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hmd-software ag

Automatisation in der Steuerkanzlei

27.04.2016

Die hmd-software ag hat den gesamten Prozess, vom Mandanten, über die Belege und Dokumente, zu importierenden Schnittstellendateien, die digitale Belegerkennung, das Verbuchen des Kontoauszugsmanager, den Abruf und Import der Kontoauszüge, eingehende- und ausgehende E-Mails, die Auswertungen im Rechnungswesen und Lohnbereich, den Versand der ELSTER-Meldungen, bis hin zum Freizeichnungsportal - in welchem der Mandant seine Steuererklärungen, die E-Bilanz, usw. ONLINE freigeben kann - automatisiert.

Der Gedanke daran, immer wiederkehrende Prozesse zu automatisieren, ist ja nicht neu. Auch in Steuerkanzleien oder Unternehmen steht dieser Wunsch ganz oben auf der Liste. Nicht nur, um die nötigen Zeiteinsparungen realisieren zu können, sondern auch um die gewünschte Vereinfachung und die damit einhergehende Sicherheit in der Bearbeitung zu erhöhen.

Die hmd-software ag hat nun den gesamten Prozess, vom Mandanten, über die Belege und Dokumente, zu importierenden Schnittstellendateien, die digitale Belegerkennung, das Verbuchen des Kontoauszugsmanager, den Abruf und Import der Kontoauszüge, eingehende- und ausgehende E-Mails, die Auswertungen im Rechnungswesen und Lohnbereich, den Versand der ELSTER-Meldungen, bis hin zum Freizeichnungsportal - in welchem der Mandant seine Steuererklärungen, die E-Bilanz, usw. ONLINE freigeben kann - automatisiert.

Damit ist sichergestellt, dass ein großer Teil der Arbeitsschritte, die zur Abarbeitung notwendig sind, nicht immer wieder manuell und damit fehleranfällig durchgeführt werden müssen. Ein paar Beispiele, die fast überall auftreten und die immer wieder viele manuelle Eingriffe bedeuten, sind z. B.: E-Mails mit Dateianhängen, in denen Belege oder Importdateien enthalten sind, Kontoauszüge die von der Bank abgerufen werden und die Bereitstellung von Auswertungen.

Werden nur diese Punkte automatisiert, entsteht für den Mitarbeiter schon eine sehr große Erleichterung im täglichen Ablauf mit dem Mandanten. Denn er muss hier lediglich kontrollieren, ob die Ergebnisse auch korrekt sind. Das Auslösen des Ereignisses, also die Bereitstellung der Belege oder Dokumente, der Import von Schnittstellen, die Verbuchung von Kontoauszügen oder das Bereitstellen von Auswertungen übernimmt der automatisierte Prozess.

Wer glaubt, hierbei die Kontrolle zu verlieren, oder im Rahmen seiner Tätigkeit seine Kontrollpflichten zu verletzen, den können wir beruhigen. An allen Stellen im Programm, an denen Sichtkontrollen oder Belegkontrollen notwendig sind, kann der Bediener immer wieder eingreifen und prüfen.

Es muss, was diese manuellen Tätigkeiten in den Kanzleien betrifft, ein Prozess des Umdenkens einsetzen. Viele neuen Systeme am Markt im Bereich Rechnungswesen - vor allem Cloud-Services - gehen diesen Wege bereits und zeigen, wie eine Buchhaltung, von der Kasse, über den Kontoauszug bis hin zu den digitalen Belegen des Mandanten voll automatisiert erstellt werden kann. Was am Ende bleibt, sind noch ein paar mehr oder weniger manuelle Buchungen. Und selbst dafür gibt es Automatiken. Abschreibung, Dauerbuchungen, Rechnungsabgrenzung, usw.

Skeptiker werden sagen, dass die Zeit dafür noch nicht reif ist. Andere werden die fehlende Zeit, eine solche Umsetzung durchzuführen, in den Ring werfen oder auch, dass man nicht das Mandanten-Klientel besitzt, bei welchem solche Schritte Sinn machen würden. Jeder wird für sich Ausreden finden. Die gab es bei der Einführung von Fax und E-Mail auch. Sie kannten niemanden, der eine Faxnummer oder E-Mailadresse hatte. Früher oder später musste aber jeder, der per Fax oder Email nicht erreichbar war, musste nachziehen. Hier wurden Sie aktiv aufgefordert.

Bei der Automatisierung und Digitalisierung werden Sie diese Chance nicht bekommen. Das Ganze wird vollkommen lautlos ablaufen. Denn die Anderen, werden an Ihnen vorbei ziehen und niemand wird es merken. Bevor wir aber darüber sprechen, mit welchen erheblichen Zeiteinsparungen und Verbesserungen Sie rechnen können, müssen Sie sich erst einmal für mehr Automatisierung und die Umsetzung entscheiden.

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