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Akzeptanz von "Buchführung mit Zukunft"

Erstveröffentlichung im Magazin "Profile" des Steuerberaterverbandes Westfalen-Lippe

Von Stefan Droß

20.05.2009

Stefan Droß

Stefan Droß 
Stefan Droß ist Inhaber der Stefan Droß Organisationsberatung und Training für steuer- und wirtschaftsberatende Berufe (www.sdw-consulting.de), einem unabhängigen Beratungshaus für Kanzlei-Management- und Consulting-Dienstleistungen.

Seit geraumer Zeit im Einsatz vergeht derweil kaum ein Strategiegespräch mit Mitarbeitern der DATEV, ohne das die Kanzlei auf ihren Nutzen beim Einsatz von „Buchführung mit Zukunft“, kurz „BMZ“, hingewiesen wird. Trotz der Vorteile, die nicht nur die innovative Spitze unter den Kanzleien erkennt, ist der flächendeckende Einsatz dieses Konzeptes für die Finanzbuchführung eher selten anzutreffen: Zumeist mit dem ein oder anderen gut gesonnenen Mandanten zu Testzwecken angefangen, vielleicht später noch ein, zwei weitere Mandanten für dieses Thema hinzugewonnen, sind die Aktivitäten rund um die Umstellung weiterer Mandanten in vielen Kanzleien bereits nach wenigen Monaten wieder eingeschlafen. Was in vielen Fällen bleibt, sind Werbebanner auf der Kanzleihomepage – quasi als Relikte aus der gut gemeinten Anfangseuphorie.

BMZ - was und wieso eigentlich?

Obgleich - gestützt durch einen überaus hohen Werbeaufwand - das Werkzeug "BMZ" für die Finanzbuchführung bei den meisten Kanzleien inzwischen bekannt (wenn nicht gar im Einsatz) ist, soll das Wesen von "BMZ" an dieser Stelle kurz erläutert werden:

Der Mandant faxt (oder wahlweise scannt und mailt) seine Rechnungsbelege - so diese bei ihm eingehen - an das Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg. Er ist schneller in der Vorbereitung, weil er die Belege jetzt sukzessive übermittelt, statt hin- und herzufahren. Er hat die Belege über das Belegarchiv online im Zugriff und erhält stets aktuelle Zahlen und Auswertungen. Die Kanzlei profitiert, indem sie ihre Lastspitzen unter den FiBu-Sachbearbeitern entzerrt. Über die Nutzung weiterer Module wie OCR-Schrifterkennung der Belege lassen sich darüber hinaus ähnlich zur RZ-Bankinfo Buchungsvorschläge generieren, die in Verbindung mit Kassenbuch online zu einer deutlichen Zeitersparnis bei der Bearbeitung führen. Durch die Aktualität der Buchführungen lassen sich für die Kanzlei neue Geschäftsfelder wie OPOS und Mahnwesen aufbauen.

"Was ist es ein schönes Gefühl, die FiBu schon am jeweils 5. des Folgemonats fertig zu haben", so kürzlich ein Berufskollege zum Thema BMZ.  "So bin ich jederzeit brandaktuell und kann stets agieren, anstatt zu reagieren."

Was ist es also, daß die Umstellung weiterer (FiBu-)Mandanten auf "Buchführung mit Zukunft" ins Stocken geraten lässt? Was sind die Gründe, warum erst gar nicht mit BMZ begonnen wird? Es gilt zu untersuchen, wo genau die Ursachen liegen. Wie immer erscheinen die Gründe vielfältig und sind im Einzelfall zu betrachten:

Mitarbeiter

Erinnern wir uns an die kritischen Stimmen bei der Einführung der RZ Bankinfo/Kontoauszugsmanager. Inzwischen ist dieses Werkzeug als Arbeitserleichterung aus dem Kanzleialltag gar nicht mehr wegzudenken. Wird es sich auf kurz oder lang bei BMZ nicht ähnlich verhalten?? Ich denke nein. Bei der Einführung der RZ Bankinfo bleibt der eigentliche Buchführungsprozess weitestgehend erhalten. Nur mit Abstrichen so bei BMZ: Aus Sicht des Mitarbeiters läuft die "neue" Arbeitsweise komplett gegen alte Gewohnheiten: der Arbeit mit Ordnern. Stattdessen übernimmt die EDV gewisse Tätigkeiten, der Ordner wird aufgelöst und die Arbeit umorganisiert vom gewohnten monatlichen Buchen auf mind. wöchentliche Buchhaltung. Jahrelange Strukturen werden aufgerissen! Darüber hinaus analysiert ggf. noch der Buchungsassistent den digitalen Beleg und fügt die buchungsrelevanten Informationen in die Erfassungsmaske von Kanzlei Rechnungswesen automatisch ein. Wenn also der Mitarbeiter das Gefühl bekommt, er würde sich selbst "wegrationalisieren", wie es gerne heißt, warum also sollte er versuchen, "seinen" Mandanten das Konzept Buchführung mit Zukunft schmackhaft zu machen? Niemand sägt gerne an dem Ast, auf dem er sitzt!

