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Effiziente Buchführungsprozesse und deren Dokumentation

Rückblick auf die DMS-Expo 2009

Von Peter tom Suden

18.09.2009

Peter tom Suden

Peter tom Suden 

Steuerberater Peter tom Suden ist als ehemaliges Mitglied des Vorstands der DATEV eG ein langjährig erfahrener Praktiker im Bereich der Kanzleiführung und Organisation.

Auf der diesjährigen DMS-Expo vom 15. Bis 17. September in Köln war deutlich zu sehen, dass Dokumenten-Management-Systeme und andere betriebswirtschaftliche Systeme aus dem Rechnungswesen, der Bestellorganisation, der Anlagen- und Lagerverwaltungen etc. zusammenwachsen. Den Unternehmensleitungen wird zugleich immer deutlicher bewusst, dass sie zur Darstellung des ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebes eine Abbildung der betriebswirtschaftlichen Prozesse, der angewendeten Methoden, der genutzten Werkzeuge, Entscheidungsverfahren und Dokumentationen benötigen. Diese Verfahrensdokumentation ermöglicht es den Geschäftsleitungen und ihren Gesellschaftern zu jeder Zeit die Transparenz  und Ordnungsmäßigkeit ihrer Geschäftsleitung zu belegen.

Zwar fordert das Steuerrecht in den GoBS und den GDPdU bereits seit 2002 eine Verfahrensdokumentation zur Vorlage in der steuerlichen Betriebsprüfung. Sie wurde bisher aber eher selten nachgefragt. Vor dem Hintergrund dessen, was auf der DMS-Expo zu beobachten war, dem Zusammenwachsen und der Integration bisheriger "Insel-Lösungen" gehen aber auch diese Zeiten zu Ende, so ein Hinweis von Stefan Müller, Oberamtsrat der bayrischen Finanzverwaltung  auf der gut besuchten Vortragsveranstaltung der GFaR  (Gesellschaft zur Förderung automatisierten Rechnungswesen e.V.).  Die Komplexität der Systeme und der Methodenwechsel in der Betriebsprüfung, die künftig systemischer und risikoorientiert prüfen wird, macht eine Transparenz der Abläufe für den steuerlichen Betriebsprüfer unabdingbar. Auch die ab dem Wirtschaftsjahr 2010 geforderte elektronische Einreichung der Jahresabschlüsse via ELSTER im Format XML ist für die Prüfungsvorbereitung in der Finanzverwaltung nur sinnvoll, wenn dazu auch eine Verfahrensdokumentation vorliegt.

Nun macht kein Unternehmer Buchführung allein zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so Heiko Jacob, Partner von IT-Audit Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Bergisch-Gladbach. Und ebenso wenig wird der Unternehmer eine Verfahrensdokumentation "nur fürs Finanzamt" erstellen. Geschäftsleitungen von Personen- und Kapitalgesellschaften brauchen diese Dokumentation zum Nachweis ihres transparenten Handelns und ihrer wohlbegründeten Entscheidungen, die auf vordefinierten Prozessen beruhen. Insofern ist die Verfahrensdokumentation Teil der Entlastungskultur in den Gesellschafter-Versammlungen, die den Jahresabschluss feststellen, Gewinnausschüttungen beschließen und vor allem der Geschäftsführung für das berichtete Wirtschaftsjahr Entlastung erteilen.

