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Online-Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim BZSt als Teil des Tax Compliance Management Systems

03.09.2020

Die Durchführung des Bestätigungsverfahrens nach § 18e UStG alle zwei Monate kann ausreichend zur Sicherstellung des Vertrauensschutzes gemäß § 6a Abs. 4 UStG sein. Mit den Audicon-Lösungen IDEA App GoBD und Alessa kann ein steuerliches Internes Kontrollsystem eingerichtet bzw. ergänzt werden. IDEA App GoBD enthält eine Reihe von vordefinierten Algorithmen, aus denen die Steuerabteilung ein risikoorientiertes Regelsystem für die Auswahl der Kunden, für die das UStID-Bestätigungsverfahren durchgeführt werden soll, zusammenstellen kann. Die Anfragen beim BZSt (Requests) werden dann automatisiert über eine XML-RPC-Schnittstelle durchgeführt, die vom BZSt generierten Antworten (Responses) werden aufbereitet und zugleich das Verfahren in einer integrierten Datenbank dokumentiert, sodass jederzeit auch die gesamte Abfragehistorie für einen Kunden dargestellt bzw. einem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden kann.

Im Zusammenhang mit steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 4 Nr. 1 b) i.V.m. § 6a UStG) werden dem Steuerpflichtigen besondere Nachweispflichten auferlegt, unter anderem hat er sich als Teil des sogenannten Buchnachweises (§ 17d UStDV) der Gültigkeit der ihm vom Abnehmer der Lieferung mitgeteilten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStID) zu versichern. Dazu bietet das BZSt ein schnelles und unkompliziertes Online-Bestätigungsverfahren an.

Die Durchführung des Bestätigungsverfahrens (§ 18e UStG) ist Voraussetzung für die Gewährung des Vertrauensschutzes nach § 6a Abs. 4 UStG. Hier wird seitens der Steuerpflichtigen regelmäßig die Frage aufgeworfen, wann und wie oft eine Abnehmer-UStID validiert werden muss, um in den Genuss des Vertrauensschutzes zu kommen.

Zur Antwort wird allgemein auf die Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns verwiesen. Der ordentliche Kaufmann wird das ihm Zumutbare tun, um Schaden vom Unternehmen abzuwenden, das heißt, er reagiert auf das Risiko eines möglichen Schadenseintritts (z.B. in Form einer Steuernachforderung oder eines strafrechtlichen Risikos).

Mit dieser Frage haben sich auch zwei jüngst veröffentlichte richterliche Entscheidungen beschäftigt.

Der BFH (Urteil v. 11.03.2020, XI R 38/18) bestätigte zunächst, dass alle anderen Nachweise erbracht sein müssen, wenn sich der Steuerpflichtige auf den Gutglaubensschutz berufen will. Dann stellte das Gericht fest, dass eine einmalige Bestätigungsabfrage bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung nicht ausreichend sei, wenn sich bis zur ersten Ausführung einer Lieferung Anhaltspunkte dahingehend ergeben, dass der Abnehmer einer falsche oder ungültige UStID mitgeteilt hat. In diesem Falle sei zu fordern, dass der Unternehmer das Bestätigungsverfahren erneut unmittelbar vor der ersten Lieferung und danach in regelmäßigen Abständen durchführt.

Das FG Nürnberg (Urteil v. 14.05.2019 – 2 K 482/17) hatte einen Fall zu beurteilen, in dem die UStID eines Kunden am 25.03. und am 24.06. positiv validiert wurde. Der leistende Unternehmer erbrachte von Oktober bis Dezember als steuerfrei behandelte Lieferungen. Bereits am 04.09. wurde die UStID aber ungültig. Das Gericht hielt nach Würdigung der Umstände dieses Falles eine Wiederholung der Validierung im Zwei-Monats-Rhythmus – also hier Ende August – für angebracht.

Auch wenn das FG Nürnberg sich unüblicher Weise dazu hat „hinreißen“ lassen, eine konkrete Zeitspanne zur Wiederholung der Bestätigungsabfrage zu nennen, so kann diese Vorgabe natürlich nicht pauschal auf andere Fälle übertragen werden. Die Frage, ob die Sorgfaltspflicht des ordentlichen Kaufmanns erfüllt ist, ist stets anhand der Umstände des Einzelfalls zu würdigen. Zeitpunkt und Häufigkeit der Abfrage sind damit auch weiterhin risikoorientiert und transaktionsbezogen festzulegen, wobei natürlich die Bildung von Fallgruppen (Kunden mit vergleichbarer Risikostruktur) möglich ist. Dennoch lassen sich die Ausführungen der Gerichte sehr gut zur Ableitung von unternehmensinternen Richtlinien zur Durchführung des Bestätigungsverfahrens nutzen.

