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Die Kanzlei als Datendrehscheibe der Finanzbuchhaltung

Von Peter Schommer

24.06.2009

Peter Schommer


Peter Schommer ist Geschäftsführer der Henzgen & Schommer consult GmbH (www.henzgen-schommer.de) sowie der FIBUdata Softwareentwicklung GmbH (www.fibudata.net).

Die von Peter tom Suden in seinem gleich betitelten Beitrag vorgestellte Lösung erscheint sehr modern und zukunftsträchtig. Hier sind aber eine Reihe von unterschiedlichen Partnern mit verschiedenen Schnittstellen zu organisieren, und es gibt Kanzleien, die lieber eine eigenständige Lösung mit weniger Schnittstellen bedienen würden. Auch diese Kanzleien wollen auf Effizienz, digitale und digitalisierte Belege nicht verzichten. Ebenso wenig ihre Mandanten. Auch die wollen ihre kaufmännische Verwaltung jeder Zeit organisiert wissen. Ihre Belege würden sie gern einmalig digital erfassen und dann zentral halten und archivieren. Für diese Kanzleien bietet sich ein Beleg-Scan an, der in unterschiedlichen Ausprägungen stattfinden könnte. So kann die Kanzlei zentral die Belege einscannen, vorteilhafter wäre es aber, der Mandant erledigt das Scannen der Belege selbst vor Ort.

Ein großer Vorteil elektronischer Belege bleibt auch in dieser Lösung erhalten. Einmal digitalisiert oder originärer-digital eingesandt, wird im zentralen Archiv über ein entsprechendes Berechtigung-Zugriffs-Konzept allen, die mit dem Finanzbuchhaltung-Beleg-Datenbestand arbeiten müssen, ein kontrollierter Zugriff gewährt. Vorher aufgewendete Suchzeiten in Aktenordnern entfallen, jeder Beleg steht jeder Zeit zur Verfügung. Das wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzleien aus. Alle Belege sind jederzeit digital und lokale vorhanden und können jederzeit visualisiert werden. Ein Belegtransport mit langer Verweildauer der Belege außer Haus oder mit dem Risiko von transportbedingten Belegverlusten entfällt.

Auch die Vorbereitung und Durchführung von Betriebsprüfungen funktioniert damit sehr einfach: Beleg- Datenbestand für den Prüfungszeitraum definieren, Zugriffsberechtigungen nur für diesen Datenbestand auf einen PC, der dem Prüfer zur Verfügung gestellt wird, einrichten; kurze Erklärung für den Prüfer und die Prüfung kann beginnen.

Es gibt hier sehr leistungsfähige und ausgereifte Programme, die auf einen Vorort-ScanService setzen. Dabei werden sämtliche Rechnungen und auch alle Kassenbelege eingescannt und mittels einer OCR Zeichenerkennung gelesen. Das Programm FIBUscan 3 der FIBUdata Softwareentwicklung GmbH beispielsweise entnimmt aus der gescannten Eingangsrechnung und aus den Stammdaten des Kreditors die zur Zahlung der Rechnung benötigten Daten, stellt sie in Form einer Überweisungsmaske auf dem Bildschirm dar. Damit sind eine Reihe von administrativen Tätigkeiten schon beinahe erledigt: die Zuordnung der Rechnung zu einem Kreditoren, die Buchung dieser Rechnung und die Vorbereitung der Rechnungszahlung.

Dieses System kam Offene-Posten-Listen und damit Zahlungsvorschlagslisten erstellen. Das kann der Mandant selbst erledigen, er kann es aber auch der Steuerkanzlei überlassen, die diesen Service zuverlässig erbringt und mit dem Mandanten zu vorher abgestimmten Zeiten telefonisch oder in Form einer Videokonferenz bespricht.

Für den Buchungskreis Bank werden die Kontoauszugs-Daten automatisch ins System eingespielt und den jeweiligen offenen Posten zugeordnet; es findet ein automatischer Ausgleich statt.

Auch in diesem System hätte ein Mandant also einem tagesaktuellen Überblick über seine Forderungen und Verbindlichkeiten und damit über die aktuelle und die kurzfristige Liquiditätssituation des Unternehmens. Dadurch, dass Mandant und Steuerberater immer denselben Informationsstand haben, kann sich der Mandant auf sein Kerngeschäft konzentrieren und die Kanzlei ihm bei der Bewältigung der Administrations-Aufgaben assistieren.

Ganz praktisch geht die Sache wie folgt: beim Mandanten wird ein Scanner installiert, es wird ein Scan-Arbeitsplatz eingerichtet und die " Organisationsoftware" installiert. Danach ist das System einsatzfähig. Es ist mit Selbstlern-Routinen ausgestattet, die dazu führen, dass wiederkehrende Belege wie zum Beispiel Tankquittungen im Kassenbereich oder Lieferantenrechnungen von Stammlieferanten sofort wiedererkannt, zugeordnet und zur Buchung vorbereitet werden. Alles was der Mandant tun muss, ist, die Belege einzuscannen. Dazu wird der Papierstapel in den Scanner eingelegt, das System wird gestartet. Die Zeiten für Kontierung und Erfassung gehen deutlich zurück.

