Home  Kanzleiangebote

Die Kanzlei als Datendrehscheibe der Finanzbuchhaltung

Von Peter tom Suden

24.06.2009

Peter tom Suden

Peter tom Suden 

Steuerberater Peter tom Suden ist als ehemaliges Mitglied des Vorstands der DATEV eG ein langjährig erfahrener Praktiker im Bereich der Kanzleiführung und Organisation.

Die deutsche Post will zum Jahreswechsel 2009/2010 einen internetbasierten Briefbeförderungsdienst starten. So zu lesen in der Wirtschaftswoche Nummer 23/2009. Die Post will damit ein Konkurrenzangebot zu DE-Mail in den Markt bringen. DE-Mail will seinen Bürgerportaldienst, der einen sicheren elektronischen Datenaustausch zwischen Bürger und Behörden aller Art, aber auch zwischen Unternehmen bietet, sowie weitere Dienste wie qualifizierte elektronische Signatur im Frühjahr 2010 starten. Vor allem das Angebot der Deutschen Post auf sogenannte Hybrid-Mail bietet große Chancen in der Auftrags-Finanzbuchhaltung.

Hybrid-Mail bedeutet, dass jeder Postempfänger bestimmen kann, wie er künftig seine Post zu erhalten gedenkt. Will er Teile davon - oder alles - nur noch elektronisch erhalten, dann wird die deutsche Post die bestimmten Teile oder die ganze Post, die für diesen Adressaten bei ihr in Papier ankommt, einscannen, digitalisieren und das digitalisierte Abbild dann per eMail zustellen. Der Adressat kann bestimmen, ob die gescannten Papierdokumente vernichtet oder auch dem Adressaten zugestellt werden sollen. Es wird auch ein Angebot eines eMail-Einschreibens gemacht, bei dem der Absender eine Zustellquittung erhält, wenn der Adressat die mit einer Empfangsquittungsanforderung versehene eMail öffnete. Damit ist eine Zustellung  dieser Mail an den Adressaten rechtssicher nachgewiesen. Der umgekehrte Weg von der eMail zum Papier wird gleichfalls angeboten. Auch andere ergänzende Dienstleistungen will die Deutsche Post erbringen. So sollen z.B. bei Rechnungen die Zahlungsdaten ausgelesen und dem Empfänger zur Verfügung gestellt werden. Der kann dann, ganz nach seiner Wahl, die empfangene Rechnung sofort  oder zu einem späteren Termin per electronic banking mit einem einzigen Mausklick bezahlen.

Für die Auftrags-Finanzbuchhaltung rückt damit das nachstehende Szenario in erreichbare Nähe:

Rechnungsbearbeitung

(Vergrößerung durch Klick auf Abbildung)

Die Steuerkanzlei kann sich auf verschiedene Weise zur Drehscheibe für Rechnungsdaten ihrer Mandanten wandeln, ihre Auftrags-Finanzbuchhaltung modernisieren, dem Mandanten mit weiteren Dienstleistungen einen Mehrwert hieraus bieten, der bisher nicht erreicht werden konnte und noch weitere hochwertige Beratungsleistungen erschließen und anbieten.

Die Kanzlei richtet dazu für ihren Mandanten jeweils ein Rechnungseingangs- und ein Rechnungsausgangs-Postfach ein und lässt sich darauf einen lesenden Zugriff schalten. Entweder holt sie die dort eingestellten Rechnungen wöchentlich ab, bucht dann oder sie lässt sich nach Eingang von Dokumenten in diesen Postfächern benachrichtigen und bucht dann zu einem von ihr zu bestimmenden Zeitpunkt. Der Mandant -oder in dessen Auftrag die Kanzlei- bespricht mit seinen Kunden und Lieferanten -allen oder Teilen davon-, künftig elektronisch Rechnungsdaten auszutauschen.

Das Rechnungseingangs-Postfach nimmt alle Eingangsrechnungen auf. Dabei ist es egal, ob der Lieferant diese Daten per eMail schickt oder per Papier. Papierrechnungen werden von der Deutschen Post digitalisiert und im sogenannten "Botenmodell" im Auftrage der Lieferanten des Mandanten qualifiziert elektronisch signiert. Der Mandant entscheidet vorher noch, ob er sich die Papierdokumente weiterhin zustellen lassen will. Nötig ist das eigentlich nicht.

