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Der Wert Ihrer Kanzlei

Von Klaus P. Knorr

26.04.2010

Klaus P. Knorr

Klaus P. Knorr 
Dipl. Betriebswirt (FH) Klaus P. Knorr ist selbstständiger Kanzleiberater (www.kpknorr.de) sowie Gründer und ehemaliges Mitglied von "delfi-net - Netzwerk zukunftsorientierter Steuerberater" (www.delfi-net.de).

Kennen Sie den Wert Ihrer Kanzlei? Ab Gründung bzw. Kauf einer Kanzlei bringt die Beschäftigung mit ihm Nutzen für Sie: dauerhaft bessere Ergebnisse und beim Verkauf einen höheren Erlös. Dabei ist zunächst die absolute Höhe nebensächlich 1; wichtiger ist, zu erkennen, was ihn beeinflusst und daran konsequent zu arbeiten. Viele Steuerberater vernachlässigen ihren Kanzleiwert. Sie verlieren dabei viel Geld: laufend durch geringere Ergebnisse und durch einen niedrigeren Verkaufserlös.

Käufer und Inhaber einer Steuerberatungs-Kanzlei haben ähnliche Erwartungen an die Kanzlei. Sie wollen vor allem dauerhaft überdurchschnittliche Ergebnisse - bei jüngeren Kollegen häufig kombiniert mit angemessener Lebensqualität (Arbeitszeit, Urlaub). Steuerberater mit geringeren Erwartungen sind erkennbar weniger erfolgreich und kommen in Krisen oft in finanzielle Schwierigkeiten.

Die wichtigsten Einflussfaktoren für den Kanzleiwert - und ursächlich für das dauerhafte Betriebsergebnis sind

  • Mandantenstruktur
  • Honorarniveau
  • Image in der Öffentlichkeit und bei den Mandanten (Empfehlungsquote, Mandats-Zugänge)
  • Kompetenz und Einstellung der Mitarbeiter
  • Organisationsstrukturen, Ausstattung (ggf. QMS)
  • Kanzleileitung (Strategie, Führung und Konsequenz)

Diese Faktoren wollen wir nun punktuell ansehen und konkrete Rezepte ansprechen.

Mandantenstruktur

Der künftige Ertrag ist die zentrale Größe bei der Einschätzung eines Mandanten. Haben wir Mandanten, mit denen wir kein vernünftiges Ergebnis erzielen können oder die kaum die entstehenden Kosten decken. Sind Mandanten von Insolvenz bedroht oder wird der Inhaber bald aufhören? In beiden Fällen können Dienstleistungen wie Insolvenzprävention bzw. Nachfolgeberatung das Mandat sichern.

Natürlich werden Sie Mandanten auch nach Sympathie, Anspruch der Aufträge, Empfehler und weiteren Merkmalen einschätzen.

In der Gründungsphase einer Kanzlei werden diese Überlegungen in der Regel vernachlässigt. Viele sind froh, überhaupt Mandanten zu bekommen - häufig zu sehr niedrigen Honoraren und das rächt sich später. Erst wenn Arbeitsengpässe entstehen, wird überlegt, ob man sich von unwirtschaftlichen Mandanten trennen will (Unsere "Sozialfälle" wollen wir hier ausklammern).

Tipp 1:

Führen Sie eine Mandanten-Liste, der Sie die für eine Bewertung notwendigen Informationen leicht entnehmen können: Honorarstruktur, Ergebnisse, Branche, Alter, Empfehler, VIP, … Im Idealfall lässt sich diese Liste aus den bestehen EDV-Systemen ableiten.

Mit diesen Informationen können Sie eine ABC-Zuordnung treffen. Entscheiden Sie, wie Sie A-, B-, C-Mandanten betreuen wollen. In welcher Form und in welchem Umfang soll diese Betreuung stattfinden? Z.B. Einladung zum Essen, regelmäßiger Kontakt, durch Chef oder auch Mitarbeiter? Trotz Konzept muss Beziehungsarbeit immer von Herzlichkeit geprägt sein und darf nicht zur Routine verkommen! Deshalb muss das Konzept immer wieder durch neue Ideen bereichert werden!

Lassen Sie die Mandanten nach Deckungsbeiträgen sortieren. Entscheiden Sie, wie viele A- bzw. B-Mandanten Sie betreuen können - abhängig von Ihrem Konzept. Auf dieser Grundlage können Sie die Grenzwerte festlegen.

