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FIBUdata Softwareentwicklung GmbH

Warum klappt es nicht mit der digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und seinem Steuerberater?

Autor: Thomas Ormeloh

29.03.2019

„Warum soll ich als Mandant scannen?" – ist die Schlüsselfrage, von der abhängt, ob die digitale Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater erfolgreich sein wird oder nicht! Antworten wie: „Dann müssen Sie den Pendelordner nicht mehr bringen", „der Beleg steht online zur Verfügung" - oder „es wird sonst teurer!" greifen einfach zu kurz!

Erfolgreiche Digitalisierung beginnt beim Mandanten, der für sich Papierrechnungen gerne scannt, elektronische Rechnungen einfach übernimmt, verbunden mit für ihn sofort spürbaren Vorteilen wie einfaches Bezahlen und ein komfortables Archiv. Der Belegtransfer sollte idealerweise im Hintergrund unbemerkt und automatisch erfolgen.

Statt zweier Arbeitsprozesse in verschiedenen Welten bietet die Digitalisierung hier so viele Möglichkeiten verbunden mit deutlicher  Aufwandsreduzierung auf beiden Seiten bei zugleich deutlicher Qualtiätsverbesserung in der Zusammenarbeit. Ziel muss ein Arbeitsprozesse sein der beim Mandanten beginnt und beim Steuerberater endet!

Konkret finden Sie z.B. im Überweisungsträger und im Buchungssatz gleiche Inhalte wie Betrag, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Buchungssatz und Lieferant bzw. Kreditor, die heute noch häufig erst vom Mandanten und später von der Buchhaltung eingegeben werden müssen – WARUM?

Ein weiteres konkretes Beispiel ist der Kontoauszug! Statt in einer Schattenbuchhaltung auf Seiten des Mandanten kann dieser direkt auf dem gemeinsamen Bankdatenbestand die Bankpositionen ausziffern und erhält bei geringstem Arbeitsaufwand eine aktuelle Übersicht über seine Verbindlichkeiten und Forderungen – bevor der Buchhalter mit der Verbuchung begonnen hat. Als Ergebnis des Auszifferns auf Mandantenseite erhält der Berater fertige Buchungssätze – mit entsprechendem Belegbild!

Mit oder ohne Abstimmung mit dem Mandanten lassen sich einfach Lernregeln festlegen, die die zeitnahe Verbuchung weiter vereinfachen.

Neben der Vereinfachung in der beschriebenen Zusammenarbeit bietet die Digitalisierung neue Möglichkeiten der Kommunikation zwischen Mandant und Berater – offene Fragen können direkt geklärt werden – die Qualität der Zusammenarbeit kann einfach gesteigert werden.

Wer die Digitalisierung nur als Belegtransfer versteht, d.h. der Mandant scannt am Ende seines Arbeitsprozesses Papierbelege „zusätzlich für seinen Steuerberater“ wird erfahrungsgemäß nicht die beste Scanqualität erhalten und wird möglicherweise mit Honorardiskussionen konfrontiert werden.

Wenn als Konsequenz dieser Erfahrungen der Berater wieder Papier erhält und dies durch eigenen Mitarbeiter scannen lässt ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen. 

Autor

Diplom-Kaufmann Thomas Ormeloh, u.a. tätig für www.fibudata.net beschäftigt sich seit mehr als 12 Jahren mit dem Thema Digitalisierung, insbesondere in der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. U.a. eingebunden in die Entwicklung und den Vertrieb der Software „FIBUscan“ – eine digitale Belegvorerfassung mit Kontierungstool mit Schnittstellen zu allen gängigen FIBU-Programmen. www.fibudata.net betreut Mandanten und Berater, d.h. zeigt die Möglichkeiten der Digitalisierung auf und begleitet Mandanten und Steuerberater auf deren Weg in eine digitalere Welt.

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