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Excel-Rechnungen für Steuerberater und ihre Mandanten im Fokus der GoBD - Bearbeitung mit ZUGFeRD als Lösung?

Von Günter Hässel, WP | StB | RB (RAK), 1. Vorsitzender von COLLEGA e.V.

04.08.2016

Microsoft Excel oder Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word dürfen nach den GoBD zum Erstellen von Rechnungen nur dann verwendet werden, wenn die Rechnungen nur ausgedruckt doch nicht gespeichert werden. Schon ab zehn Rechnungen monatlich rentiert sich die Umstellung auf ein in der Praxis erprobtes und den GoBD entsprechendes Programm zur Erstellung von Rechnungen, wie das Programm COLLEGA-KanzleiPlus mit ZUGFeRD-Modul, das von Steuerberatern, Rechtsanwälten, Sachverständigen, Insolvenzverwaltern, Schuldnerberatern und anderen Dienstleistern genutzt wird.

Einleitung

Viele Kleinbetriebe nutzen nach wie vor Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word zum Erstellen von Rechnungen.

Hierbei muss man die seit 01. Januar 2015 von der Finanzverwaltung in den GoBD[1] aufgestellten, neuen Regelungen beachten.

Man darf Rechnungen weiter mit den genannten Programmen erstellen, wenn man diese als eine Art Schreibmaschine verwendet. Die Rechnungsdaten dürfen in eine immer wieder verwendete Maske (Dokumentenvorlage) eingegeben werden, die Rechnung wird ausgedruckt und die Datei wird nicht gespeichert. In diesem Fall geht die Finanzverwaltung davon aus, dass keine elektronische Erstellung von Rechnungen vorliegt, sondern weiterhin die Erstellung von Rechnungen in Papierform.[2]

Dieses auch als „EDV-zu Fuß“ bezeichnete Verfahren kann allenfalls angewendet werden, wenn man ganz wenige Rechnungen mit immer den gleichen Inhalten zu erstellen hat.

Schon ab zehn Rechnungen monatlich rentiert sich die Umstellung auf ein in der Praxis erprobtes und den GoBD entsprechendes Programm zur Erstellung von Rechnungen.

1. EDIFACT

Dieses schon seit längerer Zeit im Markt befindliche Programm zum elektronischen Austausch von Rechnungsdaten wird von Steuerkanzleien und deren Mandanten im Bereich der Klein- und Mittelbetriebe nicht genutzt. Daher wird es im Rahmen dieses Artikels nicht besprochen.

2. ZUGFeRD[3] Konzept[4]

ZUGFeRD bietet die Möglichkeit, „ZUGFeRD konforme Rechnungen“ zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch auszutauschen.

Jede ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen. Einerseits aus einer visuellen Darstellung der Rechnung, die für Menschen lesbar ist und aus maschinenlesbaren strukturierten Daten im „XML-Format.“ Die für Menschen lesbare Rechnung hat die spezielle Form „PDF/A-3“. Die Daten im XML-Format werden der PDF/A-3-Datei als Anhang beigefügt. Sie ist Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die strukturieren Daten im XML-Format.

Durch den elektronischen Versand von Rechnungen mittels ZUGFeRD werden deutliche Einsparungen erreicht. So können Ausdruck, Postversand und Porto beim Absender und Posteingangsbearbeitung in Papierform beim Empfänger entfallen. Konservativ kann man das auf jeder Seite mit 5 Minuten je Rechnung ansetzen. Zusammen mit den einzusparenden Sachkosten für Drucker, Papier und Porto ergibt sich jährlich ein durchaus nennenswerter Betrag. Es wird auch berichtet, dass elektronisch erzeugte Rechnungen schneller bezahlt werden.

In diesem Format erstellte Rechnungen sind grundsätzlich gegen Veränderungen geschützt (beispielhaft besprochen bei Tz. 4).

Um elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD-Standard zu erzeugen, auszulesen und weiterzuverarbeiten, wird eine entsprechende Software benötigt. Viele Anbieter unterstützen bereits ZUGFeRD und bieten entsprechende Lösungen an.

Beispiele von Softwarelösungen für ZUGFeRD:

3. Selbsterstellte Excel-Programme

Der Vorteil von Excel – und anderen Tabellenerstellungsprogrammen – ist, dass die Daten nachträglich geändert werden können. Das wird aus dem Blickwinkel der GoBD zum Nachteil. Die Finanzverwaltung verlangt nämlich ausdrücklich, dass elektronisch erzeugte Daten nicht nachträglich verändert werden können.[5]

Daher sollten einfache Excel-Programme zur Vermeidung von Nachteilen nicht mehr unverändert zur Erstellung von Rechnungen eingesetzt werden.

Die Übernahme der Rechnungsdaten in das ZUGFeRD-Format könnte eine von der Finanzverwaltung vorgesehene zusätzliche Maßnahme sein, um unbemerkte nachträgliche Veränderungen der Daten auszuschließen.

Anwender von selbsterstellten Excel-Programmen sollten also prüfen, ob sie diese mit Hilfe von ZUGFeRD GoBD-tauglich machen können[6].