Grundsätzlich muss die UStID zeitnah vor Ausführung einer Lieferung validiert werden, nach der Lieferung ist nicht ausreichend (Abschnitt 6a.8 (6) UStAE).

Ergeben sich wie in dem Fall des BFH erhebliche Zweifel an den Angaben des Abnehmers, so dürfte die Auffassung des Gerichts, dass die Bestätigungsabfrage unmittelbar vor Ausführung der Lieferung (erneut) durchzuführen ist, unstrittig sein. Dabei wird die Bestätigungsabfrage in der Regel nur eine von mehreren Maßnahmen darstellen, um die Angaben des Abnehmers zu prüfen.

Das FG Nürnberg fordert die Überprüfung der UStID alle zwei Monate. Den beurteilten Sachverhalt darf man dabei ohne weiteres in die Kategorie „hohes Risiko“ einordnen: Es handelte sich einerseits um einen neuen Kunden, andererseits um die Lieferung von Gegenständen (kleine Solarmodule), die als Massenware gehandelt werden, leicht veräußerbar und relativ hochwertig sind, und die daher typischerweise bei Gestaltungen zur Umsatzsteuer-Hinterziehung genutzt werden. Für länger bestehende Geschäftsbeziehungen und weniger „riskante“ Ware dürfte daher eine Abfragefrequenz von drei bis sechs Monaten argumentierbar sein, insbesondere dann, wenn eine solche Richtlinie mit weiteren Regeln kombiniert wird, z.B. Validierung der UStID alle sechs Monate (soweit jede Lieferung unauffällig ist) bzw. Validierung immer dann, wenn zwei Monate kein Umsatz mit dem Kunden gemacht wurde.

In der Praxis problematisch ist häufig, dass die für die Geschäftspartner-Stammdatenverwaltung keine Funktion implementiert hat, mit der das UStID-Bestätigungsverfahren auf diese Weise regelbasiert und automatisiert durchgeführt werden kann. Dazu gehört nicht nur die Auswahl der zu validierenden UStID, sondern auch die Dokumentation des Verfahrens. Vielfach scheitert es bereits daran, dass in den Kundenstammdaten noch nicht einmal ein Feld „Datum letzte Abfrage“ sowie ein Verweis auf die Dokumentation dieser Abfrage und noch seltener auf die gesamte Abfragehistorie vorgesehen ist. Die Praktiker-Lösung besteht dann regelmäßig in fehleranfälligen Excel-Listen sowie der Verwaltung schriftlicher amtlicher Bestätigungsmitteilungen oder von Screenshots der vom BZSt zurückgegebenen Daten.

Mit den Audicon-Lösungen IDEA App GoBD und Alessa kann ein steuerliches Internes Kontrollsystem eingerichtet bzw. ergänzt werden. IDEA App GoBD enthält eine Reihe von vordefinierten Algorithmen, aus denen die Steuerabteilung ein risikoorientiertes Regelsystem für die Auswahl der Kunden, für die das UStID-Bestätigungsverfahren durchgeführt werden soll, zusammenstellen kann. Die Anfragen beim BZSt (Requests) werden dann automatisiert über eine XML-RPC-Schnittstelle durchgeführt, die vom BZSt generierten Antworten (Responses) werden aufbereitet und zugleich das Verfahren in einer integrierten Datenbank dokumentiert, sodass jederzeit auch die gesamte Abfragehistorie für einen Kunden dargestellt bzw. einem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden kann. Alessa bietet darüber hinaus neben weiteren Möglichkeiten des Customizing die Implementierung anwenderspezifischer Algorithmen, die individuelle zeitliche Steuerung der Abfragen sowie die Vorgabe eines Workflows inklusive Dokumentation zur Weiterbearbeitung der Responses des BZSt.

Erfahren Sie hier mehr über die Audicon-Lösungen:

Rechtlicher Hinweis

Die beiden angesprochenen Urteile betreffen Lieferungen in den Jahren 2010 und 2013, also vor Umsetzung der „Quick fixes“. Das Verhältnis des damit ab 2020 eingeführten § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG (UStID als materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit) zum Vertrauensschutz ist noch nicht eindeutig geklärt. Rätke weist zudem darauf hin, dass noch nicht durch den BFH entschieden ist, ob auch der Glauben an den Fortbestand einer UStID durch § 6a Abs. 4 UStG geschützt ist (BBK 15/2020, S. 705).

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