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Newsletter Ausgabe 10-2013 vom
28. Oktober 2013

Inhalt:

MAGAZIN


MARKT

Editorial: Etappen und spannende Fragen auf dem Weg zum papierlosen Büro

 

Ob wir das papierlose Büro je erleben werden, weiß ich nicht. Doch wir befinden uns auf dem Weg dahin. In welcher Form geschäftliche Unterlagen ins Unternehmen kommen, darauf hat dies meist wenig Einfluss. Kommen die Unterlagen auf Papier an, dann muss das Papier eben aufbewahrt werden. Oder es wird eingescannt und weggeworfen (erster Schritt). Besser wäre natürlich, die Unterlagen kommen gleich als "elektronisches Papier" etwa als PDF-Datei (zweiter Schritt). Und am allerbesten wäre, die Unterlagen kommen nicht bildhaft sondern medienbruchfrei als elektronischer, direkt automatisiert weiterverarbeitbarer Datensatz (dritter Schritt).

Beim Übergang von der analogen Papierwelt in die digital elektronische stellen sich in der elektronischen Welt Fragen, die in der Papierwelt klar zu sein scheinen. Welche elektronischen Dokumente haben Urkundenqualität? Welchen Beweiswert haben sie ggf. vor Gericht? Doch: welche Qualität haben heute noch Papierdokumente, waren diese vor dem Ausdrucken doch fast alle elektronische Dokumente? Wer ein Papier wann und wo mit seinem Inhalt bedruckt hat, ist in vielen Fällen unbekannt. War es der Absender? Wer es der Empfänger?

Ob ein Papierdokument echt ist oder manipuliert, kann man ihm heute pratisch nicht mehr ansehen. Genauso ist es bei elektronischen Dokumenten. Und wenn aus einem Papierdokument durch ersetzendes Scannen ein elektronisches gemacht wird? Spannende Fragen sind das. Einige Beiträge dieses Newsletters beschäftigen sich damit.

Ihr Gerhard Schmidt

Kanzleiprozesse: Studie zu ersetzendem Scannen per simulierten Gerichtsverfahren (Datev)

Wenn Prozesse digitalisiert werden, führt dies in der Regel zu einem Effizienzgewinn. Aus diesem Grund scannen viele Unternehmen ihre Papierbelege ein, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Nicht so leicht zu lösen ist allerdings die Frage, wann die Originale auf Papier vernichtet werden dürfen. Die einschlägigen Gesetze und Richtlinien lassen dies zwar unter bestimmten Umständen zu – fördern damit aber rechtliche Unsicherheit. Für Unternehmen geht es dabei um beträchtliche Kosten: Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt allein die Aufwendungen für das Aufbewahren von Rechnungen – die damit aktuell teuerste "Bürokratievorschrift". Um zu dokumentieren, wie verschiedene digitale Scan- und Speicherverfahren in einem gerichtlichen Verfahren bewertet würden, führt die Universität Kassel gemeinsam mit der DATEV eG eine Simulationsstudie zum Ersetzenden Scannen durch.

Kanzleiprozesse: Beweiskraft gescannter steuerlicher Belege ist zweifelsfrei (Bitkom)

Im Zusammenhang mit der von der DATEV zusammen mit der Universität Kassel geplanten Studie zum ersetzenden Scannen erschienen in verschiedenen Online-Medien Meldungen, die geeignet sind, eine starke Verunsicherung bezüglich der Beweiskraft gescannter Belege zu erzeugen. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt demgegenüber fest, dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist. Die dabei einzuhaltenden Regeln sind klar definiert. Unsicherheiten bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente gibt es im Finanzverwaltungsverfahren nicht und hat es auch in der Vergangenheit nicht gegeben. Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt in einem Papier die aktuelle Rechtslage sowie die gelebte Praxis dar.

IT-Management: BSI-Studie: Notfallmanagement mit der Cloud für KMU

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat im Rahmen der IT-Security-Messe it-sa eine Studie zum Thema "Notfallmanagement mit der Cloud für KMU" veröffentlicht. Die Studie beleuchtet Potenziale von Cloud-Techniken für die Absicherung eines Ausfalls IT-gestützter Geschaftsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Ziel der Studie ist es, praxisnahe Methoden zur Notfallprävention und -reaktion aufzuzeigen, die mithilfe moderner Virtualisierungs- und Cloud-Technologien umgesetzt werden können. Im Fokus steht dabei eine Betrachtung der auf dem Markt verfügbaren Cloud-Angebote für das Notfallmanagement von KMU sowie deren Einsatz in drei typischen Szenarien. Die Studie zeigt, dass der Einsatz von Cloud-Techniken das Notfallmanagement sowie verschiedene Kontinuitätsstrategien von Unternehmen verbessern können.

Diskussion: Aktuelle Fragen zu Kanzleimanagement

1. Virenscanner und Datenschutz
2. Brennpunkt: Kanzleimanagement mit dem Schwerpunkt Controlling

SBS Software: Das neue Rechnungswesen SBS Rewe neo® hat SBS Rewe plus® endgültig abgelöst

SBS Rewe neo® ist das erfolgreiche Ergebnis langer Erfahrung in der Entwicklung und der Pflege kaufmännischer IT-Lösungen. Durch die konsequente Zusammenarbeit mit 65.000 Anwendern aus Industrie, Handwerk, Handel, Dienstleistungsgewerbe, Verwaltung und Wissenschaft sind die Programmsysteme exakt auf die Bedürfnisse mittelständischer und kleiner Unternehmen zugeschnitten.

hmd: Der MandantenCheck von hmd bietet permanente Sicherheit im Rechnungswesen

Die Anforderungen der E-Bilanz ziehen automatisch eine deutliche Qualitätssteigerung im Vorfeld der Abschlusserstellung, also in der lfd. Buchhaltung nach sich. Wunsch oder Alltag? Für hmd Anwender stellt sich diese Frage nicht. Im laufenden Arbeitsbetrieb stellt dieser Check alle Hinweise zur Verfügung, die normalerweise erst bei der Abschlusserstellung relevant werden.

Audicon: SAP®-Datenexport schnell und einfach – SAP® zertifiziert

Die neue Version der Software-Lösung SmartExporter ist seit kurzem verfügbar. SmartExporter 2013 R1 wartet mit zahlreichen neuen Features und umfangreichen Erweiterungen auf. So ist jetzt beispielsweise auch die Extraktion archivierter SAP®-Daten möglich. Darüber hinaus ist das neue Release von SmartExporter gleich zweifach von SAP® zertifiziert worden, u. a. für SAP® NetWeaver auf HANA.

Simba: Simba Computer Systeme GmbH entwickelt eigenen Scan Assistenten – Neue Möglichkeiten bei der Digitalisierung von Dokumenten

Die Simba Computer Systeme GmbH, Hersteller der gleichnamigen Finanzsoftware, bringt im Dezember 2013 den Simba Scan Assistenten auf den Markt, der neben dem klassischen Scannen weitere Funktionen umfasst, die für eine professionelle Digitalisierung und effiziente Dokumentenverwaltung nötig sind. Mit diesem neuen Werkzeug wird es möglich sein, Papierdokumente zu scannen und die dadurch erhaltenen PDF-Dateien für den Import in die Simba Software sowie die anschließende Übergabe in den Simba Office Manager professionell vorzubereiten. Dabei handelt es sich um ein Simba-unabhängiges Modul, das an sämtlichen Arbeitsplätzen einsetzbar ist. Eine Softwarelizenz der Simba Hauptanwendung ist dort daher nicht zwingend erforderlich.

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