4. COLLEGA-KanzleiPlus für steuerberatende Berufe und Rechtsanwälte

Zum Standard des Programms mit den Modulen Leistungserfassung, Auftragsverwaltung und Honorarabrechnung gehört die Möglichkeit, für Rechnungen das Format ZUGFeRD zu nutzen. Das Erstellen einer Honorarrechnung kann in ein bis zwei Minuten erledigt werden.

Dieser Teil des Programms ist seit Jahren in vielen Kanzleien im Einsatz.

Danach kommt der Versand, bisher in Papierform und jetzt elektronisch mit ZUGFeRD. Die Einsparmöglichkeiten sind bei Tz. 2 beschrieben.

In der derzeitigen Version von COLLEGA-Kanzlei Plus werden die PDF/A-3-Dateien in einem vordefinierten Verzeichnis gespeichert. Der Anwender kann sie jederzeit schreibgeschützt öffnen, um den für Menschen lesbaren Teil zu sehen. Diese sichere Möglichkeit, Rechnungen anschauen zu können, besteht beim Absender der Rechnung und beim (elektronischen) Empfänger.

Die Datei ist vor versehentlicher Veränderung geschützt. Der Anwender muss diesen Schutz bewusst aufheben, in dem er die Nachricht, dass die Datei damit die Konformität mit PDF/A-3 verliert, ausdrücklich bestätigt. Die Datei würde nach dem Bearbeiten nicht mehr GoBD entsprechen.

5. Andere Dienstleister

Das Programm COLLEGA-KanzleiPlus einschließlich ZUGFeRD-Modul sowie die Programm-Module Zeiterfassung, Auftragsverwaltung mit Buchung von verbrauchten Materialien sowie Fakturierung werden von Sachverständigen, Insolvenzverwaltern, Schuldnerberatern und anderen Dienstleistern genutzt. Weitere Anwendungen, zum Beispiel für Heilpraktiker, sind in Vorbereitung.

6. Gewerbetreibende und Handwerker

Alle Unternehmer, die Zeiten ihrer Mitarbeiter und Material sowie andere Einzelteile abrechnen müssen, nutzen auf ihre Unternehmen angepasste Versionen des COLLEGA-Programms einschließlich ZUGFeRD-Anbindung zur Zeiterfassung, Erfassung der verbrauchten Materialien und Fakturierung.

Handwerksbetriebe wie Schreiner, Fenster- und Türenbauer, Montagebetriebe, Elektriker, Dachdecker, Spengler sind dankbare Anwender.

Im Leistungsarten- und Artikelstamm sind alle Stammdaten so vorbereitet, dass die Erstellung von Rechnungen einfach und rasch erfolgen kann. Denn es ist schade um unnötig verschwendete Arbeitszeit.

Die einfach und schnell zu bedienende Erfassung von Zeiten und Materialien sorgt dafür, dass nichts vergessen wird. Durch Vorlage der Erfassungsnachweise wird die Beweiskraft jeder Rechnung im Fall eines Streits erhöht.

7. Datenübergabe an das Rechnungswesen

Hoher Zusatznutzen ergibt sich daraus, dass alle Rechnungsdaten automatisch in das jeweilige Finanzbuchführungsprogramm (DATEV Rewe, HSC-FinanzPlus, Agenda, FibuNet und viele andere) übernommen werden. Das spart Zeit und Geld. Und es entspricht GoBD.

8. Schlussbemerkung

Die Einhaltung der Regeln der GoBD wird seit spätestens 01.01.2015 verlangt. Eine Nichtbeachtung kann mit steuerlichen Nachteilen verbunden sein.

Die Unveränderbarkeit von elektronischen Rechnungsdaten dürfte neben der Beachtung einer beweiskräftigen Kassenführung zu den wichtigsten Prüfungshandlungen zur Aufdeckung von Steuerunehrlichkeiten zählen.

Die erforderlichen Investitionen an Geld und Zeit halten sich im Rahmen und können aufgrund der oben besprochenen Einsparpotentiale sogar zu einem positiven Ergebnis führen. Sollte eine Ergänzung der bisherigen Anwendung nicht rasch zur Verfügung stehen oder nur unter Einsatz erheblicher Mittel möglich sein, sollte die Umstellung auf eine verfügbare und kostengünstige Software, wie das COLLEGA-Programm, erwogen werden.

Es kann aber auch nur das Fakturierprogramm verwendet werden. Die Module Zeiterfassung und Auftragsverwaltung können optional später nachgerüstet werden oder ganz entfallen.

Unverbindliche und kostenfreie Beratung gerne über info@collega.de oder Telefon 08709/92230.



[1] Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

[2] „Nach dem Ausdruck der Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird." (Randziffer - Rz - 120 GoBD)

[3] Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland

[4] Teilweise nach Wikipedia abgefragt 03.08.2016

[5] "Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten." (Rz. 110 Satz 2 GoBD).

[6] Neben der individuellen Prüfung der technischen Machbarkeit muss überprüft werden, ob die vorgesehene Lösung von der Finanzverwaltung als GoBD-konform angesehen wird. Hierzu gibt es noch keine Erfahrungen.

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