Home  Kanzleistrategie

Matrixzertifizierung - eine Aufforderung zum Handeln

Teil 2 von 2

Von Hans-Günther Gilgan

30.06.2010

Hans-Günther Gilgan

Hans-Günther Gilgan 
RA Hans-Günther Gilgan (www.gilgan.de) war seit 1985 als Geschäftsführer von Steuerberaterkammer und Steuerberaterverband Westfalen-Lippe tätig. Ab 2013 widmet er sich ausschließlich seiner 1994 gegründeten Kanzlei. Tätigkeitsschwerpunkte sind Beratung und Vertretung in berufs- und gebührenrechtlichen Angelegenheiten sowie Vorträge zu kanzleiorganisatorischen Themen, z.B. Steuerberatungsvertrag, Honorarmanagement und Zukunft des steuerberatenden Berufs.

Der Steuerberaterverband Westfalen- Lippe bietet seinen Mitgliedern seit 2007 eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 im Wege der Matrixzertifizierung an. Im zweiten Beitrag der zweiteiligen Serie geht es hauptsächlich um die Vorteile für die Kanzleien.

II. Vorteile für die Kanzleien

1. Einfacher Einstieg in das Qualitätsmanagement

Häufig war aus Mitgliederkreisen zu vernehmen, dass man zwar immer wieder den Einstieg in das QM versucht habe, im Ergebnis aber mangels Orientierung vielfach gescheitert sei. Die überschaubare und einsichtige Struktur der Matrix und vor allem die Federführung und Begleitung durch den Verband habe dann aber den Durchbruch gebracht. Insbesondere die Motivation der Mitarbeiter sei enorm beflügelt worden. So ist auch das Verständnis gewachsen, dass es sich bei der Matrixzertifizierung um eine Organisationszertifizierung handele, die für alle Kanzleien zwar gleiche Prozessbeschreibungen beinhalte, dabei aber die Individualstruktur der Kanzlei unangetastet lasse. Die dort vorhandenen Dokumente werden in die Organisationsstruktur eingebunden und es werden Vorschläge unterbreitet, wo erforderliche Dokumente noch fehlen.

2. Laufende Unterstützung durch Steuerberaterverband und externen QMB

Neben dem erleichterten Einstieg schätzen die Matrixkanzleien die sich anschließende fortlaufende Betreuung durch den Verband und ihren externen Berater. So werden aktuell auftretende Fragen jederzeit kompetent beantwortet und einer Lösung zugeführt.

3. Deutlicher Kostenvorteil gegenüber einer Einzelzertifizierung

Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass bei der Matrixzertifizierung nicht 100 Prozent aller beteiligten Kanzleien im Rahmen des Zertifizierungs-/Überwachungsaudits begutachtet werden müssen, sondern nur eine Stichprobe. Dadurch entstehen wesentlich geringere Kosten durch die Zertifizierungsgesellschaft, wenn sie auf jede Kanzlei gleichmäßig umgerechnet werden. Jede Kanzlei bekommt ein eigenes Zertifikat, auch wenn sie nicht im Zertifizierungsaudit geprüft wurde.

Die Folge ist eine Kostenreduzierung von ca. 60 Prozent gegenüber einer Einzelzertifizierung. Je nach Gruppengröße wird das eigene Unternehmen nur alle 3 Jahre auditiert (Stichprobenverfahren)

4. Zertifizierung als Marketing-Instrument

Eine ISO-Zertifizierung ist ein effektives Marketinginstrument, da es für kontinuierliche Qualität steht und einen Wettbewerbsvorteil mit sich bringt.

5. Fortentwicklung der Matrix in der Gruppe

Durch Einrichtung von Arbeitsgruppen leisten der Verband und die externen Berater Hilfe zur Selbsthilfe. So hat eine Arbeitsgruppe inzwischen beispielsweise einen Leitfaden zum Einstieg in das Risikomanagement entwickelt.

