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Simba Computer Systeme GmbH

E-Mail Integration in der Simba Dokumentenverwaltung vereinfacht Schriftverkehr

20.11.2013

E-Mails sind aus dem täglichen Geschäfts- bzw. Kanzleialltag nicht mehr wegzudenken. Darin enthaltene geschäftsrelevante Informationen sowie Anhänge gilt es, zuverlässig zu verwalten und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt ohne großen Aufwand gesetzeskonform in der Simba Dokumentenverwaltung zu archivieren. Mit der E-Mail Integration wird die Abwicklung des Schriftverkehrs über die Simba Dokumentenverwaltung noch einfacher. Ein automatisierter E-Mail Abruf bei dem genutzten Mailserver läuft stets im Hintergrund und sorgt für einen reibungslosen und automatischen Import eingehender E-Mails in die Simba Dokumentenverwaltung.

Die Abrufhäufigkeit kann dabei vom Benutzer ganz individuell festlegt werden. Parallel zum Import erfolgt eine automatische Prüfung der E-Mail Adresse. Ist diese in Simba hinterlegt, wird Ihre E-Mail direkt und automatisch dem entsprechenden Mandanten bzw. Kontokorrenten zugeordnet. Der identische Vorgang erfolgt auch bei eingehenden elektronischen Faxen via Faxserver. Der Prüfmechanismus basiert hierfür auf der Faxnummer des Absenders.

Mit dieser Integration werden manuelle Import- und Verknüpfungsarbeiten obsolet, die in der Regel zeitintensiv und oftmals auch fehleranfällig sind.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Dank automatisiertem Import eingehender E-Mails und E-Faxe ist ein manueller Import nicht mehr nötig.
  • Die automatische Prüfung der E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer ermöglicht eine direkte Zuordnung zu dem entsprechenden Mandanten bzw. Kontokorrenten.
  • Umständliche manuelle Arbeitsschritte werden durch Automatismen ersetzt. Sie gewinnen dadurch Zeit  und Zuverlässigkeit.
  • Flexible Konfigurationsmöglichkeiten ermöglichen individuelle Einstellungen für jeden Mitarbeiter.



E-Mail Integration


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