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Newsletter Ausgabe 4-2009 vom
30. April 2009

Inhalt:

MAGAZIN


MARKT

Editorial: Rechnungsaustausch: Statt Kraxeln mit der Seilbahn zum Datengipfel

Fakturadaten wandern per Mausklick automatisch in die Buchführung, Bankdaten ebenso. Manchmal auch die Kassendaten, wenn der Mandant ein elektronisches Kassenbuch hat. Bei Eingangsrechnungen funktioniert das nicht so bequem. Hier muss der Datengipfel zu Fuß erklommen werden. Der Grund: Eine Eingangsrechnung liefert keine elektronisch verarbeitbaren Daten, sondern bildhaft auf Papier oder "elektronischem Papier" (PDF) dargestellte Daten. Dabei waren diese Daten kurz zuvor noch elektronisch verarbeitbar. Im Fakturasystem des Rechnungsaustellers. Dieser Medienbruch beim Rechnungsaustausch hat aufwändige manuelle - um im Bild zu bleiben peduelle - Konsequenzen. Für eine Buchung müssen alle Rechnungsdaten aus dem Beleg erst zusammengesucht und dann eingetippt werden. Das dauert. Und Personalkosten sind hoch.

Um den Rechnungsbearbeitungsprozess zu optimieren, gibt es zwei Ansatzpunkte: den Medienbruch beseitigen, so dass statt Papier elektronisch verarbeitbare Daten ausgetauscht werden, oder mit dem Medienbruch immer besser leben. Auf Ersteres hat der einzelne Rechnungsempfänger keinen Einfluss. Er muss die Rechnungen so nehmen, wie sie kommen. Bleibt also, möglichst viele Daten automatisiert aus dem Rechnungspapier zu extrahieren. Das bedeutet zunächst einmal Scannen, dann möglichst viele Zeichenketten erkennen (OCR), dann diese richtig interpretieren. Dazu bedarf es eines (Daten)Modells von Rechnungen. Nun stehen auf einem Rechnungspapier aber auch Dinge, die mit der Rechnung selbst nichts zu tun haben. Der Claim des Unternehmens etwa oder der Hinweis auf Betriebsferien. Werden Textbrocken vom Papier gefischt, die im Rechnungsmodell nicht interpretiert werden können, bedeutet dies entweder, dass diese wirklich nicht zur Rechnung gehören, oder dass es bei der Zuordnung hakt, oder dass das Rechnungsmodell Mängel hat. Möglich ist auch, dass Rechnungselemente falsch interpretiert werden, weil beispielsweise das Rechnungslayout ziemlich unkonventionell ist. Der Automatisierung sind also Grenzen gesetzt. An einer Kontrolle führt kein Weg vorbei. Oder bildlich: Der Weg zum Datengipfel kann durch Sessellifte ein gutes Stück bequemer und kürzer gemacht werden. Der letzte Anstieg muss aber immer zu Fuß bewältigt werden.

Dabei wäre eine Seilbahn bis ganz auf die Spitze doch möglich. Wenn die Rechnungsdaten elektronisch ausgetauscht werden. Das funktioniert aber nur mit einem Standard für Rechnungsdaten. Und den haben wir nicht. Dabei müssten sich nur die Rechnungsempfänger und Rechnungsaussteller (genauer: deren Softwarehersteller) einmal zusammensetzen und sich auf einen Rechnungsdatenstandard verständigen. Wie so etwas erfolgreich funktioniert, zeigt der Jahresabschlussstandard XBRL. Kann bei 5 Milliarden Rechnungen, die heute zwischen Unternehmen auf Papier verschickt werden, durch (medienbruchfreien) elektronischen Rechnungsaustausch nur ein Euro pro Rechnung an Bearbeitungskosten gespart werden, dann ist das ein stattliches Konjunkturprogramm.

Der medienbruchfreie elektronische Rechnungsaustausch wird in den nächsten Jahren in Schwung kommen. Das wird die Buchführungsprozesse in der Steuerberaterkanzlei verändern. Ich werde Sie mit diesem Forum dabei begleiten. Damit Sie sich frühzeitig darauf einstellen können.

Ihr Gerhard Schmidt

Literatur: Rudern Sie noch oder steuern Sie schon? (Gunther Hübner)

Jede Steuerberaterkanzlei, gleich welcher Größe, ist ein Unternehmen. Und wie jedes andere Unternehmen braucht auch Ihre Kanzlei ein konsequentes, zielorientiertes Management, um am Markt erfolgreich zu bestehen.Dieser neue Ratgeber von einem der renommiertesten Kanzleimanagement-Experten hilft Ihnen dabei, Ihre Führungsqualitäten Schritt für Schritt zu verbessern und Ihre Kanzlei wie ein erfolgreiches Unternehmen zu führen. Dazu gibt der Autor Ihnen 100 konkrete praktische Tipps, die Sie direkt nach der Lektüre umsetzen können.

Technik: Digitales Papier mit digitalen Stiften

Kommt ein neuer Mandant in die Kanzlei, brauchen Sie von ihm eine ganze Menge Daten. Vielleicht haben Sie zur Datenerhebung ein Formular, das Sie dem Mandanten zusammen mit einem Stift in die Hand drücken, und ihn bitten, dies auszufüllen, damit die Sekretärin die Daten anschließen in die Stammdatenverwaltung eintippen kann. Denn Tippaufwand können Sie sich sparen, sofern das Formular mit einem kaum sichtbaren Raster bedruckt ist (digitales Papier) und mit einem digitalen Stift ausgefüllt wird. Der Stift ist mit einer Kamera ausgestattet, die anhand des Rasters sowohl erkennt, welches Formularfeld ausgefüllt wird, also auch mit welchen Schriftzeichen. Die Schriftzeichen werden digitalisiert und im Stift speichert. Via Dockingstation, Bluetooth oder Mobiltelefon werden sie anschließend in das IT-System übertragen und stehen dort zur sofortigen Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Kanzleistrategie: 10 Fragen für den Chef: Wo stehen Sie heute? (Werner Bayer)

Hand aufs Herz: Wann haben Sie zum letzten Male grundsätzlich darüber nachgedacht, wo Sie mit Ihrem Unternehmen eigentlich stehen? Meist kommen einem solche Gedanken ja um den Jahreswechsel: Man schaut zurück aufs abgelaufene Jahr, resümiert und bewertet, freut sich über Gelungenes, ärgert sich über das, was nicht so gelaufen ist, wie erhofft. Und dann geht der Blick auch schon nach vorne, hinein ins neue Jahr: Was steht an? Was wollen und müssen wir tun? Wie erreichen wir unsere Ziele? Und dann geht´s los … Nehmen Sie sich doch auch unterm Jahr mal wieder etwas mehr Zeit für einen grundsätzlichen Blick auf Ihren Betrieb oder Verantwortungsbereich: Wie hat er sich in der Vergangenheit entwickelt, wie in den letzten Jahren? Wo stehen Sie heute? Warum stehen Sie dort, wo Sie stehen?

Veranstaltungen: Termine der nächsten Wochen

* Elektronischer Rechnungstag 2009 - Konferenz (Kongress Media): 12.05. Köln
* 11. Deutscher IT-Sicherheitskongress 2009 (BSI): 12.05.-14.05. Bonn
* Praxistag Elektronische Rechnung (GS1 Germany): 18.06. Köln

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