6. Einführung eines Benchmarks

Bereits nach dem ersten internen Audit stellte sich heraus, dass die teilnehmenden Kanzleien ein hohes Interesse daran zeigten, den Standort ihrer Kanzlei, bezogen auf den Erfüllungsstand der einzelnen QM-Normen, zu erfahren. Das war Auslöser dafür, die entsprechenden Erhebungen in eine mit Excel auswertungsfähige Form zu bringen. Diese liegt seit 2009 vor und erlaubt es nunmehr den Kanzleien, unter Eingabe ihrer Kanzlei-ID festzustellen, wie die eigene Kanzlei in Bezug auf die anderen positioniert ist. Die Auswertung des Auditberichts ist dabei nur der erste Schritt, weitere Erhebungen und Auswertungen sind geplant.

7. Erfahrungsaustausch in der Gruppe

In der Matrix haben sich die vier folgenden Arbeitsgruppen gebildet. Hier ein Auszug aus ihren Aktivitäten:

Gruppe 1 „Risikomanagement in der StB-Kanzlei“. Diese Gruppe traf sich mehrfach, um ein für kleinere Kanzleien typisches Risikoprofil zu erstellen. Dieses soll in eine Verlautbarung einmünden, die dann allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt wird.

Ferner wurde ein Workshop „Entwicklung eines Handbuchs für Risikomanagement“ durchgeführt. Einige Teilnehmer der Gruppe haben sich zwischenzeitlich über ein gemeinsam vom TÜV-Süd und dem StBV organisierten Lehrgang zum „Risk-Manager“ ausbilden lassen.

Gruppe 2 „Formulare“. Diese Gruppe erörterte, inwieweit die bisher verwendeten Formulare und Checklisten sich als praxistauglich erwiesen haben bzw. Verbesserungsbedarf erkennbar ist. Neben einigen Verbesserungen im Umgang mit den Formularen wurde deren Auswertbarkeit hinterfragt. Ausgangspunkt war dabei der Wunsch der Gruppe, in einem Benchmark erkennen zu können, wo sich die eigene Kanzlei im Verhältnis zu den übrigen Matrixkanzleien wiederfindet. Zu diesem Zweck wurden zunächst die Kanzleistammdaten (z.B. Lage, Gründungsjahr, Umsatz, Anzahl Mitarbeiter usw.) erfasst, mit deren Hilfe es dann möglich ist, insbesondere auf der Basis der Auditberichte, individuelle Auswertungen im Hinblick auf die jeweiligen Parameter zu erhalten.

Im Ergebnis wurden die Formulare „Fortbildung“, „Mandantenbefragung“ und der „Auditbericht“ so umgestaltet, dass sie unter Einsatz von „EXCEL“ multivariabel ausgewertet werden können und durch Zuweisung von so genannten Matrix-ID-Nummern an die zertifizierten Kanzleien ein Benchmark möglich wird.

Gruppe 3 „Entwicklung neuer Geschäftsfelder”. Hier wurde die Frage erörtert, welche Geschäftsfelder künftig gewinnbringend erschlossen werden können. Dabei wurde differenziert, ob sich der Berufsangehörige in der Aufbau-, Konsolidierungs- oder der Ausstiegsphase befindet. Die in den jeweiligen Phasen im Vordergrund stehenden Ziele wurden um Strategien und damit in Zusammenhang stehende Umsetzungsmaßnahmen ergänzt.

Auch die von den Teilnehmern der Matrix-Zertifizierung entwickelten Ziele, Strategien und Umsetzungsmaßnahmen wurden integriert. Hieraus soll in Zukunft ein unter Excel lauffähiges Tool entstehen, mit dessen Hilfe der Berufsangehörige zunächst seinen Handlungsbedarf und darauf aufbauend die Ziele feststellen kann und mit Hilfe des Tools entsprechende Maßnahmenvorschläge erhält, die so oder in abgewandelter Form in seiner Kanzlei umgesetzt werden können.

Gruppe 4 „EDV-Verwaltung der Matrix-Dokumente“. Zum Thema „Dokumenten- und Datenmanagement“ fand ein Workshop statt. Er führte im Ergebnis zur Entwicklung und Fertigstellung einer eigenen Datenbank zur Verwaltung der QM-Dokumente der Matrixkanzleien.

Über die gemeinsame Arbeit in Arbeitskreisen hinaus steht der Gruppe seit Ende 2009 ein Diskussionsforum zur Verfügung, in dem sich die Teilnehmer auch außerhalb von Tagungen/Sitzungen austauschen können. Auch insoweit hat der Verband als Matrixorganisation auf die ihm gegenüber geäußerten Wünsche reagiert.

