrere Vollmachten vorliegen und es muss für jede Steuer-ID Nummer eine Abfrage der VaSt erfolgen.

Zeitfenster

Die Vollmachtsdatenbank startet Anfang 2014.

Voraussichtlich ab März 2014 können die durch die Finanzverwaltung gespeicherten Daten vom Steuerberater abgeholt und weiterverarbeitet werden.

Nähere Informationen ergeben sich aus einem Flyer der Bundessteuerberaterkammer: Link.

Handlungsbedarf für Teilnehmer an der VDB:

1.    Zunächst muss man sich den sogenannten Kammerausweis besorgen. Die Kammerausweise werden von der Steuerberaterkammer München bis 30.06.2014 kostenfrei ausgegeben. Wegen der jeweiligen Vergünstigungen der anderen Regionalkammern wende man sich bitte an die jeweilige Steuerberaterkammer. Achtung: Die bisherigen Smartcards berechtigen nicht zur Teilnahme. Die Wartezeit bis zum Erhalt des Kammerausweises kann etwa 3 bis 4 Wochen betragen.

2.     Das neue amtlich vorgeschriebene Vollmachtsformular kann man sich besorgen über den Link zum Vollmachtsformular als PDF oder den Link zum Vollmachtsformular als veränderbare Word-Datei.

3.     Die Zeit bis zum Vorliegen des Kammerausweises sollte man nutzen, um die Vollmachten von den Mandanten zu besorgen. (Jeweils eine Vollmacht für jede ID-Nummer - also von jedem Ehegatte, jedem Kind).

4.     Sofort nach Erhalt des Kammerausweises sollte man sich bei der Vollmachtsdatenbank anmelden und die bis dahin vorliegenden Vollmachten einpflegen. Denn es kann bis zu 35 Tage dauern, bis die Finanzverwaltung die Mandantendaten online zur Verfügung stellt. Die Ursache hierfür ist, dass die Finanzverwaltung nach Eingabe der Vollmachtsdaten den jeweiligen Steuerbürger mittels Brief von dem Abfrageersuchen informiert und eine Widerrufsmöglichkeit einräumt, die innerhalb von 35 Tagen ausgeübt werden kann.

5.    Bei Abfragen wird immer nur der aktuelle Stand der Daten angeboten. Man muss also vor der endgültigen Fertigstellung einer Steuererklärung nochmals abfragen.

6.    Zumindest in Bayern befindet sich die bisher bekannte Steuerkontenabfrage derzeit bei der Finanzverwaltung noch in einem eigenen EDV Bereich - bleibt also bis auf weiteres wie bisher zu handhaben. Die Abfrage erfolgt über die Steuernummer. Gegebenenfalls ist wie bisher die Vorlage einer "Papiervollmacht" erforderlich. Beide EDV Bereiche - Vollmachtsdatenbank und Steuerkontenabfrage - sollen so rasch wie möglich (2015??) zusammengeführt werden.

7.    Ansonsten wird die Steuernummer in absehbarer Zeit nicht mehr gebraucht. Für Auskünfte aus der Vollmachtsdatenbank ist immer die Steuer-ID des Mandanten erforderlich.

8.    Für Unternehmen soll eine sogenannte Wirtschafts-ID eingeführt werden. Das kann aber noch dauern, weil offenbar die Politik in Berlin noch nicht soweit ist. Solange die Wirtschafts ID nicht eingeführt ist, wird es Vollmachtsdatenbank und Abfrage aus den Steuertöpfen der Finanzverwaltung für Unternehmen nicht geben.

9.    Als Kosten für die Teilnahme an der VDB werden erhoben:  Für jede registrierte ID-Nummer zahlt man pro Jahr 0,60 € (im ersten Jahr 0,30 €). Man kann nur teilnehmen, wenn man mit der DATEV einen Vertrag abgeschlossen hat.

Nicht DATEV-Anwender

Es wurde bereits erwähnt: Das Programm für die Vollmachtsdatenbank wurde im Auftrag der Steuerberaterkammern durch die DATEV erstellt. Hierbei wurde vereinbart:

1.     Nicht DATEV-Anwender können aus ihren Kanzleiverwaltungsprogrammen die Stammdaten ihrer Mandanten exportieren und in die VDB importieren. Das Programm VDB stellt eine entsprechende Schnittstelle zu Verfügung.

2.     Die von der Finanzverwaltung in der VaSt zur Verfügung gestellten Daten können aus der Sicht der VDB in die jeweiligen Steuererklärungsprogramme übernommen und dort weiter bearbeitet werden.

Hinweis zur Schnittstelle:

Im COLLEGA-Verbund-Programm werden entsprechende Schnittstellen zur Verfügung gestellt. Die Anwender werden rechtzeitig informiert.

Umfassende Informationen zur Schnittstelle findet man auf der Homepage der Bundessteuerberaterkammer Link. Außerdem findet man hier den Link zur Schnittstellenbeschreibung (Stand Dezember 2013).

Rechtsanwälte

Der derzeitige Informationsstand ist:

Die Teilnahme an der VDB setzt voraus, dass durch das Berufsregister geprüft und bestätigt wird, dass es sich bei dem jeweils anfragenden Teilnehmer um einen Angehörigen der steuerberatenden Berufe handelt. Dies wird nach dem derzeitigen Stand durch die Interaktion zwischen den bei den Steuerberaterkammern geführten Berufsregistern und der VDB bewerkstelligt. Nach unseren Informationen ist eine ähnliche Lösung für Rechtsanwälte - die nicht zugleich Steuerberater sind - geplant.

Lohnsteuerhilfevereine

Der derzeitige Informationsstand ist:

Diese Berufsträger sind offenbar darauf angewiesen, die Datenabfrage durch ihre Mitglieder vornehmen zu lassen.

Weiterführende Informationen

  • Homepage der Bundessteuerberaterkammer. Link

  • Unterlagen zu den Referaten einer Informationsveranstaltung  der Steuerberaterkammer München am 12.12.2013. Link

  • Kammermitteilungen der Steuerberaterkammer München vom Dezember 2013, Seite 9-10.

  • Kleemann DStR 2013, Seite 2721: "Mit vorausgefüllter Steuererklärung und Vollmachtsdatenbank fit für die Zukunft". Offenbar bedarf die Information des Autors, die Smartcard Classic der DATEV könne anstelle des Kammerausweises verwendet werden, der Überprüfung.

  • Eichhorn DStR 2013, Seite 2722: "Zum 'Berechtigungsmanagement' für die 'vorausgefüllte Steuererklärung'". Hierbei handelt es sich um einen weiteren kritischen Kommentar des Autors, dem man im Ergebnis zustimmen muss.

  • Beide Autoren weisen darauf hin, dass Steuerberater die Daten der Finanzverwaltung unbedingt auf Richtigkeit überprüfen müssen.

  • COLLEGA stellt auf seiner Homepage laufend Informationen zur VDB zur Verfügung, die über folgenden Link abgerufen werden können.


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