Wenn sich die Unternehmen der Mühe der Aufstellung einer Verfahrensdokumentation stellen, dann hätten sie, so fragt Amela Ibrahimovic, Sales Consultant bei Atos Worldline, gern eine 100%-ige Sicherheit, dass diese Dokumentation alle Prozesse abbildet und immer Gesetz und Satzung entspricht. Peter tom Suden, als Steuerberater immer wieder mit der Erstellung von Verfahrensdokumentationen befasst, weist darauf hin, dass die Erstellung und Pflege der Dokumentation ein dauernder Prozess ist. Nach der Erstaufstellung, die zunächst aufwändig erscheint, dabei aber dem Unternehmen Gelegenheit gibt, zu erkennen, wo in den Prozessen Ballast enthalten ist, der abgeworfen werden kann, wird die weitere Pflege in weiten Bereichen automatisch erledigt. Eine 100%-ige Sicherheitsgarantie wird aber kein Ersteller geben können, weil betriebswirtschaftliche Systeme selten in dem Zustand eingesetzt werden, in dem sie gekauft wurden. In aller Regel werden vor Einsatzbeginn betriebsindividuelle Anpassungen vorgenommen. Diese werden vom Hersteller noch dokumentiert. Im Laufe des Lebenszyklus der Anwendung werden aber häufig vom Anwender induzierte Änderungen vorgenommen. Die Qualität der Dokumentation dieser Änderungen ist sehr unterschiedlich und daher wird in unter jeder Verfahrensdokumentation, die extern erstellt oder begleitet wurde, eine Freizeichnungsklausel stehen ungefähr mit der Aussage, dass die im Unternehmen eingesetzten Systeme auf der Grundlage des beschriebenen Einsatzes, der dargestellten Einsatzbedingungen, der abgebildeten Verfahren und Prozessabläufe konform sind mit den steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen, abgestimmt sind mit der Satzung oder Verfassung des Unternehmens und in Übereinstimmung mit den unternehmensinternen Regeln der Compliance. Das wiederum bedeutet, dass bei  relevanten Änderungen im System die Verfahrensdokumentation angepasst werden muss.

Für steuerliche Zwecke ist das weniger problematisch, da die Verfahrensdokumentation ohnehin historisiert wird und die auf den Prüfungszeitraum zutreffenden Historien vorgelegt werden. Für Zwecke von Beschlussvorgängen um den Jahresabschluss und die Wirtschaftsprüfung wird aber immer eine zeitnahe Dokumentation von Änderungen gefordert werden.

Bemerkenswert ist, dass in letzter Zeit vermehrt Banken bei Kreditanfragen eine Verfahrensdokumentation zu ihren Akten nehmen wollen. Sie erhoffen sich daraus Aufschlüsse über den Reifegrad der Organisation ihres Kreditkunden. Kreditinstitute widersprechen der Behauptung des Vorliegens einer Kreditklemme gern damit, dass vor allem ihre KMU-Kunden bei Kreditanfragen keine oder nicht ausreichend belastbare Zahlen liefern. Das wollen sie mit dem Verlangen nach dieser ergänzenden Unterlagen mittelfristig ändern. Damit wird die Verfahrensdokumentation zu einem Arbeitspapier mit Konditionsrelevanz. Gibt es sie und wird sie vorgelegt, dann verbessern sich die Kreditkonditionen und das Rating steigt. Ein Ähnliches gilt für Factoring-Unternehmen, die die Prozesssicherheit in der Rechnungsstellung ihres Kunden beurteilen wollen. Hier beschleunigt die Verfahrensdokumentation die grundsätzliche Entscheidung über das Factoring-Geschäft.

Die Verfahrensdokumentation, das ist ein Ergebnis der Präsentationen, Gespräche und Vorträge auf der DMS-Expo, wird mehr als bisher nachgefragt, und sie rückt auch mehr ins Bewusstsein der Organe der Geschäftsleitung.

Stefan Gostomzik, Steuerberater aus Andernach, stellte sein System FiBuScan³ vor. Mit diesem belegorientierten Vorerfassungssystem, das ein frühes, nicht-ersetzendes Belegscanning mit anschließender Buchungsvorbereitung durchführt, lassen sich die Erfassungszeiten in der Buchführung drastisch reduzieren, bis zu 50 % Zeitersparnis seien möglich. Die Erkennungs- und Zuordnungs-Qualität ist hoch und die Vorbelegung mit Buchungsdaten wird durch ein Lernsystem ständig verbessert. Mit diesem System und einer guten Belegorganisation wird ein sog. "fast close" auch für KMU möglich gemacht.

Abschließend hielt Dr. Frantisek Bumba, Geschäftsführer der e-Integration in Ratingen einen lebendigen und praxisnahen Vortrag zum elektronischen Austausch von Abrechnungsdaten. Hieran schloss sich eine weiterführende Diskussion an, die die großen Einspar- und Nutzenpotenziale  dieser Lösung gerade für kleine und mittelständische Unternehmen  aufzeigte. Heinz Schlautkötter, StB-Datenservice, zeigte in Diskussionsbeiträgen auf, wie sich Steuerkanzleien sowohl hier als auch bei einer belegorientierten Vorerfassung positionieren können. Besonders wichtig sei die geordnete gemeinsame Archivierung originär digitaler Daten und digitalisierter Belege, und das zu einem möglichst frühen Zeitpunkt.

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