Für den Buchungskreis Kasse erkennt das System, dass Kassenbelege vorliegen und es erstellt am Ende des Tages den Entwurf eines Tageskassenberichts, der natürlich noch zu komplettieren ist durch die sogenannte Zählkasse. Der Tageskassenbericht ist dann bereits buchungsfertig.

Für den Buchungskreis Eingangsrechnungen erkennt das System die Kreditoren und ermittelt aus den Kopf- und Fußzeilen die Zahlungsdaten und auch die Fälligkeiten der Rechnung. Daraus wird eine Zahlungsvorschlagsliste abgeleitet und, falls gewünscht, eine Übernahme ins Online-Banking durchgeführt.

Für den Buchungskreis Ausgangsrechnungen werden entweder die Daten aus dem Rechnungsschreibungs-System übernommen oder aber die Ausgangsrechnungen werden als PDF erstellt und ins System mit allen Stammdaten und Rechnungsinformationen importiert. Es erfolgt eine Zuordnung zum Debitor, die Fälligkeit der Rechnung wird ermittelt und in die Überwachung übernommen. Die Archivierung kann mittels PDF/A erfolgen, was große Vorteile bei einer Langzeitarchivierung hat. Wurden die Ausgangsrechnungen elektronisch zum Kunden übermittelt, dann kann mittels z.B. openTrans® ein 2-D-Barcode auf die PDF-Visualisierung angebracht werden. Diese enthält die Rechnungsdaten sowie die vom Umsatzsteuergesetz vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur.

Da das Beleg- Archiv als Datenbank aufgebaut wurde, auf die diese Systeme zugreifen, ist der einzelne Beleg zu jeder Zeit von ihrer Position aus durch einen Mausklick zu erreichen und zu visualisieren. Das spart sehr viel Suchzeit beim Mandanten, wenn ein Rechnungsdisput geführt werden muss.

Nach Belegerfassung werden die eingescannten Belege sofort mit dem Schließen des Mandantentools an die Kanzlei übertragen.

Diese Lösung ist geeignet gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, die auch auf Rationalisierungseffekte achten müssen. Der Beleg soll nur einmal angefasst, bearbeitet und dann an alle weiteren Stellen zur Verfügung gestellt werden.

Die in der Finanzbuchhaltung verbrachte Arbeitszeit reduziert sich auf beiden Seiten deutlich. Die Steuerkanzlei kann diese eingesparte Zeit dazu verwenden, dem Mandanten höherwertige Beratungsangebote zur Verwaltung seines Unternehmens anzubieten. Durch die auch in diesem System sehr kurzen Buchungsrhythmen verbessern sich auch hier Qualität und Belastbarkeit der Zahlen des Rechnungswesens. Das darauf aufbauende Berichtswesen inklusive Kontrollen konnte die Steuerkanzlei bisher nicht anbieten, weil die Beleg-Aktualität, die für so ein Angebot nötig gewesen wäre, mit Pendelordnern und Verweildauer von bis zu sechs Wochen nicht herzustellen war. Die Steuerkanzlei begegnet damit effizient dem Kostendruck, der dazu führt, dass in Auftrags-Finanzbuchhaltungen auf herkömmliche Weise nur noch schwer positive Deckungsbeiträge zu erzielen sind.

Durch tagesaktuelle Auswertungen steuert der Mandant sein Unternehmen und schont seine Liquidität. Er kann täglich sehen, welche seiner Kundenforderungen fällig oder überfällig sind und welche seiner Lieferantenrechnungen er jetzt oder innerhalb der nächsten Wochen bezahlen muss.

Diese Vorort-Lösung ist in hervorragender Weise geeignet, dem Mandanten, der einerseits ein digitales Belegwesen wünscht, andererseits aber eine gewisse Autonomie gegenüber der Steuerkanzlei erhalten will, eine Lösung zu bieten, die die Vorteile von Internet-Datenaustausch und zentraler Datenhaltung miteinander verbindet und dabei mit erfreuliche wenigen Schnittstellen zu dritten Partnern auskommt.

Es gibt eben mehrere Wege zum Ziel.

Völlig klar ist, dass sich die Auftrags-Finanzbuchhaltung der Zukunft in kürzester Zeit stark verändern wird. Diese Veränderung sollte über Steuerberater positiv begleiten. Es ist gut, das es dazu verschiedene Alternativen gibt, die dem Mandanten angeboten werden können und die ein integratives System abbilden.


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