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Newsletter Ausgabe 11-2009 vom
19. November 2009

Inhalt:

MAGAZIN


MARKT

Editorial: Emails - einfach verschickt, schwierig zu managen

Emails sind aus dem Büroalltag in Kanzlei und Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Mit einem Mausklick sind sie an beliebig viele Empfänger verschickt, zuhauf landen sie täglich in unseren Postfächern. Ganz einfach. Ganz einfach? Im Gegenteil! Email-Management ist eine enorme Herausforderung an das Unternehmen. Wie viele der folgenden Fragen können Sie für Ihr Arbeitsumfeld beantworten?

Filtern Sie Spam heraus? Falls ja, an welcher Stelle? Schon beim Provider oder erst kurz vor dem Postfach? Kann es passieren, dass erwünschte Emails als Spam mit aussortiert werden? Sind private Emails erlaubt? Falls ja (das Unternehmen ist dann Teledienstanbieter und unterliegt weitreichenden Datenschutzanforderungen), sind diese Anforderungen alle erfüllt? Gibt es eine unternehmensweit eindeutig definierte Ablagestruktur für Emails, beispielsweise nach Personen, Projekten, Aufträgen oder Mandanten? Wie bewahren Sie Emails langfristig auf (manche sind Handelsbriefe mit entsprechend langen Aufbewahrungsfristen)? Werden Emails zentral auf einem Server gehalten, lokal an den Mitarbeiterarbeitsplätzen oder beides? Haben Sie sich mit der Frage nach einem speziellen Email-Archivsystem schon einmal systematisch auseinandergesetzt? Wie finden Sie Emails wieder - auch nach Jahren? Wie gehen Sie mit intern an viele Personen mit CC verschickte Emails um? Werden diese für jeden Empfänger aufbewahrt, einschließlich aller ggf. umfänglichen Anhänge? Wie verwalten Sie Emails, deren Anhänge in verschiedenen Versionen vorliegen (beispielsweise weil ein Vertragsentwurf mehrfach hin- und hergeschickt und jeweils modifiziert wurde)? Wer entscheidet, welche Emails aufzubewahren sind und welche gelöscht werden können? Nach welchen Kriterien wird bewertet, welchen Stellenwert eine Email hat? Wurde sie an Stelle eines Briefes geschrieben oder ersetzt sie einen Telefonanruf? Wie halten Sie es mit dem Signieren von Emails? Signieren Sie selbst, damit der Empfänger auch sicher sein kann, dass die Email von Ihnen stammt? Verifizieren Sie die Signatur, wenn Sie eine signierte Email bekommen?

Wenn Sie die meisten dieser Fragen beantworten können, herzlichen Glückwunsch! Dann haben Sie ein schlüssiges Email-Management-Konzept. Melden Sie sich bitte bei mir! Ich werde ihr Unternehmen an dieser Stelle in einem Praxisbericht würdigen.

Wenn bei Ihnen aber doch noch die eine oder andere Antwort offen blieb, dann gibt Ihnen der unten vorgestellte Online-Ratgeber zum E-Mail-Management vielleicht erste Lösungsansätze.

Ihr Gerhard Schmidt

Kanzleimarketing: Aktives Empfehlungsmarketing (Angela Hamatschek)

Die wirkungsvollste Form des Marketing ist nach wie vor die Weiterempfehlung. Sie genießt die höchste Glaubwürdigkeit bei Interessenten und hat eine hohe Erfolgsquote. In Steuerberatungskanzleien kommen nach wie vor die meisten Neumandanten durch die Empfehlung eines bestehenden Mandanten - im Schnitt sind es 70 - 80%. Interessanterweise wird dieser Bereich trotzdem in vielen Kanzleien noch stiefmütterlich behandelt. Ob eine Weiterempfehlung erfolgt oder nicht, bleibt dem Zufall überlassen. Und eher wird Geld für Inserate ausgegeben oder eine aufwendige Kanzleibroschüre erstellt, (die dann kurz vor dem Druck wieder eingestampft wird oder ein Schattendasein im Archiv fristet) als diese Energie in die Entwicklung einer Empfehlungsstrategie zu stecken.

IT-Management: Online-Ratgeber zum E-Mail-Management

E-Mail-Management ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ein Thema, bei dem eine große Unsicherheit vorherrscht. Es gilt organisatorische, technische und rechtliche Vorkehrungen zu treffen, um auf eingehende Kundenanfragen per E-Mail professionell reagieren zu können. Ob Sie den Anforderungen genügen, können Sie nun mit Hilfe des Online-Ratgebers des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr überprüfen. Darüber hinaus wird den teilnehmenden Unternehmen ein ausführlicher Leitfaden für ein professionelles E-Mail-Management zur Verfügung gestellt.

IT-Management: Broschüre "Internetsicherheit auf einen Blick"

Das Projekt mekonet (Medienkompetenz-Netzwerk NRW) hat eine neue Broschüre rund um das Thema Schutz im Internet veröffentlicht. "Internetsicherheit auf einen Blick" erklärt die wichtigsten Begriffe und Grundregeln, um das Surfen und den Handel im Netz sicherer zu machen. Fragen wie: Welche Verhaltensregeln sollte ich beachten, wenn ich mich in sozialen Netzwerken bewege? Worauf muss ich beim Online-Shopping achten? werden in der Broschüre beantwortet.