Lösen Sie sich von "D-Mandanten" - auch wenn es schwer fällt. Sicher fallen Ihnen spontan einige Kandidaten ein, die keinen Ertrag bringen und durch ihre Schlamperei rationelle Abläufe stören.

Honorarniveau

Gründer bzw. Käufer von älteren Kanzleien leiden häufig unter zu niedrigem Honorar. Diese Kollegen befürchten, Mandate zu verlieren, wenn sie das Honorar erhöhen. Neben den juristischen Fallstricken (StBGebV) spielt Preispsychologie eine große Rolle. Dieses Thema kann hier in der gebotenen Kürze nicht dargestellt werden.

Nur soviel:

Offene Kommunikation über Nutzen und Preis im Voraus ist besser, als die Mandanten mit höheren Rechnungen zu überraschen. Der Verweis auf die StBGebV wird von den Mandanten nicht verstanden und nicht akzeptiert.

Image

Die Meinung Ihrer Mandanten von Ihrer Kanzlei, von den Dienstleistungen und den Menschen ist entscheidend für die Verbundenheit mit der Kanzlei und der Bereitschaft zu Empfehlungen. Wie ist das Meinungsbild? Wie wollen Sie mit Ihrer Kanzlei eingeschätzt werden? Die Meinung Ihrer Mandanten und der Öffentlichkeit wird erheblich von der Einstellung und dem Verhalten Ihrer Mitarbeiter beeinflusst. Wie sprechen Ihre Mitarbeiter z.B. über ihren Arbeitsplatz im privaten Umfeld?

Tipp 2:

Machen Sie Ihre Kanzlei in der Öffentlichkeit bekannt als kompetenter, sympathischer Steuerberater und guter Arbeitgeber. Dies gelingt natürlich leichter in ländlichen Regionen; aber auch in der Stadt kann durch Engagement in Vereinen, Präsentation in Schulen, … Bekanntheit und Image gepflegt werden.

Tipp 3:

Fragen Sie bei Gesprächen mit neuen Mandanten, wie der Kontakt zustande kam. Stellen Sie dabei fest, welche Ihrer Mandanten Empfehler sind und bedanken sich bei ihnen. Markieren Sie sie in Ihrer Mandanten-Datenbank und stellen fest, wer Sie nicht empfiehlt. Was hindert andere zufriedene Mandanten Sie zu empfehlen?

Mitarbeiter

Gute Mitarbeiterführung fördert u. a. die Produktivität, wirkt sich auf das Image Ihrer Kanzlei aus, erleichtert das Gewinnen guter Mitarbeiter, fördert die Mandantenbindung.

Aber was ist gute Mitarbeiterführung? In aller Kürze: persönliche Wertschätzung und Zuwendung, klare Ziele und motivierende Mitarbeiterentwicklung, Anerkennung, Vertrauen in ihre Leistungsbereitschaft. Diese Aufzählung kann den Umfang nur andeuten.

Tipp 4:

Wissen Sie, wie Ihre Mitarbeiter über Sie und Ihre Kanzlei denken? Nein? Dann befragen Sie sie anonym! - und ziehen Sie aus den Ergebnissen für sich Konsequenzen!

Tipp 5:

Betrachten Sie Ihre Mitarbeiter nicht als notwendiges Übel; bauen Sie gute zwischenmenschliche Beziehungen auf - getragen von persönlicher Wertschätzung und Vertrauen. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Mitarbeiter grundsätzlich bestmögliche Arbeit leisten wollen.

Tipp 6:

Entwickeln Sie Ihre Mitarbeiter zu weitgehend selbständiger Arbeit im Bereich der Routinetätigkeiten. Ermutigen Sie sie zu aktiven Beziehungen zu "ihren" Mandanten. Stellen Sie sicher, dass sie immer auf aktuellem Wissensstand sind (steuerrechtlich, betriebswirtschaftlich und organisatorisch). Entwickeln Sie auch persönliche Kompetenzen wie Kommunikation, Umgang mit Konflikten, Gruppenarbeit.

Vielleicht sehen Sie die Gefahr, dass Mitarbeiter Mandanten "mitnehmen", wenn sie die Kanzlei verlassen. Damit muss man natürlich immer rechnen. Durch gute Mitarbeiterführung (z.B. Grundsatz von Respekt und Anerkennung) und eigene Beziehungsarbeit der Kanzleileitung kann die Gefahr reduziert werden.

