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DStV

Aktualisierte Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen

02.05.2018

Die Musterverfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege wurde aktualisiert und redaktionell überarbeitet. Die Musterverfahrensdokumentation wurde als Hilfestellung gemeinsam vom Deutschen Steuerberaterverband (DStV) und der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) entwickelt.

Sie gibt den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen Formulierungshilfen dafür, wie der Umgang mit digitalisierten Belegen organisiert und dokumentiert werden kann. Damit soll die Vernichtung der originalen Papierbelege ermöglicht werden, ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen befürchten zu müssen. Das digitale Belegabbild soll hierzu den Papierbeleg für Nachweis- und Dokumentationszwecke vollständig ersetzen. In der Musterverfahrensdokumentation werden die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung beschrieben. Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie z.B. die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem.

Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation ist hier abrufbar.

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