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COLLEGA Software GmbH

Die digitale Transformation in Steuerkanzleien

Bericht über den 139. COLLEGA-TAG am 28.04.2017 in München

Von Günter Hässel, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsbeistand (RAK)

02.05.2017

Trotz Aprilwetter - in Bayern hatte es teilweise heftig geschneit - war die ausgebuchte Veranstaltung sehr gut besucht. Die elf Referenten stellten in ihren Workshops praxisnah ihre Themen vor darunter: Gewaltige Chancen für den steuerberatenden Beruf durch die digitale Transformation, erste Ergebnisse aus der Umfrage "Folgen der Digitalisierung für den Berufsstand der Steuerberater", Krankheitsbild "Papiersucht", Kooperationsbörse der "nachhaltigen Steuerkanzlei" und Gastronomie-Kassen.

Trotz Aprilwetter - in Bayern hatte es teilweise heftig geschneit - war die ausgebuchte Veranstaltung sehr gut besucht. Von 13:00 Uhr bis 19:00 Uhr haben die elf Referenten in ihren Workshops ihre Themen praxisnah vorgestellt. Wie immer wurden die Fragen der Teilnehmer sofort beantwortet. Im COLLEGA-Netzwerk kann auch nach der Veranstaltung noch gefragt und diskutiert werden.

Dr. Peter Küffner, WP | StB | RB,  Ehrenpräsident des Landesverbands der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e.V. (LSWB)

Grußwort

Dr. Küffner wies auf die enormen Herausforderungen hin, die sich aus der digitalen Transformation für die Kanzleiinhaber und  Mitarbeiter ergeben. Man müsse der Finanzverwaltung dankbar sein, dass sie durch ihre Umstellung und vor allem durch die GoBD den Anstoß für unseren Berufsstand gegeben habe. Neben der Alltagsarbeit müsse der Blick auf die Zukunft gerichtet werden, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Weitere Informationen könnte der ARD-Job-Futuromat liefern, ein Tool für alle 4.000 deutschen Berufe. "Der ARD Job-Futuromat verrät für jeden Job, welche Arbeiten schon heute Maschinen erledigen könnten." Wenn man dort den Beruf "Steuerberater" eingibt, erfährt man, dass 45% der derzeitigen Tätigkeiten von Maschinen erledigt werden könnten, bei Steuerfachangestellten sind es sogar 83%. Peter Küffner mahnt: "Die Entwicklung ist eine Aufforderung für uns, die Veränderungen der Geschäftsmodelle in unseren Kanzleien und bei unseren Mandanten intensiv registrieren." Danke für dieses Grußwort, lieber Peter Küffner!

Link zu dem ARD-Job-Futuromat

Anmerkung: Bei diesen Zahlen muss man sich Sorge darum machen, ob junge Menschen unseren Beruf überhaupt noch ergreifen möchten. Hierbei muss man bedenken, dass die Aussagen des Futuromat sich auf die derzeitigen Tätigkeiten beziehen und dass unsere Kammern und Verbände sowie insbesondere COLLEGA täglich daran arbeiten, unserem Berufsstand zukunftsorientierte Geschäftsfelder zu erschließen. Da die Ausübung unseres Berufes sehr IT-nah bleiben wird, wird er mehr denn je für junge Menschen interessant und attraktiv sein. 



Günter Hässel, WP | StB | RB,
1. Vorsitzender von COLLEGA e.V.

