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Auswahl eines passenden Dokumenten-Management-Systems (DMS) für die Kanzlei

Erstveröffentlichung im Magazin "Profile" des Steuerberaterverbandes Westfalen-Lippe

Von Stefan Droß

25.03.2009

Stefan Droß

Stefan Droß 
Stefan Droß ist Inhaber der Stefan Droß Organisationsberatung und Training für steuer- und wirtschaftsberatende Berufe (www.sdw-consulting.de), einem unabhängigen Beratungshaus für Kanzlei-Management- und Consulting-Dienstleistungen.

Als besonderer Effizienzkiller in Wirtschaftsunternehmen und Steuerkanzleien hat sich das Papier erwiesen. Rund 80% aller geschäftlich relevanten Informationen liegen immer noch auf Papier vor. Dies verursacht extrem hohe Such- und Durchlaufzeiten. Eine zeitgleiche Bearbeitung durch mehrere Personen erfordert Kopien, was auch bei der besten Organisation wiederum zu Inkonsistenzen führen kann. Hier schafft ein Dokumenten-Management-System (DMS) Abhilfe. Neben der massiven Reduktion des Arbeitsaufwandes für Verteilen, Kopieren, Sortieren und Archivieren gehört ein Großteil der Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Papier bei sachgerechter Nutzung der Vergangenheit an. Darüber hinaus entwickelt sich ein Dokumenten-Management-System von der anfänglich geplanten Archivierungslösung im praktischen Echtbetrieb häufig zur universellen Wissensplattform und zentralen Infrastruktur, auf die - und sei es nur übergangsweise - sehr schwer verzichtet werden kann.

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