Hier hilft, gemeinsam mit sog. Meinungsmachern unter den Mitarbeitern (in jeder Kanzlei gibt es diese!) die ersten Mandanten umzustellen und somit den anderen Mitarbeitern zeigen, daß die neue Arbeitsweise auch Chancen für weitere Geschäftsfelder bietet. Gegebenfalls hilft auch ein gemeinsamer Besuch einer erfahrenen BMZ-Kanzlei eines Berufskollegen weiter, um Vorbehalte auf Mitarbeiterseite zu begegnen. Sicher ist aber eins: Derartige Ressentiments können ein ganzes Projekt zum Kippen bringen. Am Ende bleibt unter der Belegschaft nur Frustration und mangelnde Motivation. Nehmen Sie als Kanzleichef also diese Vorbehalte ernst! Ergreifen Sie frühzeitig Maßnahmen, die Mitarbeiter miteinzubeziehen!

Ein Berufskollege: "Wir wollen gerne mit BMZ anfangen, ja, sogar die Mandanten fragen schon nach. Nur die Mitarbeiter bekommen wir nicht dazu."

Wer sich nicht mit der Psychologie seiner Mitarbeiter auseinandersetzt, wird kaum ein Kanzleiprojekt erfolgreich beenden können. Ein weiteres Dilemma wird nämlich offenbar: "Jetzt soll ich auch noch wissen, was der Mandant Meier so alles macht", beklagte sich kürzlich eine (Neu-)Anwenderin von BMZ. Geht man dieser oder ähnlichen Aussagen der Belegschaft auf den Grund, so stellt man immer wieder fest, daß die eigentlich positive Grundausrichtung (nämlich den Mandanten wirklich zu "kennen") sich hier ins Gegenteil umkehrt: Der Mitarbeiter hat Bedenken, daß er sich nun noch intensiver mit der Geschäftswelt seines Mandanten auseinandersetzen muss, als es bei der reinen Erfassung von Buchungen mittels mehr oder weniger anonymen Belegordnern der Fall war.

Der (FiBu-)Sachbearbeiter sieht sich heute jedoch nach wie vor vielmehr in der Rolle des Abarbeitens, in der Rolle des Zulieferers - und gibt sich oftmals auch als solcher mit dieser Rolle zufrieden. Auch mitunter aus solchen Gründen, da der enge Tagesrhythmus sich dieses "Mehr mit dem Mandanten befassen" in vielen Fällen kaum zulässt. Die Kanzleileitung tut also gut daran, gerade in der Anfangszeit der Umstellung den betreffenden Mitarbeitern die notwendigen, zusätzlichen Freiräume einzuräumen.

Kanzleileitung

"Wir führen Buchführung mit Zukunft ein. Das machen wir aber ohne externe Berater. So schwer wird die Installation ja schon nicht sein", so der Tenor von so manchem Kanzleiinhaber. Derartige Versuche, Buchführung mit Zukunft einzuführen, sind von vornherein zu Scheitern verurteilt. Kanzleien, die ihr Projekt "BMZ" als rein technische Angelegenheit begreifen, werden nach einiger Zeit resignierend feststellen, daß nur wenige Mandanten (wenn überhaupt) vom neuen Angebot Gebrauch machen. Beispiele dafür begegnen uns in der Praxis mehr als genug.

Zumeist verbleibt die operative Umsetzung den Mitarbeitern. Die Kanzleileitung stößt das Thema während der Startphase lediglich an, bestenfalls wird noch eine "Vertriebs"-Schulung organisiert. Hier hätte die Chefetage gleich sagen können: "Geht hin und verkauft..." Weiter entsteht der Eindruck, daß die Finanzbuchführung vielerorts seitens der Kanzleileitung als Abfallprodukt angesehen wird. Wie soll da ein Mitarbeiter motiviert sein, sich für neue Wege stark zu machen?

