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Matrixzertifizierung - eine Aufforderung zum Handeln

Teil 1 von 2

Von Hans-Günther Gilgan

30.06.2010

Hans-Günther Gilgan

Hans-Günther Gilgan 
RA Hans-Günther Gilgan (www.gilgan.de) war seit 1985 als Geschäftsführer von Steuerberaterkammer und Steuerberaterverband Westfalen-Lippe tätig. Ab 2013 widmet er sich ausschließlich seiner 1994 gegründeten Kanzlei. Tätigkeitsschwerpunkte sind Beratung und Vertretung in berufs- und gebührenrechtlichen Angelegenheiten sowie Vorträge zu kanzleiorganisatorischen Themen, z.B. Steuerberatungsvertrag, Honorarmanagement und Zukunft des steuerberatenden Berufs.

Der Steuerberaterverband Westfalen- Lippe bietet seinen Mitgliedern seit 2007 eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 im Wege der Matrixzertifizierung an. Wie funktioniert eine Matrixzertifizierung und welche Vorteile bietet sie? Im ersten Beitrag der zweiteiligen Serie geht es um die Grundlagen der Matrixzertifizierung.

I. Grundlagen der Matrixzertifizierung

1. Unternehmen mit gleicher Unternehmensausrichtung / gleicher Dienstleistung

Eine Matrix-Zertifizierung wird auch Gruppenzertifizierung, Verbundzertifizierung oder Multi-Site Certification genannt. Hierbei schließen sich Firmen mit der gleichen Unternehmensausrichtung bzw. Dienstleistung (z.B. Softwarehauser, Steuerberater, Apotheker etc.) für die Zertifizierung zusammen. Dahinter steht der Gedanke, dass die Prozesse in Unternehmen gleicher Ausrichtung oder gleichen Dienstleistungen im Wesentlichen gleich ablaufen. Das führt zu dem nächsten Gedanken, dass nicht in jedem Unternehmen der Prozess für das Unternehmen jeweils neu definiert werden muss, sondern für alle Unternehmen nur einmal. Für die Steuerberaterkanzleien ist dies im Jahre 2007 erfolgt. Engagierte Berufsangehörige haben sich zusammengefunden und die Standardprozesse vor dem Hintergrund der Normenforderung beschrieben.

2. Matrixorganisation

Mit der zentralen Beschreibung der Prozesse ist es noch nicht getan. Die beschriebenen Verfahrensweisen müssen unter den Beteiligten auch als verbindlich anerkannt und in die Praxis umgesetzt werden. Der sich anschließende kontinuierliche Verbesserungsprozess mit den internen Audits und die Überwachungsaudits müssen organisiert, überwacht und ausgewertet werden.

Deshalb ist weitere Voraussetzung der Matrixzertifizierung, dass die Unternehmen über eine sog. Matrixorganisation vertraglich miteinander verbunden sind, wie beispielsweise über eine Mitgliedschaft im Steuerberaterverband. Der Verband übernimmt im Rahmen der Matrixzertifizierung die Rolle der Matrixorganisation.

Diese muss:

  • einen externen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) einsetzen, welcher die Befugnis auf Änderungen im QM-System hat
  • ein gemeinsames QM-System sowie ein einheitliches QM-Handbuch erstellen
  • eine gemeinsame Qualitätspolitik definieren
  • gemeinsame interne Audits durchfuhren und überwachen
  • eine jährliche Bewertung des QM-Systems (zentrales Managementreview) organisieren und durchführen.

Der externe QMB führt zunächst die unter I.1. definierten Prozesse in die Kanzleien ein und ordnet ihnen die in den Kanzleien existierenden Arbeitsanweisungen, Checklisten und sonstige Formulare zu. Dort, wo es keine entsprechenden Muster gibt, werden den Kanzleien entsprechende Vorschlage unterbreitet, zum Beispiel Vorlagen aus dem DATEV-Programm Pro-Check oder von der Matrixorganisation erarbeitete Vorschlage.

Im Rahmen eines darauf folgenden internen Audits prüft der externe QMB dann jede teilnehmende Kanzlei darauf, ob sie das eingeführte QM-System aktiv lebt und in die Praxis umgesetzt hat. Dort, wo dies nicht der Fall ist, erhalt die Kanzlei eine Nachfrist, um die erkannten Mangel abzustellen. Erfolgt dies in dem entsprechenden Zeitraum nicht, wird die Kanzlei aus dem Matrixverfahren ausgeschlossen. Alle anderen Kanzleien werden dann bei der Zertifizierungsgesellschaft zum Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudit angemeldet.

Die Zertifizierungsgesellschaft wählt nach einem bestimmten Verfahren eine Stichprobe aus der angemeldeten Gruppe, die der Wurzel aus der Zahl der teilnehmenden Kanzleien entspricht, bei 49 teilnehmenden Kanzleien ergibt sich die sieben. Die Beschränkung auf eine Stichprobe rechtfertigt sich aus der Erwägung, dass der Zertifizierungsgesellschaft zuvor vom externen QMB gemeldet wurde, dass alle teilnehmenden Kanzleien das vorherige interne Audit erfolgreich durchlaufen haben. Sofern sich dies im Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudit bestätigt, erhalten nicht nur die tatsächlich auditierten Kanzleien, sondern alle an der Matrix teilnehmenden Kanzleien ihr Zertifikat.

Aber nicht nur die teilnehmenden Kanzleien, auch die Matrixorganisation wird zertifiziert und hat sich jedes Jahr einem Überwachungsaudit zu unterziehen, unterfällt also anders als die teilnehmenden Kanzleien nicht der Stichprobenregelung.

3. Zentrales Managementreview

Nach Abschluss des Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudits führt der Steuerberaterverband ein Managementreview durch, zu dem alle teilnehmenden Kanzleien eingeladen werden, um mit ihnen die Ergebnisse und daraus zu ziehende Konsequenzen zu beraten und zu beschließen. Zudem wird festgelegt, welche Maßnahmen zur Fortentwicklung der Matrix demnächst ergriffen werden sollen.

4. Zertifiziertes Geschäftsfeld

Zertifiziertes Geschäftsfeld ist grundsätzlich „Steuerberatung“. Im Jahre 2009 wurde das Geschäftsfeld erweitert auf „Rechtsberatung“. Im Jahr 2010 ist geplant, auch das Geschäftsfeld „Wirtschaftsprüfung“ aufzunehmen. Damit wäre dann die Möglichkeit gegeben, auch interdisziplinäre Sozietäten/ Gesellschaften zu zertifizieren.

5. Zertifizierte Prozesse

Zu den zertifizierten Prozessen zählen die Managementprozesse, Kern- und Leistungsprozesse sowie Unterstützungsprozesse. Für die Matrixorganisation ergibt sich danach die in Abb. 1 dargestellte Übersicht.

6. MS-Office-basierte Dokumente

Sämtliche Dokumente sind MS-Office-basiert. Damit ist sichergestellt, dass sie über alle derzeit am Markt befindlichen Softwareapplikationen verwaltet werden können. Zu nennen sind hier insbesondere Pro-Check von DATEV, Explorer und DMS. Der Verband hat darüber hinaus eine eigene Datenbank entwickelt, in der die Dokumente unter Verknüpfung mit der jeweils einschlägigen DIN-Norm sowie dem aktuellen Versionsstand abgespeichert sind.

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