Die Kanzlei beschafft sich im Internet kostenfrei verfügbare Signatur-Prüfsoftware. Sie prüft damit die Signaturen der Eingangsrechnungen, erstellt die Prüfdokumente und archiviert dann elektronische Rechnungen und Prüfprotokolle. Das könnte der Mandant natürlich auch selbst übernehmen. Danach bucht sie die Eingangsrechnungen. Der Mandant greift für Zwecke der Rechnungsprüfung und -verarbeitung auf das Archiv zu. Auch bei Betriebsprüfungen wird auf dieses Archiv zugegriffen. Jeder geforderte Zugriff  - von Z1 bis Z3 - ist möglich.

Für die Ausgangsrechnungen stellt die Kanzlei dem Mandanten einen speziellen Druckertreiber wie z.B. Doc2Ex, Viper oder SYMPLIST Express  zur Verfügung, oder der Mandant kauft diese Software selbst. Der Mandant erstellt seine Ausgangsrechnungen dann künftig wie bisher auch. Nur anstatt sie auszudrucken, zu falten, zu kuvertieren, zu frankieren und zur Post zu bringen, schickt er sie über den Druckertreiber, der aus dem Datensatz eine elektronische Rechnung erzeugt. Der Mandant hat dann die Wahl:

1. Er bringt selbst eine qualifizierte elektronische Signatur auf seine Ausgangsrechnung auf, sendet die dann -ganz einfach mit Hilfe der Stammdatenverwaltung in seinem Rechnungsschreibungssystem oder in der Begleitsoftware des Druckertreibers- an seinen Mandanten und cc: an das Rechnungsausgangs-Postfach.  Die Kanzlei erhält eine Nachricht über neu vorliegenden Buchungsstoff und bucht zu gegebener Zeit. Oder:

2. Er schickt diese Rechnung direkt an das Rechnungsausgangspostfach. Die Kanzlei erhält eine Nachricht über neu eingegangene Entwürfe von Ausgangsrechnungen, bringt im sog. "Botenmodell" die qualifizierte elektronische Signatur an und versendet die Rechnung dann im Auftrag des Mandanten per eMail an den Adressaten. Anschließend bucht sie die Rechnungen.

Die Be- und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen lässt sich damit in ein "Sorglos-Paket" für den Mandanten einstellen. Er sendet und empfängt elektronische Rechnungen und für die Anbringung der qualifizierten elektronischen Signatur bei Ausgangsrechnungen bzw. die Signaturprüfung bei Eingangsrechnungen sorgt die Kanzlei. Dies ist eine Tätigkeit im Rahmen der Auftrags-Finanzbuchhaltung, damit in den Kreis der vereinbaren Tätigkeiten des Berufsrechts und in den Schutzkreis der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung einbezogen.

Die Vorteile für den Mandanten sind: alle Vorteile, die eine elektronische Rechnung mit sich bringt; von schnellerer Bezahlung (durchschnittlich 5 Tage früher) über Skontofähigkeiten, jederzeitigen Zugriff auf die Rechnungsdokumente, working capital management auch für KMU bis hin zu Factoringfähigkeit und "fast-close". Die Aufzählung ist nicht abschließend.

Aber auch die Kanzlei profitiert enorm. Sie kann jetzt alle 4 Buchungskreise automatisieren:

1. Rechnungsausgang: alle zur Buchung notwendigen Daten bringen die Belege mit, eine Lerndatei im Rechnungswesen-System erschließt in kurzer Zeit einen hohen Automatisierungsgrad. Ziel: in 6 Monaten > 80%.

2. Rechnungseingang: alle zur Buchung notwendigen Daten kommen mit dem Beleg, aus den Kreditorenstammdaten oder werden eingepflegt. Eine Lerndatei im Rechnungswesen-System erschließt in kurzer Zeit einen hohen Automatisierungsgrad. Ziel: in 6 Monaten > 80 %.

3. Kasse: Excel-Kassenbuch oder Internet-Kassenbuch. Limitierter Kontensatz, weitestgehend automatische Buchung, Lerndatei, Ziel: in 6 Monaten über 90 %.

4. Bank: lesender Zugriff und automatische Buchung von Bankbewegungsdaten, Lerndatei und OPOS-Ausgleich, Ziel: in 6 Monaten über 90 %.