III. Vorteile für den Steuerberaterverband Westfalen-Lippe

Die Vorteile für den Verband stellen sich in vielfacher Hinsicht als außerordentlich wertvoll dar:

1. Ausrichtung des Dienstleistungsangebotes auf erkannte Schwachstellen der Mitgliedskanzleien

Durch die Funktion als Matrixorganisation gewinnt der Verband insbesondere im Rahmen der Überwachungsaudits und damit im Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Einsichten in den Zustand der Kanzleiorganisation in bisher nicht da gewesener Tiefe. Es liegt auf der Hand, dass damit zugleich auch der Handlungsrahmen der Verbandsaktivitäten entscheidend mitbestimmt wird. Da sie insoweit stark auf die alltägliche Arbeit in den Kanzleien reflektieren, „findet der Verband auf den Schreibtischen seiner Mitglieder statt“ und ist damit nahezu täglich präsent.

2. Mitgliedergewinnung / Mitgliederbindung

Es bedarf keiner besonderen Erwähnung, dass zufriedene Mitglieder keinen Anlass haben, die Mitgliedschaft zu beenden. Vielmehr werden sie ihre positiven Erfahrungen im Kreise der Kolleginnen und Kollegen kommunizieren und so im Sinne einer Empfehlungswerbung zur Mitgliedergewinnung beitragen. Dies ist gerade vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung von unschätzbarem Wert.

3. Lenkungsmöglichkeit durch freiwillige Verpflichtung der Mitglieder

Die Matrixzertifizierung beschränkt sich nicht allein darauf, die Forderungen der ISO-Norm zu erfüllen. Darüber hinaus haben sich die Mitglieder in der Beitrittserklärung verpflichtet, die vom Verband definierten Zielsetzungen mitzutragen. Für 2008 waren dies z.B. der Abschluss eines schriftlichen Auftrages für alle Neumandate und die Verpflichtung, sich verstärkt der betriebswirtschaftlichen Beratung zu widmen. Auf diese Weise fließen die Erkenntnisse des Verbandes über zukünftig erwartbare Entwicklungen direkt in den Kanzleibetrieb ein und schützen so vor Fehlentwicklungen.

4. Prämierung der Anstrengungen durch den Kanzlei-Innovations- preis

Im Jahre 2009 wurde nach 2007 zum zweiten Male der Kanzlei-Innovationspreis durch den Steuerberaterband verliehen. Das Ziel der Preisverleihung besteht darin, die Wertigkeit des Qualitäts- Management-Systems herauszustellen. Gleichzeitig soll die Implementierung in den Mitgliederkanzleien öffentlichkeitswirksam gefördert werden und als beispielgebend gelten. Der Preis wird jeweils in Einzelkategorien verliehen und als Hauptpreis über alle drei Kategorien zusammen, sodass alle zwei Jahre grundsätzlich vier Kanzleien prämiert werden (zur Verleihung in 2009 siehe www.stbv.de).

5. Mitgliedschaft im Steuerberaterverband als Qualitätsmerkmal

Getragen werden die vorgenannten Aspekte von dem übergreifenden Gedanken, die Mitgliedschaft im Verband als Qualitätsmerkmal auszubauen. Es ist verständlich, dass dieses Ziel umso schneller erreicht werden kann, je mehr Kanzleien sich der Matrixzertifizierung anschließen.

IV. Ausblick

Nicht nur für den Steuerberaterverband Westfalen-Lippe und seine Mitglieder ergeben sich Vorteile aus der Matrix, auch die übrigen Mitgliedsverbände des DStV und deren Mitglieder können die Vorteile der Matrixzertifizierung nutzen. Sofern dies geschieht, wäre es denkbar, dass sich ein bundesweiter „Verbandsstandard“ etablieren könnte, der an Effizienz seinesgleichen suchen würde. Es gilt die Aufforderung zum Handeln.

Newsletter
 hier abonnieren
Premium-Partner
Munker Datenschutz
hmd SOFTWARE
COLLEGA
microdat
Audicon
ADNOVA - LAND-DATA
Simba
FIBUdata
DATAC
SBS Software GmbH
Stollfuß Medien
Partner-Portale
Forum Elektronische Steuerprüfung
rechnungsaustausch.org
Veranstalter