Gewaltige Chancen für den steuerberatenden Beruf durch die digitale Transformation

Die Datenerfassung für Finanzbuchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung werden in schon sehr naher Zukunft weitgehend wegfallen und damit eine Hauptbeschäftigung für die Mitarbeiter. Die frei werdenden Ressourcen müssen für neue Tätigkeiten genutzt werden. Die Berufsangehörigen müssen sich spezialisieren und neue Geschäftsfelder finden. Als Beispiele nannte Hässel die betriebswirtschaftliche Beratung. Anstelle der heute üblichen Vergangenheitsdaten mit Altertumswerten von mehr als einem Jahr müssten in Zukunft die aufgrund der Digitalisierung zur Verfügung stehenden aktuellen Daten zur laufenden Beratung der Mandanten genutzt werden. Nicht nur moderne betriebswirtschaftliche Auswertungen, wie sie zum Beispiel der anwesende Prof. Dr. Peter Knief anbietet, sondern auch Beratungen bei Planungen, Auslastungskontrollen, Einsparungen und Rationalisierungen würden von Mandanten dankbar angenommen uns auch honoriert werden.  Hässel wies auf die vielen mit dem Berufsstand vereinbarenden Tätigkeiten, wie Testamentsvollstreckung, Vermögensverwaltung, Betreuung und viele weitere hin. Ein beispielhafter Katalog mit Vergütungsregelungen  befindet sich im Anhang zur Textausgabe der Steuerberatervergütungsverordnung, herausgegeben von der Bundessteuerberaterkammer, erschienen im DWS Verlag, Link zur Leseprobe: ISBN 978-3-933911-86-5.

Eine Betrachtung der Chancen und Risiken der Digitalisierung haben Gutenberg/Giesen in NWB Sonderausgabe Beilage zu Heft 14/2017 verfasst. Dieser annähernd 40 Seiten umfassende Artikel ist sehr lesenswert.

"Wir stehen vor einem goldenen Zeitalter für die Steuerberatung". Unter diesem Titel hat der Vorstandsvorsitzende der Datev, Dr. Robert Mayr ein Interview im Portal "Steuerköpfe" veröffentlichen lassen. Hierauf hat COLLEGA-Wochen-Ticker 17/2017 hingewiesen.  Mayr differenziert nicht nur zwischen Steuerberatern und Steuerberatung, sondern auch zwischen den Datev-Genossen: "Und als Genossenschaft wollen wir unsere Mitglieder mit solch einer Neuausrichtung nicht überfordern. Dennoch freuen wir uns natürlich, wenn ein Teil unserer Mitglieder technologische Weiterentwicklungen sehr begrüßt." Die Empfehlung von COLLEGA an die Steuerberater kann nur sein, zu dem letzteren Teil zu gehören.

COLLEGA wird hierzu im COLLEGA-Netzwerk laufend weitere Informationen zur Verfügung stellen. Hinweise und Anregungen sind erbeten und sehr erwünscht unter https://www.collega.de/layouts1-2



Shenwei Ye,
Prokurist und Mitgründer von Leaf Systems GmbH

Wir machen Gastronomen erfolgreich - Gastronomie Kassen und mehr

"Wir machen Gastronomen erfolgreich - Gastronomie Kassen und mehr". Herr Ye kommt aus der Gastronomie und stellt ein fälschungssicheres Kassensystem vor. Neben der Revisionssicherheit ist ein Hauptaugenmerk auf die Betriebswirtschaft gerichtet. Bestellungen können mit einem Smartphone oder iPhone erfolgen. Die Bedienung kann mehr "am Gast" sein und die Wartezeiten zwischen Bestellung und Kassieren verkürzen. Durch eine Vorbestellung eines Tisches einschließlich der Getränke und der Speisen vom Büro aus kann die Verweildauer des beruflich orientierten Gastes weiter verkürzt werden, wodurch sich bessere Auslastungen und Umsatzsteigerungen ergeben können. Eine Schnittstelle der Kassendaten für die Weitergabe an die Finanzbuchführung ist vorhanden. Die Frage, ob das Kassensystem das Führen eines Kassenbuchs ersetzt, ist noch zu klären: COLLEGA hat das Angebot noch nicht in der Praxis erprobt, steht aber den Mitgliedern für eine gemeinsame Qualitätsprüfung gerne zur Verfügung. Außerdem werden wir im COLLEGA-Wochen-Ticker über weitere Entwicklungen berichten.