COLLEGA: E-Mail Fluten bändigen

COLLEGA Software GmbH hat den Alleinvertrieb für Outlook Infodesk® für steuerberatende und wirtschaftsprüfende Berufe in der BRD übernommen und vertreibt die Software unter der Bezeichnung COLLEGA Outlook Infodesk®. Outlook Infodesk, geschaffen von Fischer Software – Berlin, Herrn Dipl.-Ing. Carsten Fischer, ist ein Informations-, Adressen-, Projekt- und Dokumentenmanagementsystem, das schnell und einfach in eine bestehende Outlook® / ExchangeServer®- Installation integriert werden kann. Der Anwender arbeitet in seiner gewohnten Outlook® – Umgebung und findet alle Notizen, Dokumente und E-Mails zu einer Adresse bzw. einem Vorgang mit einem Mausklick.

microdat: Nutzung von Kanzleisoftware ohne Vertrag

Die neueste Generation der Kanzleisoftware rodat-FIBU kann nun auch ohne einen Vertrag genutzt werden. Ähnlich wie beim Telefonieren kann der Kunde entscheiden, ob er eine pauschale Abrechnung seiner Nutzung in Form einer Flatrate oder eine nutzungsabhängige Berechnung der benötigten Leistungen wünscht. Zur Ermittlung des persönlichen Bedarfs hat der Neukunde immerhin 60 Tage Zeit, in denen die Software uneingeschränkt kostenfrei nutzbar ist.

Audicon: Monatlich neu: Tipps & Tricks zu IDEA und AIS TaxAudit Professional

Ab sofort wird das Prüfen mit IDEA und AIS TaxAudit Professional noch einfacher: In praktischen Schritt-für-Schritt Anleitungen zum Einsatz von IDEA und AIS TaxAudit Professional geben Audicon-Experten ihr umfangreiches Wissen weiter. Auf der Audcion-Homepage stehen die monatlich neu erscheinenden Tipps & Tricks kostenlos zum Download zur Verfügung.

hmd: hmdpro – Neuentwicklungen am laufenden Band

Neue Software zu entwickeln erfordert Erfahrung, Praxisnähe und ein gutes Konzept. Insbesondere, wenn diese Software bei über 2.600 Anwendern zum Einsatz kommen soll. Schon vor zwei Jahren hat die hmd-software ag den Weg hin zu einer konsequenten Neuentwicklung des gesamten Programmpakets angekündigt und eingeschlagen. Eine Menge neuer Lösungen ist bereits geliefert, ganz unabhängig davon, ob es sich nun um bereits bestehende Programme handelt, die völlig neu geschaffen und damit wesentlich verbessert wurden, oder ob man von Lösungen spricht, die es so bisher nicht gab.

Stollfuß: Online-Nutzung von Stotax Kanzlei immer beliebter

Stollfuß Medien verzeichnet wachsendes Interesse an der Online-Nutzung (ASP) von Stotax Kanzlei. Die Mehrzahl der Neukunden verwendet die Steuerberater-Software inzwischen deutschlandweit per Web-Browser. Das Unternehmen vermeldet ebenfalls steigende Nachfrage nach Online-Fachdatenbanken zum Thema Steuerrecht, die in dem Expertensystem Stotax Kanzlei voll integriert sind. Auch bei den Auftritten von Stollfuß Medien auf der diesjährigen Frankfurter Buchmesse und dem 32. Deutschen Steuerberatertag 2009 (Bremen) hat sich der große Stellenwert der angebotenen Online-Lösungen gezeigt.

LAND-DATA: Bürowirt statt Landwirt? Softwarelösungen für die Landwirtschaft

Mit einer Vortragsveranstaltung im DLG-Forum präsentierte sich LAND-DATA auf der AGRITECHNICA 2009 im Dialog mit landwirtschaftlichen Unternehmern. Dabei drehte sich alles um moderne Softwarelösungen für Dokumentenmanagement und Archivierung unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

SBS Software: Die Lösung für gewinnoptimierte Geschäftsprozesse

Das System SBS Wawi plus® integriert die Anforderungen von Auftragsbearbeitung, Faktura, Bestellwesen und Lagerwesen mit denen eines leistungsstarken CRM-Systems, ergänzt um branchenspezifische Ergänzungsmodule wie Produktion, Web-Shop oder auch CTI. Zentrale Datenhaltung über Kommunikationsvorgänge, Waren- und Dienstleistungsflüsse sowie Dokumentenablage - ob mit Interessenten, Kunden oder Lieferanten, SBS Wawi plus® organisiert und analysiert diese Informationen und gewährleistet damit erfolgreiches Kunden- und Informationsmanagement.

Simba: Kundentage zu neuen Modulen erfolgreich

Die diesjährigen Simba Kundentage standen ganz im Zeichen der signifikanten Neuentwicklungen der letzten Monate. Die Simba-Kunden überzeugten sich von den neuen Programmen und Funktionen wie Jahres- und Liquiditätsplanung, Banking und der Umsetzung der Regelungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) in der Simba-Software.

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