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Pragmatisches Controlling – 30 Minuten Fitness pro Woche für die Kanzlei

Von Cordula Schneider

29.09.2009

Cordula Schneider

Cordula Schneider 
Cordula Schneider, Jahrgang 1963, Dipl.-Kauffrau und Steuerberaterin aus Dortmund, war von 1992 bis 2009 in einer Kanzlei mit drei Partnern und 15 Mitarbeitern tätig. Seit 2008 ist sie in der delfi-net Kanzleiberater GbR insbesondere auf den Gebieten Kanzleiorganisation, Strategie und Mitarbeiterführung tätig.

Einmal im Jahr intensiv Benchmarking, Ursachensuche, Zielfindung und Maßnahmenplanung. Und danach: Die Kontrolle der Zielerfüllung versickert im Treibsand des Arbeitsalltags! Immer wieder nimmt man sich vor, sich "das alles" mal in Ruhe anzusehen. Meine Idee heißt daher: 30 Minuten Fitness wöchentlich.

1. "kleine Tabelle" contra  "Großes Controlling"

Es gibt Kennzahlensysteme mit bis zu 250 Kennzahlen. (Ich muss es wissen, ich habe bei einem der Controlling-Päpste in Deutschland, Prof. Reichmann, studiert. Sein Buch "Controlling mit Kennzahlen" gibt es mittlerweile in der  7. Auflage. Es hat 949 Seiten).

Über Google "Controlling" erhält man ca. 79.200.000 Treffer. Bei Amazon gibt es derzeit zum Thema "Controlling" 4.033 deutsche und 1.341 englische Bücher.

Der Erfolg solcher Kennzahlensysteme ist aber offenbar  begrenzt. Jeden Tag ist es  in den Medien: Fehlentscheidung des Managements in vielen Konzernen, die sich riesige Controlling-Abteilungen leisten. Daher geht mein Ansatz in die Richtung: pragmatisches Controlling.

Beim "großen" Benchmarking innerhalb des delfi-net Steuerberaternetzwerk einmal im Jahr bringen wir es mittlerweile auf 85 Kenzahlen, die zur Verfügung stehen. Selbst einmal im Jahr werde Sie sich nicht mit allen Kennzahlen beschäftigen können oder wollen.

Der Effekt ist oft: Einmal im Jahr intensiv Benchmarking, Ursachensuche, Zielfindung und Maßnahmenplanung. Und danach: Die Kontrolle der Zielerfüllung versickert im Treibsand des Arbeitsalltags! Immer wieder nimmt man sich vor, sich "das alles" mal in Ruhe anzusehen. Meine Idee heißt daher: 30 Minuten Fitness wöchentlich.

Motto:

Wenig tun ist besser als mehr lassen!

Ich weiß, das klingt etwas zu einfach. Aber lesen Sie doch einfach mal weiter!

2. Welche Kennzahlen?

Die wichtigsten Kennzahlen sind gar nicht so umfangreich wie vielleicht gedacht:

  • Umsatz  (Vergleich Soll/ Ist)
  • Deckungsbeitrag (nach Aufträgen/ Mitarbeitern) (hier: Eher Vollkosten als wissenschaftlicher DB-Begriff)
  • Forderungsbestand
  • Unfertige Arbeiten
  • Arbeitszeit/ Woche pro Partner/ DB (bei Vollkostenrechnung) (mein Favorit)
  • (Für Verzagte: Nur Arbeitszeit ohne Berechnung des Stundenlohnes)
  • Info aus Benchmarking 2008:
    • von 30 Chefs, die Ihre Zeit angegeben haben, haben 19 mehr als 2.000
    • Stunden/ Jahr gearbeitet (63,3%)!
    • von den sieben Top-Kanzleien beim Gewinn/ Partner sind nur zwei unter den sieben "Top-Kanzleien" bei Stunden/ Partner. Die Anzahl der geleisteten Stunden des Kanzleileiters hat offensichtlich keinen direkten Einfluss auf die Höhe des Gewinns.