Manuel Pilsinger
, unter anderem für München zuständiger Vertriebsbeauftragter von Orderbird iPad-Kassensystem

"Dein Gastro-Kasse" Das marktführende iPad Kassensystem für die Gastronomie

Auch Herr Pilsinger kommt aus der Gastronomie und stellte das bedienerfreundliche, auf iPad oder iPod basierte Kassensystem Orderbird vor. Auch bei diesem System werden Tische und Plätze der Gaststätte verwaltet, so dass Bestellungen richtig zugeordnet werden können. Es wird den Gästen zusätzlich ermöglich, selbst per iPad zu bestellen, was den Ablauf zusätzlich verkürzt. Speisen- und Getränkekarten werden bei beiden Systemen aufbewahrt, so dass sie bei Betriebsprüfungen vorgelegt werden können.

COLLEGA hat das Angebot noch nicht in der Praxis erprobt, steht aber den Mitgliedern für eine gemeinsame Qualitätsprüfung gerne zur Verfügung. Außerdem werden wir im COLLEGA-Wochen-Ticker über weitere Entwicklungen berichten.

Hinweise zu den beiden Gastronomiekassen:

Kollegen haben bemängelt, dass große Gesellschaften zusammen mit den Anbietern von Kassensystemen Gastwirte zu Schulungen einladen. Um zu vermeiden, dass unsere Mitglieder Wettbewerbsnachteile erleiden, eröffnen wir hiermit die Möglichkeit, Mandanten zu beraten und zu vermeiden, dass sie abspringen. Für jede Art von Erfahrungsaustausch steht unser Netzwerk unter https://www.collega.de/layouts1-2



Michael Kötz
Geschäftsführer HSC Hard- und Software Consulting GmbH und Günter Hässel

COLLEGA-HSC-Kasse" Das revisionssichere elektronische Kassenbuch für StB und Mandanten

Vorgestellt wird eine Neuentwicklung von COLLEGA Software GmbH und HSC Hard- und Software Consulting GmbH: Das revisionssichere elektronische Kassenbuch. Die Führung des Kassenbuchs obliegt immer dem Mandanten. Aufgrund der Änderung des § 146 Abs. 1 Satz 2 AO sind Kassenaufzeichnungen täglich festzuhalten. Das Urteil des Finanzgerichts Münster vom 29.03.2017 (vergleiche COLLEGA-Wochen-Ticker 17/2017)  können bei manipulierbaren Kassensystemen Zuschätzungen erfolgen. Schließlich ist darauf hinweisen, dass mit Excel oder anderen Programmen erstellte Kassenaufzeichnungen, bei denen Änderungen nicht nachvollzogen werden können, nicht anerkannt werden. Derartige "Kassenbücher" sind nicht ordnungsmäßig im Sinne der GoBD und können verworfen werden. Ab Januar 2018 besteht schließlich die neue Möglichkeit der sogenannten Kassen-Nachschau. Der "Amtsträger" = Finanzbeamte darf insbesondere die Vorlage des Kassenbuchs und der Kassenbelege verlangen. Anhand dieser Unterlagen prüft er, ob die Kasse täglich geführt wird. Das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (auch Kassengesetz genannt) wurde im Bundesgesetzblatt 2016 I S. 3152 veröffentlicht. Link zur Homepage Bundesgesetzblatt

Das revisionssichere elektronische Kassenbuch von COLLEGA protokolliert die Eintragungen und ermöglicht den täglichen Kassenabschluss mit Hilfe eines Zählprotokolls. Die Daten können an die Finanzbuchführung von DATEV und HSC-FinanzPlus abgegeben werden.  Das Programm wurde ausführlich vorgestellt. Die Fragen der Teilnehmer wurden beantwortet. Es bestand die einhellige Meinung, dass das Programm anstelle eines Durchschreibekassenbuchs eingesetzt werden kann. Das Programm wird für einen kostenfreien Test von 1 Monat zur Verfügung gestellt. Hier ist eine Beschreibung des Programms.  Programmbeschreibung Download als PDF hier.