Zudem kann sie für den Mandanten mit wenig Mitteleinsatz die Langzeitarchivierung der Buchungsbelege organisieren. Es lassen sich damit die technischen Probleme, die ansonsten der Mandant selbst lösen müsste, beherrschen. Und aus dieser Aufbewahrungsorganisation ergibt sich ein data room für unterschiedliche Zwecke, z.B. für

  • Jahresabschluss-Arbeiten
  • Betriebsprüfungen


Die Kanzlei kann den Mandanten nun auch zu tragbaren Kosten bei der Liquiditätsplanung, der Debitoren-Überwachung, dem Kreditoren-Ausgleich unterstützen; und auch für Klein- und mittelgroße Unternehmen rücken Beratungen zur Unternehmensplanung und -überwachung in erreichbare Nähe. Diese Beratungsleistungen lassen sich von den Kanzleimitarbeitern sehr gut vorbereiten und könnten zB in wöchentlichen Videokonferenzen mit dem Mandanten ausgebracht werden. Dabei bezeichnet der Mandant dann die zu schreibenden Mahnungen und die zu zahlenden Eingangsrechnungen. Für die Ausführung dieser Arbeiten sorgt die Kanzlei. Auch dies ist vereinbare Tätigkeit. Weiter wird die Liquiditätsplanung für die kommenden Wochen ebenso besprochen wie eine Geld- oder Gewinnverwendungsrechnung, die Zielverfolgung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen etc. Das alles führt zu einer verstärkten Mandantenbindung.

Ausserdem ist hierin  die Antwort der Kanzlei auf die folgenden Änderungen der Bearbeitung von Jahresabschlüssen in den Veranlagungsarbeiten der Finanzverwaltung zu finden: Ab Wirtschaftsjahr 2010 verlangt die Finanzverwaltung die Übertragung von Bilanzdaten elektronisch im Standard XBRL. Das ist deshalb für keine Kanzlei ein Problem, weil die Hersteller von Rechnungswesen-Software in die Planungen der Finanzverwaltung einbezogen sind und bis dahin ihre Lösungen zur Marktreife gebracht haben. Ziel der Finanzverwaltung ist ein risk management system aus

  • Größenklassen
  • Einhaltung/ Erfüllung von Branchenstandards
  • Compliance bei Auffälligkeiten

Um das zu erreichen, wird sich bereits mittelfristig die Arbeit in der Betriebsprüfung ändern weg von der Belegprüfung hin zu einer Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Finanzbuchhaltung. Zu dieser Ordnungsmäßigkeitsprüfung gehört die Verfahrensdokumentation, die Ordnungsmäßigkeit von Prüf- und Verarbeitungsroutinen bei elektronischen Rechnungen inklusive der Nachschau des interchange agreements bei im EDI-Verfahren ausgetauschten elektronischen Rechnungen, der ordnungsgemäßen Belegverarbeitung und Signaturprüfung; kurz: Betriebsprüfungen werden formaler ablaufen als bisher. Die Prüfer werden zielgerichteter eingesetzt. Jede Kanzlei tut daher gut daran, im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten ein standardisiertes Set von Prüfroutinen aus IDEA ® oder ACL ® nach der Jahresabschlusserstellung als Prüfgitter über den Jahresabschluss zu legen und einen sog. exception report zu erzeugen, der neben Ausreißern in einem Mehrjahresvergleich auch Branchenzahlen prüft und damit unplausible Zahlen anzeigt, die zu hinterfragen besser im Jahresabschlussgespräch als kurz vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgt. Die Veranlagungsstelle im zuständigen Finanzamt macht das ab Wirtschaftsjahr 2010 schließlich auch. Ein Mandant wird diese hochwertigen Beratungsleistungen zu schätzen wissen. Die Kanzlei kann das ohne übergroßen Aufwand erledigen.