Organisation / Infrastruktur / QMS

Es lohnt sich, die Arbeitsabläufe ständig zu optimieren. Entsprechend motivierte Mitarbeiter, aktuelle Technik (Hardware und Software) und clevere Abläufe bringen dramatisch höhere Produktivität.

Tipp 7:

Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, wie ausgewählte Abläufe (z.B. Fibu, Arbeitsplanung, Forderungs-management) optimiert werden können. Welche neuen Möglichkeiten der EDV führen zu rationelleren Abläufen oder bringen zusätzlichen Nutzen für die Mandanten. Im Laufe der Zeit können diese Gruppensitzungen auch den Mitarbeitern eigenverantwortlich übertragen werden (Qualitätszirkel). Es müssen nur einige Mitarbeiter die Kompetenz des Moderierens erwerben.

Tipp 8:

Wagen Sie den Schritt in ein Qualitätsmanagement-System! Es führt zu einer sehr bewussten Kanzleiführung, fördert die Selbständigkeit der Mitarbeiter, zwingt zu ständiger Verbesserung der Dienstleistungen, führt die Kanzlei in eine konsequente Kundenorientierung, steigert das Ergebnis und den Wert Ihrer Kanzlei.

Der erste Schritt:

Machen Sie sich auf entspannte Art mit dem Thema vertraut durch

darauf aufbauend das Grundlagenwerk

Kanzleileitung

Die bisher besprochenen Punkte haben großen Anteil am Erfolg einer Kanzlei. Ohne eine effiziente Kanzleileitung wird alles nicht gelingen. Hilfreich ist es, wenn der Chef über den Alltag hinaus mittelfristige Vorstellungen entwickelt und sie auch konsequent umsetzt. Die Kanzleileitung schafft es, die Mitarbeiter von diesen Zielen zu überzeugen und als Mitstreiter zu gewinnen. Offene und intensive Kommunikation und Beteiligung der Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen sind die stärksten Motivatoren.

Tipp 9:

Überlegen Sie einmal im Jahr (bei Gesellschaften gemeinsam mit den Partnern), wie Sie ihre Kanzlei strategisch ausrichten wollen. Planen Sie die dazu notwendigen Maßnahmen und überwachen Sie, dass diese auch umgesetzt werden. Vermitteln Sie den Mitarbeitern verständlich Ihre Ziele und berücksichtigen angemessen Sie ihre ergänzenden Ideen.

Was nun?

  • Sie können aus diesen neun Tipps die Ihnen sympathischsten wählen und umsetzen.
  • Sie können alle Tipps umsetzen.
  • Sie können im ersten Schritt eine Bestandsaufnahme Ihrer Kanzlei machen (wo stehen wir eigentlich?), um dann zu entscheiden, welche Aktionen die für Sie sinnvollsten sind.

Unabhängig von Ihrer Entscheidung - handeln Sie bald! Den Wert einer Kanzlei zu steigern, gelingt nicht über Nacht - es ist ein strategischer Prozess, der laufend bessere Ergebnisse bringt.

Mit einer Mandantenliste kann der Käufer einer Kanzlei das "Produkt" besser einschätzen. 

Kürzlich hat mir ein Steuerberater gestanden: "Hätte ich die Mandantenliste doch schon früher für mich genutzt - ich habe so viele Erkenntnisse gewonnen - nun allerdings zu spät".

Die Tipps sind Teil der d-nKE-Methode (delfi-net - Kanzlei-Entwicklung).

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1 Den Kanzleiwert wird man in der Regel bei Bedarf ermitteln (Wechsel bzw. Eintritt Partner, Erbfall, Verkauf). Dabei konkurrieren die Ertragswertverfahren (siehe IDW, Wehmeier) und das Umsatzwertverfahren miteinander. Bei Kanzleiverkäufen orientiert sich der Preis immer noch am (bereinigten) Honorar. Die Faktoren bewegen sich überwiegend zwischen 80 und 120 %, abhängig von Ertragslage und Vertragsgestaltung; d.h. der Kanzleiwert entsteht am "Markt". Da in der Regel mit wenigen potenziellen Käufern verhandelt wird, wirken Marktmechanismen nur unvollständig.

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