Dr. Wilhelm Schwarzmayr,
RA | WP | StB, Schatzmeister von COLLEGA e.V.

Die ab 01.07.2016 geltenden Neuregelungen bei Schenkung und Erbfall von Betriebsvermögen

Leider war Herr Dr. Schwarzmayr aufgrund einer akuten Erkrankung verhindert. Herr Dr. Schwarzmayr wird das Referat an einem der nächsten COLLEGA-TAGE nachholen. Sofern Mitglieder zu diesem Themenbereich dringende Fragen haben, wollen sie sich bitte melden. Herr Dr. Schwarzmayr wird versuchen, kurzfristig zu helfen.  Link zum COLLEGA Netzwerk: https://www.collega.de/layouts1-2



Dr. Thomas Späth, StB

Erste Ergebnisse  aus der Umfrage "Folgen der Digitalisierung für den Berufsstand der Steuerberater".

In einer Power-Point-Präsentation wurde auf die Gefahren hingewiesen, die lauern, wenn die digitale und die Transformations-Management-Intensität bei Unternehmen auseinanderdriften.

Der Zwischenstand einer Umfrage (mit 194 Kanzleien als Teilnehmer) zeigt, dass auch die Steuerberater gerade in diese Falle laufen. Aus dem Folienvortrag scheinen diese Merksätze beachtenswert:

• Das Anspruchsvolle an einer Strategie ist die Umsetzung

• Die Strategie muss von allen Beteiligten verstanden werden

• Die Mitarbeiter müssen die Strategie als Leitidee ihres Handelns im

    Sinne der Unternehmensziele akzeptieren.

Der Folienvortrag steht hier zum Download als PDF zur Verfügung.



Dieter Pfab, StB

Präsentation der Kooperationsbörse der "nachhaltigen Steuerkanzlei" 

Bisher wurde jeweils ein Quick-Check in mehr als 50 Kanzleien durchgeführt. Er stellt die Basis für das Entwicklungsprogramm für Steuerkanzleien (Prozessoptimierung, Aufbau neuer Geschäftsfelder) dar. Dieses wird unterstützt durch Fördermittel aus dem QuB (Qualitätsverbund umweltbewusster Kanzleien), sowie Unternehmenswert:Mensch (Strategie- und Personalentwicklung), welche die Bay. Akademie für Umwelt, Gesundheit und nachhaltige Entwicklung (AUGE) zusammen mit dem Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern e.V. (LSWB) anbietet. Die tatsächlichen Ergebnisse aus den Quick-Checks stimmen fast genau mit den Umfragewerten von Dr. Späth überein. Es zeigt sich allerdings, dass zum Beispiel schon von  "Digitalisierung" ausgegangen wird, wenn Dokumente eingescannt werden.

Der Folienvortrag steht hier zum Download zur Verfügung. Außerdem wie Kollege Pfab auf eine Untersuchung von Markus Römer zur Mitarbeiterentwicklung in Steuerkanzleien hin.



Peter Hess
,  selbstständiger Consultant und Digitalisierungsberater

Krankheitsbild "Papiersucht" ein Erfahrungsbericht aus Untersuchungen zur nachhaltigen Kanzlei

Der Patient leidet an Papiersucht. 80% der Ausdrucke dienen der internen Nutzung und werden meist danach weggeworfen oder zwei- bis dreifach abgeheftet. Danach verstauben sie in Ordnern und werden nie mehr benötigt. Hierbei geht es um erhebliche Kosten. Und zwar für das Papier, den Toner und den Strom. Vor allem aber verursacht jeder Ausdruck erhebliche Personalkosten: Zum Drucker gehen, Ordner holen, abheften, Ordner aufräumen oder Papier vernichten.