Aus den Angeboten von DE-Mail und Deutscher Post ergeben sich Beratungs-Chancen, deren Wahrnehmung jede Kanzlei überlegen sollte. Zusätzlich zu den bisherigen neuen Angeboten könnte, als Komplettierung, der elektronische Aktenschrank für den Mandanten hinzukommen. In diesem findet er, geschützt vor unberechtigten Zugriffen, "seine" Kanzleiakte, die alle für ihn eingekommenen und ausgesandten Dokumente enthält, außerdem Arbeitspapiere, soweit sie nicht zur Handakte zählen. Auch hier ist der Vorteil auf beiden Seiten. Sowohl der Mandant als auch die Kanzlei-Mitarbeiter können zu jeder Zeit, geschützt und berechtigt über SmartCards, auf den Datenbestand in dem elektronischen Aktenschrank zugreifen. Damit werden völlig neue, hochattraktive Modelle der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei ermöglicht.

Auf den ersten Blick scheint der Grad an Komplexität hier sehr hoch. Trotzdem ist dieser Weg gangbar. Es sei auch darauf hingewiesen, dass es andere , heute bereits verfügbare, Angebote gibt-zB von DZ-Bank/ VR und Sparkassen sowie Verbundgruppen wie Servicon-, und die bieten mit einer Portal-Lösung Alternativen. Hier werden die Daten soweit  als möglich an den Zahlungsverkehr allokiert, Rechnung, Gutschriften und weitere Dokumente können über heute  bereits im Markt befindlicher Onlinebankingprodukte erzeugt, versendet, empfangen und ohne Medienbruch bezahlt  werden. Die dazu erforderlichen Infrastrukturen sind seit Jahren am Markt etabliert. Andere Wettbewerber wie die Deutsche Post beginnen gerade erst mit der Vermarktung ihres Angebots und entwickeln das Angebot parallel dazu weiter.

Der hybride Ansatz der Banken oder auch solcher Dienstleister wie sgh ist: ein Postfach für elektronische Rechnungen einrichten, Papierrechnungen werden mit regelmäßigem Sammelumschlag an das jeweilige es Scan- Center geschickt. Und das dahinterliegende Portal  ermöglicht elektronischen Rechnungsempfang bis hinein in die Systeme des Kunden. Das Portal stellt rein elektronische aber auch gescannte Rechnungen mit Daten bereit, sodass die Buchung auf Basis der Kopfdaten und Steuersätze sofort erfolgen kann. Rein elektronische Rechnungen werden mit allen Positionsdaten inklusive Signatur-Verifikation geliefert.

Der Unterschied der Ansätze zeigt sich in der unterschiedlichen Nähe zum Geldverkehr und im Interesse daran. Die Steuerkanzlei will eine hochwertige Datenqualität der Buchungsbelege, damit weitgehend automatisiert werden kann. Das Angebot von DZ-Bank/ VR und Sparkassen ist darauf gerichtet, Zahlungsroutinen zu erleichtern, Zahlungsvorgänge auch in der Bank zu automatisieren und einen noch tieferen Einblick in das Geschäft des Nutzers zu erhalten. Der Mandant will belastbare betriebswirtschaftliche Auswertungen und er will eine reibungslos funktionierende Unternehmensverwaltung.

In den nächsten Wochen werden die Konturen der Angebote von Deutscher Post und DE-Mail sicher deutlicher und auch die angedachten Preise für diese Leistungen werden bekanntgemacht. Dass die Bäume da nicht in den Himmel wachsen, dafür sorgen schon die Konkurrenten. Sowohl die österreichische als auch die dänische Post haben in der letzten Woche Pressemitteilungen herausgegeben, in denen sie ähnliche Angebote wie Deutsche Post und DE-Mail vorstellen. Und einer elektronischen Post ist es gleich, welchen Weg im Internet sie nimmt. Die Sicherheitsstandards sind in Österreich und in Dänemark gleich den deutschen. Vor daher kann man sich die Preisbildung beruhigt aus der Distanz des eigenen Schreibtisches ansehen. Die Signatur- und Scan-Dienstleister werden sich überlegen, wie sie diese Transport- und Umwandlungsangebote von Deutscher Post und DE-Mail in ihre Geschäftsmodelle einbauen können.

Newsletter
 hier abonnieren
Premium-Partner
Munker Datenschutz
hmd SOFTWARE
COLLEGA
microdat
Audicon
ADNOVA - LAND-DATA
Simba
FIBUdata
DATAC
SBS Software GmbH
Stollfuß Medien
Partner-Portale
Forum Elektronische Steuerprüfung
rechnungsaustausch.org
Veranstalter