3. Wie ermitteln?

Die wichtigen Kennzahlen lassen sich aus Buchführung und Leistungserfassung schnell ermitteln. Natürlich nicht jede Woche mit der Genauigkeit auf drei Stellen hinter dem Komma! Die Frage ist aber doch, ob es nicht besser ist, etwas ungenauere Zahlen zu haben oder ganz genaue Zahlen gar nicht zu haben!

  • Umsatz: Ermittlung kein Problem
  • Deckungsbeitrag: eher Vollkostenrechnung (s. o.)
  • Forderungsbestand: Forderungen zu Jahresumsatz
  • Unfertige Arbeiten: hier fragen sie einfach aus Ihrer Leistungserfassung die offenen Stunden der Aufträge ab und haben einen schnellen überblick
  • Arbeitszeit Chef: Stunden aus der Leistungserfassung (Für die ganz harten: Gesamtdeckungsbeitrag (Vollkostenbetrachtung) / Stunden Chef)

4. Wie darstellen?

Bei der eben beschriebenen Abfrage der Kennzahlen ergeben sich aus unterschiedliche n Programmen verschiedene Auswertungen.

Bitte! Drucken Sie nicht alles aus und heften es ab bzw. speichern es in der EDV!

Machen Sie sich eine kleine Tabelle, in der sie alle Informationen auf einen Blick haben.

Beispiel: Jahresumsatz 520.000 Euro, Sollumsatz pro Woche 10.000 Euro. Forderungsquote Durchschnitt delfi-net lt. Benchmarking 2008: 17,5 %

Wochencontrolling


Abwandlung: Reduktion der unfertigen Arbeiten um 30 % in Woche 3.

Wochencontrolling

Konsequenz auf den ersten Blick: Der Stundenlohn des Chefs steigt um 265%. Das ist natürlich nur ein Vorzieh-Effekt. Entscheidend ist vielmehr die Verbesserung der Liquidität und damit der Zinseffekt, den die schnellere Abarbeitung der Aufträge mit sich bringt.

5. Wie lange?

Behauptung: Die Ermittlung dieser Kennzahlen dauert max. 15 Minuten.

Sie können die reine Ermittlung zumindest zum Teil auch delegieren! Es bleiben also noch 15 Minuten um im Rahmen einer Kurzanalyse einzelne, auffällige Kennzahlen tiefer zu durchleuchten, z. B. Umsatz/ DB nach Auftrag/ Mitarbeiter, OPOS-Liste durchsehen, unfertige Arbeiten im Einzelnen ansehen, etc. Und vielleicht 3 Minuten über den Stundenlohn des Chefs nachdenken!

6. Wann?

Glauben Sie mir, es passiert nur, wenn sie sich einen festen Termin in den Kalender eintragen, der wie ein Termin mit dem Mandanten eingehalten wird! z. B. vor der wöchentlichen Chefbesprechung bei Sozietäten. Oder am Montag als erstes zur Motivation, die Forderungen/ unfertigen Arbeiten diese Woche zu verringern.

Mein Vorschlag: Donnerstag nach der Mittagspause. Warum? Donnerstagnachmittag wird die Zeitplanung für die nächste Woche gemacht und die Erkenntnisse des Controlling können sofort mit eingearbeitet werden. Das lässt Ihnen auch Freitag genug Zeit, die Termine mit Mitarbeitern und Mandanten zu koordinieren.

7. Was haben Sie erreicht?

In 30 Minuten - eigentlich schon nach 15 Minuten - wissen Sie, ob etwas aus dem Ruder läuft und ob Sie dann natürlich zusätzliche Zeit investieren müssen, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen!!!

Und denken Sie immer daran:

Zu wenig Kontrolle enttäuscht,
zu viel Kontrolle entmündigt!
(Hartmut Laufer)

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