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Leistungserfassung in der Kanzlei

Von Frank Rösner


Frank Rösner

Dipl.-Kfm. Frank Rösner ist selbständiger Steuerberater in Garmisch-Partenkirchen (www.stb-roesner.de). Neben seiner steuerberatenden Tätigkeit widmet er sich insbesondere dem Bürokratieabbau und der Kanzleiorganisation. Er ist Entwickler einer Software zur Leistungserfassung auf Basis von digitalen Stoppuhren (www.1a-leistungserfassung.de).

Der tägliche Arbeitsablauf in der Kanzlei ist geprägt von einer Vielzahl unterschiedlicher Leistungen. Die unmittelbare operative Tätigkeit, z.B. die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen, wird häufig unterbrochen von Beratungen, Telefonaten und Besprechungen mit Mitarbeitern. Am Ende des Tages bedarf es deshalb bisweilen einiger Anstrengungen zu sagen, welche Leistungen erbracht worden sind. Ohne eine ausgefeilte Leistungserfassung kommt deshalb heute keine Kanzlei mehr aus.

Zum einen ist eine möglichst lückenlose Leistungserfassung wichtige Grundlage bei der Honorarabrechnung - sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich des angefallenen Zeitaufwands. Zum anderen dient eine detaillierte Leistungserfassung der Reduzierung von Haftungsrisiken, weil der Berater nachweisen kann, wann und mit welchem Inhalt eine Beratung stattgefunden hat.

Ohne die EDV ist eine Leistungserfassung, die diese Anforderungen erfüllt, heute nicht mehr zu bewerkstelligen. Dabei unterscheidet sich Leistungserfassungssoftware von anderen Computerprogrammen in einem wesentlichen Punkt: Die Leistungserfassungssoftware wird frühmorgens bei Arbeitsbeginn als erstes gestartet und erst beim Verlassen des Büros am Abend beendet. Nur das Betriebssystem kann eine derartige Präsenz vorweisen.Denn Leistungen fallen von der ersten bis zu letzten Minute der Anwesenheit im Büro an, seien es auch nicht weiterberechenbare Leistungen wie Fortbildung oder Mitarbeiterbesprechungen, welche in vielen Büros für statistische Zwecke mit aufgezeichnet werden.

Die Leistungserfassungssoftware ist also der tägliche Begleiter des Beraters bzw. Sachbearbeiters. Besonders wichtig ist deshalb, dass die Leistungserfassungssoftware den Arbeitsfluss nicht stört. Je "unauffälliger" die Software als Instrument eingesetzt werden kann, desto höher wird die Qualität der erfassten Leistungen sein - mit den entsprechenden positiven Auswirkungen auf die Qualität bzw. Vollständigkeit der Honorarabrechnung und die Reduzierung von Haftungsrisiken.

Leistungserfassungssoftware muss also einfach strukturiert sein und darf den eigentlichen Arbeitsfluss nicht mehr als unbedingt erforderlich stören. Aufgrund der ständigen Präsenz der Software summiert sich etwa ein unnötiger Mausklick im Laufe eines Jahres auf viele Stunden. An dieser Stelle bringe ich immer gerne den Vergleich mit einem Fußballschiedsrichter. Je unauffälliger dieser seine Arbeit verrichtet, desto besser ist er. Übertragen auf die Leistungserfassungssoftware bedeutet dies: Weniger ist mehr.

Die Eingabemaske darf nur die absolut unverzichtbaren  Erfassungsfelder beinhalten. Jede Überfrachtung der Software führt zu einer verminderten Akzeptanz bei den Anwendern und reduziert die Qualität der Leistungserfassung. Datumsfeld, Mandanten- Leistungs- und  Sachbearbeiternummer sowie Notiz- und Zeitfeld sind völlig ausreichend. Und die eigentliche Zeiterfassung erfolgt zweckmäßigerweise über digitale Stoppuhren. Auch sollte sich der Anwender auf möglichst wenige Leistungsarten beschränken, z.B. „10 Beratung“, „20 Buchführung“, „30 Jahresabschluss“, „40 Steuererklärungen“, „45 Bescheidprüfung“, „60 Lohn“ usw. Mehr als 20 Leistungsarten sind praxisuntauglich.

Erst bei der Auswertung der erfassten Leistungen erfolgt dann die Umsetzung nach der jeweiligen Gebührenverordnung. Wer dagegen bei der eigentlichen  Leistungserfassung zuviel an die Gebührenverordnung denkt, wird mit seiner Leistungserfassung "nicht glücklich" und diese als hinderlich empfinden. Aufgrund des Vorgenannten hält es der Autor für unbedingt erforderlich, dass das Leistungserfassungsmodul  eigenständig und unabhängig von der Kanzleisoftware genutzt werden kann. Jede funktionelle Abhängigkeit von der Kanzleisoftware, z.B. automatischer Start der Zeitmessung beim Öffnen der Buchungsmaske, reduziert die Flexibilität der Software.

Diese Seite wurde im Februar 2009 in das Forum aufgenommen und im Februar 2009 zuletzt geändert.

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