Die strategische Umsetzung jedoch kann nur Chefsache sein: Die Mandantenansprache will geplant und die Ziele (z. B. die Umstellung von zwei bis drei Mandanten im Monat) wollen formuliert und kontrolliert werden. Gerät die Zielerreichung ins Stocken ist eine gemeinsame kritische Hinterfragung möglicher Ursachen notwendig: Liegt es an der Technik? Am Mandanten? Am Mitarbeiter?? …

So sollten auch die Mitarbeiter - wenn sie zu Mandantengesprächen hinzugezogen werden - auch entsprechende Begeisterung zeigen. Zugegeben: es ist nicht Jedermanns(-frau) Sache, vor "seinen" Mandanten zu treten und ihm etwas zu "verkaufen". Oftmals traut aber die Kanzleileitung ihren FiBu-Kräften in dieser Hinsicht wenig zu ("Das können die nicht, das sind FiBu-Sachbearbeiter"), anstatt ggf. ungeahnte Potenziale bei den Mitarbeitern zu fördern.

Ein Mitarbeiter, der nach einiger Zeit zu der Auffassung gelangt, "Buchführung mit Zukunft sei für seinen Mandanten genau das Richtige, wird höchstwahrscheinlich den Mandanten überzeugen können. Denn wer selbst Begeisterung zeigt, wird auch andere überzeugen und für sich gewinnen können.

Technik als Hemmnis

Mit manchem Faxgerät werden die Belege nicht in der Qualität erkannt, wie es die OCR-Erkennung der Belege i. V. m. dem Buchungsassistent benötigt. In anderen Fällen benötigt der FiBu-Bearbeiter die Belege anders, als der Mandant diese gefaxt/gescannt hat. Die Krux liegt also wieder einmal im Detail. Was passiert? Der Mitarbeiter der Kanzlei muß gerade in der Anfangszeit der Umstellung (in der der Mandant selbst noch "seine" ideale Organisation sucht) verstärkt beim Mandanten anrufen. Wird diese steinige Anfangsphase nicht schnellstens eliminiert oder bekommt man bei der Installation von Fax, Unternehmen online und Smart card die erforderliche Technik erst gar nicht lauffähig in den Griff, ruft sie in den meisten Fällen Ärgernisse auf Seiten des Mandanten hervor. Ärgernisse, die mitunter zu einem Imageverlust, im schlechtesten Fall sogar bis zur Androhung des Mandatsverlustes führen können.

Generell sollten im Vorfeld organisatorische Grundlagen geschaffen werden. Hier ist die Unterstützung durch einen externen Spezialisten für BMZ hilfreich. Die DATEV selbst bietet diese Dienstleistung ebenso an wie spezielle Lösungspartner unter den DATEV-Systempartnern oder DATEV-unabhängige Kanzleiberater.

Mandant als unbekannte Größe?

"Die Mandanten wollen das nicht", oder "der Mandant will sich nicht umorganisieren", lautet das Statement etlicher Kanzleien, das fast schon wie eine Entschuldigung klingt.

Sie sollten nicht den Fehler machen, das BMZ-Konzept über jeden Mandant stülpen zu wollen, sondern nur dort eine Implementierung forcieren, wo es Sinn ergibt: Ein kurzes Beispiel hierzu: Der etwas größere Mandant, der seine Buchführung im eigenen Hause erledigt und seine Prozesse zufriedenstellend organisiert hat, ist sicher der falsche Adressat. Schwer zu überzeugen ist sicher auch der alteingesessene Mandant, der seit jeher Vorbehalte gegenüber Online-Anwendungen hat. Zielmandate sind vielmehr alle Neumandate sowie diejenigen, die weit entfernt leben, überlastet sind, mittels OPOS ihre Liquidität stärken wollen/müssen oder aber ihre eigene Buchführungskraft entlasten wollen. In jedem Fall hilft eine kritische Überprüfung jedes einzelnen Mandanten und seiner Prozesse weiter.

Fazit

Im Kanzleialltag bestimmt die Kanzlei selbst, was angenommen wird. Der Vertrieb von "Buchführung mit Zukunft" kann daher nur Chefsache sein. Nur wenn die Chefetage die Umstellung von FiBu-Mandanten als ihr eigenes Projekt annimmt, ist in den meisten Fällen von einem erfolgreichen Projektverlauf auszugehen. Damit ist nicht gemeint, daß der Chef nunmehr selbst die Ärmel hochkrempeln und alle Mandanten ansprechen sollte. Nein, vielmehr ist der Inhaber gefragt, wenn es um die nachhaltige(!) Motivation seiner Mitarbeiter geht, wenn es darum geht, sich von möglicherweise auftretenden Misserfolgen nicht entmutigen zu lassen und wenn es darum geht, der Belegschaft den positiven Umgang mit diesem Thema sowie die Erfolge in der Mandantenansprache vorzuleben. Nur wer Vertrauen schafft, gewinnt die Akzeptant - sowohl bei den eigenen Mitarbeitern, als auch bei den Mandanten.

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