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Newsletter Ausgabe 12-2009 vom
23. Dezember 2009

Inhalt:

MAGAZIN


MARKT

Editorial: IT-Trends 2010

Der bevorstehende Jahreswechsel ist eine passender Anlass, einen Blick auf einige für Steuerberater und Mandantenunternehmen wichtige IT-Trends zu werfen.

1. Unabhängigkeit vom Ort: Auch wenn das persönliche Gespräch mit Mandaten, Kollegen oder Mitarbeitern manchmal nicht durch noch so ausgefeilte Kommunikationstechnik zu ersetzten ist, ist es für den Steuerberater dank Internettechnologien immer seltener erforderlich mit anderen Personen aus seinem Arbeitsumfeld am selben Ort zu sein. ASP beispielsweise erfreut sich in den Kanzleien immer größerer Beliebtheit. Ein Internetzugang irgendwo auf der Welt genügt zum Arbeiten. Belege müssen zum Buchen nicht mehr physisch in die Kanzlei gebracht werden. Sie werden vom Mandanten eingescannt und elektronisch an den Steuerberater geschickt. Dieser schickt alle Auswertungen ebenfalls elektronisch zurück. Die Entfernung zwischen beiden spielt keine Rolle.

2. Abschied vom Papierdokument: Von den Bankauszügen kennen wir es. Früher mussten sie für die Buchführung vom Papier abgetippt werden, heute lassen sich die Daten elektronisch von der Bank abrufen. Medienbruchfreie elektronische Geschäftsprozesse mit direktem Datenaustausch zwischen den Systemen der Geschäftspartner breiten sich immer mehr aus. Papierdokumente werden weniger. Am Thema "elektronischer Rechnungsaustausch" kommt heute keine Kanzlei mehr vorbei.

3. Vielfalt von Kommunikationskanälen: So angenehm die elektronische Kommunikation auch ist, sie macht die Kommunikation komplexer. Gab es früher die Briefpost, das Fax und das Telefon als Kommunikationskanäle, so kommen nun Email, Up-/Download, SMS, Messaging-Systeme (in und außerhalb sozialer Netzwerke) und einiges mehr dazu. Ein aufbewahrungspflichtiger Handelsbrief kann das Unternehmen über die unterschiedlichsten Kanäle erreichen. Abgelegt werden sollten die Unterlagen jedoch nicht mit nebeneinander stehenden kanalspezifischen Einzellösungen (Papier abgeheftet im Ordner, gescannte Dokumente im DMS, Emails im Email-Archivsystem etc.) sondern einheitlich in einem System. Eine Herausforderung an jedes Unternehmen.

4. Der Mandant fordert die Kanzlei: Die zuvor genannten Trends sind keine steuerberaterspezifischen Trends, sondern allgemeine. Von ihnen wollen auch die Mandantenunternehmen profitieren und stellen ihre IT darauf ein. Der Mandant liefert seine Belege dann nur noch elektronisch, weil er das Papier aus seinen internen Geschäftsprozessen verbannt hat, und er möchte die Auswertungen elektronisch, so dass er sie seinem System per Mausklick weiterverarbeiten kann. Der Steuerberater muss das dann so können.

5. Der Steuerberater: IT-Manager - oder Wettbewerbsverlierer: Wie setzt sich der Steuerberater mit den genannten Trends auseinander, proaktiv oder reaktiv? Welche technischen Maßnahmen sind nötig? Wie wird die elektronische Interaktion mit dem Mandanten gestaltet? Wie verändern sich die Geschäftsprozesse in der Kanzlei? Antworten auf diese Fragen zu geben bedeutet IT-Management, keine Antworten zu suchen, im Wettbewerb Boden zu verlieren.

Wir alle, als Steuerberater wie als Mandant werden mit all diesen Trends in den nächsten Jahren konfrontiert sein. Mit dem einen später als vermutet, mit dem anderen früher als befürchtet.

Ich wünsche Ihnen harmonische Feiertage und einen gelungenen Start ins neue Jahr

Ihr Gerhard Schmidt

Literatur: Professionelles E-Mail-Management (Lars Becker)

Die Bedeutung der E-Mail-Kommunikation steigt und die tägliche E-Mail-Flut wächst unaufhörlich. Viele mittelständische und große Unternehmen, die zum Teil mehrere tausend E-Mails pro Monat oder sogar pro Tag erhalten, sind bisher nicht gut gerüstet. Vieles wird manuell bearbeitet und es herrscht Unklarheit über die rechtlichen Anforderungen und die geeignete Software. Welche organisatorischen, personellen und technischen Maßnahmen für ein Mail-Management im Ganzen inklusive E-Mail-Marketing sinnvoll sind, zeigt dieses Buch von Lars Becker aus dem Gabler Verlag.

Literatur: Datenschutz - Eine Vorschriftensammlung

Die Rechts- und Vorschriftenlage in Sachen Datenschutz ist alles andere als übersichtlich, denn datenschutzrelevante Bestimmungen finden sich in vielen Gesetzen und Verordnungen. Mit dem Zusammentragen aller wesentlichen Regelungen in einem kompakten und preisgünstigen Handbuch erfüllt der Berufsverband der Datenschutzbeauftragten (BvD) e. V. einen häufig geäußerten Wunsch von Datenschützern.

Technik: USB-Stick mit Sicherheitspaket

Er ist klein und handlich, passt an jeden Schlüsselbund und kann große Datenmengen transportieren: Mit einem USB-Stick sind alle wichtigen Daten immer dabei und jederzeit abrufbar – egal ob auf Geschäftsreise oder im Urlaub. Doch hier lauert auch die größte Gefahr: Das kleine Speichergerät kann unterwegs schnell einmal verloren gehen und schon gelangen sensiblen Daten -die eigenen oder die von Mandanten - in die falschen Hände. Bei einen USB-Stick mit "integriertem Bodyguard" ist dies nicht möglich. Hier sind private Daten durch ein sicheres Passwort geschützt, so dass tatsächlich nur der Besitzer selbst Zugriff darauf hat.

Stollfuß: Stotax Kanzlei fit für modernisiertes Bilanzrecht laut BilMoG

Die Steuerberater Software Stotax Kanzlei ist gut gerüstet für die Änderungen des neuen Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG). Noch vor dem Jahreswechsel steht nicht nur das entsprechende Update bereit, sondern auch der Zugriff etwa auf die digitale Fassung des Ratgebers „Die Bilanzrechtsreform 2009/10“ zur Verfügung.

COLLEGA: In vielen Programmen automatisiert verbuchen dank COLLEGA InvoiceReader

Das Programm COLLEGA InvoiceReader wird jetzt zur automatisierten Verbuchung mit den Buchführungs- bzw. Rechnungswesen-Programm von Agenda®, BAB®, DATEV®, FibuNet®, RIB® und natürlich mit dem eigenen Rechnungswesenprogramm COLLEGA HSC-Finanz Plus® genutzt.

SBS Software: Betreuung – das Markenzeichen seit Jahrzehnten

Wie etabliert sich ein Softwarehersteller als vertrauenswürdiges, partner- und kundenorientiertes Unternehmen erfolgreich am Markt? Dies hat weniger mit Werbung denn mit Zuverlässigkeit und Ehrlichkeit zu tun, sowohl bei den Produkten als auch in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Ob Aussagen zum Unternehmen oder zum Produkt, die Umsetzung muss dem gesprochenen Wort stets folgen – der Interessent informiert sich gerade hierüber sensibler denn je, die Kunden schätzen die positive Erfahrung mit dem Hersteller und reden darüber. Das eigentliche Schlagwort heißt deshalb „Betreuung“, schon lange.

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