Sehr anschaulich werden die Einzelheiten in dem Folienvortrag von Peter Hess dargestellt. Download als PDF hier



Michael Kötz
Geschäftsführer HSC Hard- und Software Consulting GmbH und Günter Hässel

Revisionssichere Rechnungserstellung mit dem COLLEGA-Fakturierprogramm

Vorgestellt wurde eine Weiterentwicklung von COLLEGA Software GmbH und HSC Hard- und Software Consulting GmbH: Das revisionssichere elektronische Fakturierprogramm für Steuerberater und Mandanten.

Das Rechnungsprogramm für Steuerberater und Rechtsanwälte ist seit Jahren im Einsatz.

Kanzleien und Mandanten müssen ihre Rechnungen nicht mehr mit Excel schreiben, was wie bekannt spätestens seit 01.01.2015 den GoBD-Grundsätzen widerspricht.

Das COLLEGA-Programm ist einfach zu bedienen. Es ist revisionssicher. Die Buchführungswerte (Debitorensätze) werden an die DATEV und andere Fibu-Programme abgegeben. Die Rechnungen werden archiviert.

Nicht ganz neu ist, dass dieses Programm auch von Mandanten eingesetzt werden kann. Diese Variante wurde erweitert. Es stehen die ersten Branchenlösungen (zum Beispiel für Heilpraktiker, Sachverständige, Schuldenberater und Schreiner)  zur Verfügung.

Zum einen können Steuerberater für ihre Mandanten die Rechnungen erstellen.

Oder die Mandanten verwenden das Programm selbst und übergeben die Buchführungsdaten (Debitorensätze) ihrem Steuerberater.

Gestaltungen nach Erlöskonten und Kostenstellen sind einfach einzurichten.

Das Layout der Rechnung kann individuell vorbereitet werden.

Die Einzelheiten sind in einer Power-Point-Präsentation beschrieben. Download als PDF hier



Michael Kötz
Geschäftsführer HSC Hard- und Software Consulting GmbH und Günter Hässel

Prozessorientierte Zeiterfassung mit dem Programm COLLEGA-Kanzlei (bei DATEV Kontrollzentrum)

Eine minutengenaue Zeiterfassung ist mit wenigen Klicks einstellbar. Jeder Mitarbeiter kann mit seiner Zeiterfassung seinem Arbeitsfluss folgen. Ein Mandant ruft an. Ein Klick genügt. Die Zeiterfassung für die bisherige Tätigkeit (z.B. Buchführung für Mandant Y)  wird unterbrochen und zugleich für die neue Tätigkeit (z.B. Telefon Mandant Z) begonnen. Nach Beendigung des Telefongesprächs genügt wieder ein Klick, um zur bisherigen Arbeit Buchführung zurückzukehren.

Diese Zeiterfassung ist Minuten-genau, sie ist beweiskräftig und sie erspart dem Mitarbeiter das abendliche Erstellen seiner Tätigkeitsberichte.

Untersuchungen haben ergeben, dass die nachträgliche Zeiterfassung pro Mitarbeiter einen täglichen Zeitaufwand von mindestens 10 Minuten verursacht. Das sind bei 200 Arbeitstagen jährlich mindestens 30 Stunden. Bei einem Honorar von nur 60 €/Stunde kann der Umsatz der Kanzlei je Mitarbeiter und Jahr um mindestens 1.800 € erhöht werden - ohne Mehrkosten!  Eine Kanzlei mit 10 Mitarbeitern kann also alleine durch diese kleine Maßnahme den Gewinn jährlich um 18.000 € steigern.



Kurt Hengsberger
, vBP | StB | RB, 2. Vorsitzender von COLLEGA e.V.

Der Aktuelle Block

Zu jedem COLLEGA-Tag gehört der aktuelle Block. Kollege Hengsberger weist auf wichtige Änderungen hin. Alle Hinweise zum Download als PDF

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